Adviseur crisiscentrum - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV080
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Het ontwikkelen van methodes voor crisispreventie
teneinde
zo goed mogelijk voorbereid te zijn en zo snel mogelijk te kunnen reageren indien er in België of in het buitenland een crisis uitbreekt
Het analyseren en voorzien van methodes voor crisisbeheer, en dit zowel in België als in het buitenland
teneinde
een zo goed mogelijke hulpverlening te kunnen bieden aan de mensen die getroffen werden door de crisis.
Het voorzien van een wachtdienst (buiten de openingsuren van de administratie)
teneinde
een zo goed mogelijke ontvangst van dringende berichten te verzekeren die afkomstig zijn van de Belgische posten en landgenoten in nood.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendehet leiden, coördineren, superviseren en oriënteren van de werkzaamheden van de teamverantwoordelijken en de verschillende teammedewerkers, en dit zowel op administratief vlak als op het vlak van de controle van de activiteiten
teneinde
de operationele doelstellingen zoals beschreven in het managementplan te bereiken
Voorbeelden van taken
- het geven van duidelijke richtlijnen en doelstellingen aan iedere medewerker van de dienst; het coördineren van de activiteiten van de dienst 'Crisiscentrum- B-Fast- Reisadviezen' zowel binnen als buiten het departement
- het verdelen van de taken, waken over de coördinatie en het beheren van het budget
- het opvolgen en aanpassen van de resultaten en het opstellen van verslagen voor de hiërarchie
- het bijeenroepen van teamvergaderingen, waken over de informatie en over de vorming van de medewerkers, alsook het controleren van de inhoud van de door de medewerkers opgestelde diverse briefwisseling alvorens deze ter ondertekening wordt voorgelegd aan de directie
Alsstrategisch raadgeverhet verstrekken van adviezen aan de directie met betrekking tot de materies die behandeld worden door de dienst 'Crisiscentrum- B-Fast- Reisadviezen', alsook betreffende de werkzaamheden en de organisatie van deze dienst
teneinde
de directie toe te laten haar strategische objectieven te formuleren en te realiseren
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan het overleg betreffende de organisatorische en de processtructuur
- het verstrekken van adviezen aan de directie door de opstelling van verslagen
- het verstrekken van adviezen over de te ontwikkelen nieuwe procedures
Alscoachhet adviseren, het begeleiden en het opvolgen van de ontwikkeling van de medewerkers van de dienst en de vrijwilligers die gericht werken tijdens crisissen
teneinde
erover te waken dat ze hun taken op een gemotiveerde manier uitvoeren en het niveau van hun prestaties te verhogen
Voorbeelden van taken
- het begeleiden van elke medewerker bij de verwezenlijking van de vastgelegde doelstellingen
- het voeren van individuele gesprekken met de medewerkers en het bepalen van de knelpunten en de beschikbare en te ontwikkelen bekwaamheden, alsook het formuleren van oplossingen
- het coördineren van de activiteiten van het team
Alscoördinatorwaken over een goede coördinatie van de activiteiten van de dienst en de vrijwilligers tijdens een crisis
teneinde
de interoperabiliteit van de dienst met de andere actoren die opgeroepen worden om te handelen bij crisissituaties, te verzekeren
Voorbeelden van taken
- het coördineren van de informatie, de communicatie, de interne organisatie en de verschillende actoren die deelnemen aan het beheer van crisissen
- het verzamelen en verspreiden van informatie naar medewerkers en hiërarchie toe
- fungeren als tussenpersoon, zowel naar de interne als naar de externe instanties toe, voor het beheer van een crisis in een vreemd land
Alsvertegenwoordigerhet onderhouden van de zowel interne als externe relaties
teneinde
de visie van de FOD en/of de dienst 'Crisiscentrum- B-Fast- Reisadviezen' over een aantal aspecten van de bevoegdheden te communiceren en te doen gelden
Voorbeelden van taken
- het bijwonen van nationale (interne coördinatie, B-Fast (Belgian First Aid and Support Team), enz.) en internationale (EU, VN (Verenigde Naties), enz.) werkvergaderingen
- het verzorgen van de contacten met de pers (met akkoord van de persdienst)
Alsprojectleiderhet evalueren, uitwerken en ontwikkelen van richtlijnen en actieplannen
teneinde
de operationaliteit van de dienst 'Crisiscentrum- B-Fast- Reisadviezen' te verbeteren
Voorbeelden van taken
- het evalueren van het dagelijks werk en van de opgedane ervaringen tijdens crisismomenten
- het analyseren van de procedures; het afstemmen of ontwikkelen van nieuwe procedures
