Conseiller B&CG - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : IBB057
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Diriger, gérer et organiser les processus comptables et budgétaires au sein de l'organisation
afin de
assister le management dans les matières budgétaires
Mettre en oeuvre les processus de contrôle de gestion
afin de
donner au management l'assurance que les risques relatifs aux procédures, aux opérations et aux informations financières sont sous contrôle
Finalités
En tant quecoordinateurorganiser et coordonner le fonctionnement du service
afin de
garantir le bon fonctionnement des processus relevant du budget et contrôle de la gestion (B&CG)
Exemples de tâches
- assurer la gestion courante en planifiant et répartissant les activités et tâches des collaborateurs au sein du service
- planifier et organiser la collaboration avec tous les intéressés (cellule stratégique, management, instances de contrôle ...
- évaluer et optimiser les processus comptables et budgétaires, de même que soumettre aux collaborateurs les éventuels changements, améliorations, etc.
- organiser et coordonner la communication relative au B&CG au sein du service
- traduire les lignes directrices et effectuer le 'monitoring' (suivi) du rapportage interne et externe
En tant quedirigeantdiriger une équipe B&CG et intervenir en tant que 'coach' de manière motivante
afin de
garantir un résultat de travail optimal de l'équipe ainsi que le suivi et le développement de chacun
Exemples de tâches
- diriger, suivre et évaluer les collaborateurs
- veiller à l'exactitude et à la qualité du travail fourni
- accompagner et coacher les collaborateurs
- organiser des formations pour les collaborateurs
- solutionner les problèmes des collaborateurs
En tant queexpert/spécialisteveiller au bon déroulement des processus relatifs au budget, à la trésorerie, à la comptabilité et au contrôle de gestion
afin de
fournir au management toutes les informations utiles au sujet de l'utilisation des moyens
Exemples de tâches
- traiter l'information, en tant qu'expert budgétaire, pour étayer les demandes budgétaires ainsi qu'établir les propositions budgétaires, afin d'élaborer le budget initial et ajusté pour l'organisation
- assurer le suivi efficace, correct et dans les temps, en tant qu'expert en trésorerie, des recettes et dépenses de l'organisation, afin de gérer de manière optimale et minutieuse la trésorerie de l'organisation
- gérer et contrôler les comptes, en tant qu'expert en comptabilité, et appliquer les principes de la comptabilité publique, afin d'imputer les opérations sur le bon compte, de ventiler les coûts, d'établir des rapports et d'analyser leur évolution en collaboration avec les services
- organiser le processus de contrôle de gestion, en tant qu'expert en contrôle de gestion, afin de veiller à ce que les risques soient sous contrôle
En tant quecontrôleur de gestionidentifier et analyser les risques des processus
afin de
déceler, relater, résoudre et éviter d'éventuelles anomalies, de même que mettre en place les activités de contrôle y afférentes
Exemples de tâches
- organiser et mettre en place au sein de l'organisation le processus de contrôle interne, afin de veiller à ce que les risques soient sous contrôle
- effectuer le 'monitoring' correct et dans les temps des données relatives aux recettes et dépenses du budget, afin de gérer la trésorerie de l'organisation de manière optimale et minutieuse
- déceler des anomalies et prendre en charge les actions appropriées (rapportage au comité de direction, discussion avec l'entité, contact avec les instances de contrôle externe ...
- informer le management des risques relatifs à la gestion des processus comptables et budgétaires susceptibles d'avoir un impact sur l'organisation
- assurer le bon fonctionnement des outils de gestion (logiciels, tableaux, etc.)
