Identification de la fonction

Code de la fonction : ISA034

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Offrir un soutien conceptuel et administratif au président de l'organe consultatif (supérieur hiérarchique)

afin de

préparer des projets d'avis et/ou des textes coordonnés qui seront soumis au président et aux membres de l'organe consultatif.

 

Organiser et coordonner une équipe de collaborateurs administratifs et répartir les tâches conceptuelles parmi les différents services et/ou les différentes cellules internes

afin de

préparer les activités des organes consultatifs de manière efficiente et en assurer le déroulement optimal.

 

Finalités

En tant que

secrétaire

accompagner et soutenir les organes consultatifs (p.ex. : comité consultatif, comité de concertation de base et conseils consultatifs relatifs à la matière du secteur, telle que le contrôle de la sécurité de la chaîne alimentaire, l'hospitalisation, l'insertion sociale)

afin de

permettre le déroulement fluide de la concertation au niveau conceptuel et organisationnel

 

Exemples de tâches

• interpréter et intégrer les textes fournis par les membres de l'organe consultatif dans un projet d'avis ou un texte coordonné, afin de préparer les différents dossiers

• rédiger un avis parallèle contenant des points d'attention - pièges, points de discussion possibles - relatifs à des dossiers complexes ; les avis parallèles sont uniquement discutés avec le président de l'organe consultatif (supérieur hiérarchique) et contiennent les remarques et les recommandations

• contrôler si les échéances établies sont respectées et/ou si aucune erreur de procédure ne survient dans les textes fournis, de même que signaler celles-ci, si nécessaire, au supérieur hiérarchique et/ou au membre de l'organe consultatif à l'origine du texte

• expliquer et discuter les projets d'avis et les avis parallèles relatifs aux différents dossiers, avec le président de l'organe consultatif (supérieur hiérarchique)

• établir l'ordre du jour des réunions et après chacune de celles-ci, répondre de la rédaction finale des avis, des textes et du rapport de réunion

 

En tant que

coordinateur

planifier et répartir les tâches administratives entre les collaborateurs du secrétariat et demander, aux spécialistes des différents services internes et/ou des cellules de l'Administration fédérale, des informations conceptuelles dans des dossiers complexes

afin de

disposer, dans les délais fixés, du projet d'avis ou du texte coordonné pour la réunion de l'organe consultatif

 

Exemples de tâches

• établir les priorités en fonction de la complexité et de l'urgence des dossiers

• expliquer les procédures administratives et donner des instructions de travail aux collaborateurs administratifs du secrétariat (p.ex. : préparation administrative de la réunion de l'organe consultatif telle que la réservation de la salle et la mise à disposition des appareils nécessaires pour la traduction, de même que les rafraîchissements, le matériel informatique)

• demander des informations techniques, dans des dossiers complexes, à des spécialistes internes, et leur demander de résumer les informations nécessaires et de les expliquer dans la préparation des dossiers

• demander les textes des membres de l'organe consultatif et, si nécessaire, demander des informations complémentaires à chaque membre de l'organe consultatif

• assurer le suivi du processus de traduction des documents du secrétariat, dans le cadre d'un rapport objectif dans les deux langues nationales (ex. : importance cruciale dans les procédures disciplinaires)

 

En tant que

organisateur

planifier et suivre les réunions des organes consultatifs

afin de

veiller à ce que la réunion correctement et selon la procédure décrite

 

Exemples de tâches

• déterminer et gérer le calendrier des réunions en concertation avec le président de l'organe consultatif

• envoyer les invitations des membres de l'organe consultatif (sous forme de lettre ou de courriel), et envoyer les documents préparatoires de la réunion

• envoyer aux membres de l'organe consultatif, après chaque réunion, les rapports ainsi que les avis et textes finaux

• organiser une circulation fluide de la correspondance de l'organe consultatif, en collaboration avec les collaborateurs administratifs et les services et/ou les cellules internes

• collaborer avec tous les intéressés aux processus de simplification administrative

 

En tant que

personne de contact

répondre à des demandes générales et techniques d'explications pour les services internes et/ou les cellules et les organisations externes (p.ex. : les autres organisations fédérales, les associations de protection des consommateurs, les secteurs) après approbation du président de l'organe consultatif

afin de

éclaircir les avis et les textes finaux de l'organe consultatif

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions parlementaires en collaboration avec des spécialistes des services et/ou des cellules internes

• réagir par écrit à des demandes d'éclaircissement d'autres services publics fédéraux, d'associations de protection des consommateurs (p.ex. : Test-Achats), des secteurs (secteur agro-alimentaire, secteur de la santé, etc.)

• répondre à des demandes d'éclaircissement des services et/ou des cellules internes sur les avis fournis

• fournir des informations aux services et/ou aux cellules internes, aux organisations clientes externes et aux citoyens

 

En tant que

gestionnaire de données

rassembler, conserver et gérer toute la correspondance et tous les documents en projet et finalisés des organes consultatifs

afin de

pouvoir consulter en permanence et de manière efficiente tous les documents utiles des organes consultatifs

 

Exemples de tâches

• tenir à jour un classement papier de l'ensemble de la correspondance et des documents

• archiver l'ensemble de la correspondance et des documents sur le réseau informatique interne

• examiner quelles informations peuvent être traitées via les 'e-communities', en collaboration avec les services internes et les organisations clientes externes (p.ex. : réponses aux demandes d'explications, rapports de réunion)

 

En tant que

'coach'

accompagner et stimuler les collaborateurs administratifs

afin de

améliorer les prestations en vue d'un fonctionnement optimal du secrétariat

 

Exemples de tâches

• soutenir et orienter les collaborateurs en tenant compte de leurs points faibles et de leurs points forts

• fournir un feed-back sur le travail fourni, et rectifier si nécessaire

• prévoir des possibilités de perfectionnement

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

l'administrateur délégué ou le président directeur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.