- overleggen met interne en externe partners ter voorbereiding en implementatie van nieuwe procedures
- het evalueren van de logistieke noden van het crisiscentrum en het formuleren van een adequaat antwoord
- het bestuderen en beheren van bestaande projecten en de overheidsopdrachten
Alsdirecteur van de permanente dienst B-Fasthet leiden, coördineren, superviseren en oriënteren van de taken van de permanente dienst B-Fast (cf. KB van 28/07/2003)
teneinde
de uitvoering van dringende noodhulpoperaties in het buitenland voor de autochtone bevolking die getroffen wordt door rampen of catastrofes die veroorzaakt werden door mensen tot een goed einde te brengen
Voorbeelden van taken
- het verzekeren van het secretariaat van de coördinatieraad B-Fast
- het vertegenwoordigen van de interdepartementale structuur van B-Fast waarin 5 departementen vertegenwoordigd zijn
- het geven van de nodige impulsen en de gedragslijnen ter optimalisering van de efficiëntie van de B-Fast-missies
- instaan voor het budgettair beheer: het behandelen van de acties op het vlak van aankopen en materiaalinvesteringen, die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de structuur (materiaal dat vereist is in geval van crisis)
Alsbeheerder overheidsopdrachtenhet aanbevelen van de te volgen ontwikkeling in termen van procedures van overheidsopdrachten bij de medewerkers van het crisiscentrum
teneinde
de juiste keuzes te maken voor een efficiënte behandeling van de dossiers inzake overheidsopdrachten, met inachtneming van de termijnen en budgettaire beperkingen
Voorbeelden van taken
- het laten controleren van het technisch gedeelte van de inhoud van het lastenboek
- overleggen met de vragers van de werken/diensten teneinde hun behoeften te bepalen (de verschillende departementen die vertegenwoordigd zijn binnen de coördinatieraad B-Fast)
- het aanbevelen van de wijze van overdracht van overheidsopdrachten in overleg met de vragers van werken/diensten
- het opvolgen van de wetgeving die eigen is aan de overheidsopdrachten, alsook de wetgeving die eigen is aan de werken/diensten in kwestie
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen/adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
interntion. organisaties
|
beslissingen/adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
beslissingen/adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per telefoon
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
informatie
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
ambassades
|
informatie
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
ambassades
|
schriftelijke vragen/beslissingen
|
persoonlijk contact en via e-mail
|
dagelijks
|
internation. organisaties
|
beslissingen
|
per brief, e-mail, web site ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
per brief, e-mail, web site ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
beslissingen
|
per brief, e-mail, web site ...
|
dagelijks
|
management
|
beslissingen/informatie
|
vergadering/rapport
|
dagelijks
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter van het directiecomité: N
de kabinetchef
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van het werk en de verdeling van de taken binnen het team
- de prioriteit van de dossiers
- de concrete fases die doorlopen moeten worden in de dossiers
- de organisatie van de agenda van de dienst
- het beheer van het crisiscentrum en de operaties van B-Fast
- de verloven en afwezigheden van het personeel van de dienst
De functie moet autorisatie vragen voor
- deelname aan studiedagen en verbeteringsactiviteiten in het algemeen
- elke maatregel die een budgettaire impact heeft
- extrabudgettaire uitgaven
- beslissingen over inhoudelijke vragen aangaande het beheer van het crisiscentrum en operaties van B-Fast
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000 EUR
Eigen werkbudget
1.250.000 EUR (budget B-Fast), delegatie handtekening 12.500 EUR
Andere kwantitatieve gegevens
1. nihil
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de instructies van het directiecomité en het kabinet
- het Koninklijk Besluit van 28/02/2003 betreffende de oprichting van B-Fast
- vragen voor de analyse van informatie
Welke vernieuwingen
- de verbetering van communicatiemiddelen (internet)
- de bestaande werk- en communicatieprocedures
- de continue vernieuwingen en proactiviteit van de ambtenaren (zie projectmanagement punt 6)
Gebaseerd op welk referentiekader
- de basisvorming en de interne en externe continue persoonlijke vorming
- de interpersoonlijke contacten
|