En tant quereprésentant - médiateurreprésenter l'organisation vis-à-vis des instances budgétaires et de contrôle (Cour des comptes, Inspection des Finances, contrôleur des engagements ...
afin de
garantir un fonctionnement optimal des processus relatifs au B&CG et la correcte évaluation du budget lors de son élaboration
Exemples de tâches
- négocier l'élaboration du budget lors de discussions budgétaires à tous les niveaux
- défendre les propositions budgétaires auprès du SPF B&CG ou du Conseil des Ministres
- effectuer le suivi des remarques des instances de contrôle au sein de l'organisation
- être la personne de contact pour toutes les questions budgétaires
- assurer le suivi des paiements des factures vis-à-vis de tiers (fournisseurs)
En tant queconseillerdonner des avis de sa propre initiative ou à la demande du management ou autres entités, sur toute question relative à la gestion des moyens budgétaires
afin de
permettre au management de décider en connaissance de cause
Exemples de tâches
- assister le comité de direction dans la formulation des propositions budgétaires
- soutenir la cellule comptable par des conseils pratiques sur la façon de rendre des directives budgétaires opérationnelles
- donner des avis au sujet de la faisabilité de dossiers ayant un impact budgétaire
- réaliser différentes études à la demande du comité de direction
En tant quegestionnaires des connaissancescollecter, intégrer et gérer les informations externes pertinentes (législation, directives...) et les données financières internes
afin de
permettre au service de fonctionner comme point d'information central, en ce qui concerne tant les informations génériques que les données financières propres à l'organisation
Exemples de tâches
- relater les informations utiles au management
- veiller à la centralisation et à la diffusion des informations de gestion au sein de l'organisation
- participer et diriger des projets relatifs à l'amélioration des processus relatifs au B&CG
- partager ses connaissances et son expérience avec ses collaborateurs
- sensibiliser le management aux nouvelles techniques et aux nouveaux outils de gestion
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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collègues (comptabilité)
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informations comptables, avis et recommandations générales
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rapports standard, documents de travail
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quotidien
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collègues (budget)
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demandes d'informations
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rapports écrits, contact personnel
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quotidien
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collègues (contrôle interne)
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demandes d'informations
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rapports écrits, contact personnel
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hebdomadaire
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management, comité de direction
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demandes d'informations
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rapports écrits, contact personnel
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ad hoc
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autres serv. publ. féd.(B&CG)
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demandes d'avis, instructions budgétaires
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circulaires, directives, documents, rapports, contacts informels
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ad hoc
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organisations/entreprises
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demandes d'informations
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en tant que dossier
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ad hoc
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instances de contrôle (inspection des Finances, Cour des Comptes)
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demandes d'informations et de support, avis et recommandations
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formulaires ad hoc, demandes écrites ou orales
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ad hoc
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audit interne
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avis et recommandations
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rapports, demandes écrites ou orales
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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collègues (budget, comptabilité, contrôle interne)
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information quant au budget et à la comptabilité, réponses
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rapports standard, documents de travail
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quotidien
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comité de direction, management
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bilan, comptes de résultats, comptes annuels, analyses, rapports de recettes/dépenses, tableaux de b
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rapports standard, études, analyses, documents de travail
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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données quantitatives
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rapports standard, documents de travail
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ad hoc
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organisations/entreprises
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réponses aux questions, avis
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en tant que dossier
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ad hoc
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instances de contrôle
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demandes ou compléments d'informations
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rapports standard, document de travail, études
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ad hoc
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audit interne
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suivi des recommandations des auditeurs
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rapports standard, document de travail
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le président au niveau hiérarchique ou le directeur B&B
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- gestion et organisation optimales des collaborateurs afin d'atteindre les objectifs fixés par le comité de direction
- gestion du budget dans le cadre des options stratégiques dessinées par les instances dirigeantes
- engagement des dépenses en dessous de 5500 ¬
La fonction doit demander une autorisation pour
- négociations et points de vue particulièrement importants à faire valider par les instances dirigeantes dans le cadre du budget
- la validation des modifications d'allocation du budget de l'organisation par les instances dirigeantes
- engagement des dépenses supérieures à 5500 ¬
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
nihil
Budget de travail propre
petits frais de représentation liés à la fonction
Autres données quantitatives
1. /
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législation comptable publique, générale et budgétaire
- législation et réglementation sur les marchés publics
- législation sur le contrôle administratif et financier
Quelles innovations
- veiller à développer des outils de rapportage pertinents pour l'exercice de la fonction
- proposer au management des solutions et alternatives pour les questions budgétaires
Sur base de quel cadre de référence
- formation et propres expériences dans des fonctions antérieures
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