Identificatie van de functie

Functiecode : IBB057

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het aansturen, beheren en organiseren van de boekhoudkundige en budgettaire procedures binnen de organisatie

teneinde

het management bij te staan in de budgettaire aangelegenheden

 

Het invoeren van de procedures inzake beheerscontrole

teneinde

het management ervan te verzekeren dat de risico's met betrekking tot de financiële procedures, operaties en informatie onder controle zijn

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het organiseren en coördineren van de werking van de dienst

teneinde

de goede werking van de procedures inzake budget en beheerscontrole (B&BC) te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van het dagelijks beheer door de activiteiten en taken van de medewerkers in de dienst te plannen

• het plannen en organiseren van de samenwerking met alle geïnteresseerden (beleidscel, management, controle-instellingen)

• het evalueren en optimaliseren van de boekhoudkundige en budgettaire procedures en het doorgeven van de eventuele veranderingen en verbeteringen aan de medewerkers

• het organiseren en coördineren van de communicatie inzake B&BC binnen de dienst

• het vertalen van de richtlijnen en het uitvoeren van de monitoring van de interne en externe rapportering

 

Als

leidinggevende

het aansturen van een B&BC-team en op motiverende wijze tussenbeide komen als coach

teneinde

een optimaal werkresultaat van het team en ook de opvolging en de ontwikkeling van ieder te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het aansturen, opvolgen en evalueren van de medewerkers

• waken over de juistheid en de kwaliteit van het geleverde werk

• het begeleiden en coachen van de medewerkers

• het organiseren van opleidingen voor de medewerkers

• het oplossen van de problemen van medewerkers

 

Als

deskundige/specialist

zorgen voor het goede verloop van de B&BC-procedures op het niveau van budget, van de thesaurie, van de boekhouding en van de beheerscontrole

teneinde

het management alle nuttige informatie te bezorgen naar aanleiding van het gebruik van de middelen

 

Voorbeelden van taken

• als budgettair expert het behandelen van informatie om de budgettaire aanvragen te staven en het opmaken van de budgettaire voorstellen om het initiële en aangepaste budget voor de organisatie uit te werken

• als expert inzake geldelijke middelen, het verzekeren van de doeltreffende en correcte opvolging in de tijd van de inkomsten en uitgaven van de organisatie om op optimale en nauwkeurige wijze de geldelijke middelen van de organisatie te beheren

• als expert inzake boekhouding, het beheren en controleren van de rekeningen en het toepassen van de principes van de overheidsboekhouding om de operaties bij de goede rekening onder te brengen, de kosten te verdelen, de rapporten op te maken en hun evalutie te analyseren in samenwerking met de diensten

• als expert inzake beheerscontrole, het organiseren van het proces van de beheerscontrole om ervoor te zorgen dat de risico's onder controle zijn

 

Als

controller

het identificeren en analyseren van de risico's van de procedures

teneinde

eventuele anomalieën op te sporen, te rapporteren, op te lossen en te vermijden en de bijbehorende controleactiviteiten in te voeren

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren en invoeren van de interne controleprocedure in de organisatie om ervoor te zorgen dat de risico's onder controle zijn

• het uitvoeren van de correcte en tijdige opvolging (monitoring) van de gegevens met betrekking tot de inkomsten en uitgaven om de geldelijke middelen van de organisatie optimaal en nauwkeurig te beheren

• het opsporen van anomalieën en het op zich nemen van gepaste acties (rapportering aan het directiecomité, discussie met de eenheid, het contacteren van de instanties voor externe controle)

• het informeren van het management over de risico's met betrekking tot het beheer van boekhoudkundige procedures die gevolgen zouden kunnen hebben voor de organisatie

• het verzekeren van de goede werking van de managementinstrumenten (software, tabellen, enz.)

 

Als

account manager

het vertegenwoordigen van de organisatie ten opzichte van de budgettaire instanties en de controleorganen (Rekenhof, inspectie van Financiën, controleur van de vastleggingen)

teneinde

een optimale werking van de procedures inzake B&BC en de correcte beoordeling van het budget tijdens de opstelling ervan te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• onderhandelen over de uitwerking van het budget tijdens budgettaire discussies op alle niveaus

• het verdedigen van de budgettaire voorstellen van de controleorganen binnen de organisatie

• het opvolgen van de opmerkingen van de controleorganen binnen de organisatie

• de contactpersoon zijn voor alle budgettaire vragen

• het verzekeren van de betalingen van de facturen ten opzichte van derden (leveranciers)

 

Als

adviseur

het geven van advies uit eigen beweging of op vraag van het management of andere eenheden over elke kwestie in verband met het beheer van de budgettaire middelen

teneinde

het management de mogelijkheid te geven om met kennis van zaken te beslissen

 

Voorbeelden van taken

• het bijstaan van het directiecomité in de formulering van budgettaire voorstellen

• het ondersteunen van de boekhoudafdeling via praktisch advies over het operationeel maken van de budgettaire richtlijnen

• het geven van advies over de uitvoerbaarheid van dossiers die budgettaire gevolgen hebben

• het realiseren van verschillende studies op vraag van het directiecomité

 

Als

kennisbeheerder

het verzamelen, integreren en beheren van de externe relevante informatie (wetgeving, richtlijnen) en de interne financiële gegevens

teneinde

de dienst te laten functioneren als het informatiecentrum zowel voor de generieke informatie als voor de financiële gegevens eigen aan de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• het rapporteren van nuttige informatie aan het management

• zorgen voor de centralisatie en de verspreiding van de informatie inzake management binnen de organisatie

• deelnemen aan projecten in verband met de verbetering van de B&BC-procedures en ze leiden

• het delen van zijn/haar kennis en ervaring met de medewerkers

• het sensibiliseren van het management voor de nieuwe beheerstechnieken en -instrumenten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's (boekhouding)	boekhoudkundige informatie, algemene aanbevelingen	standaardverslagen, werkdocumenten	dagelijks
collega's (budget)	vragen om informatie	schriftelijke verslagen, persoonlijk contact	dagelijks
collega's (interne controle)	vragen om informatie	schriftelijke verslagen, persoonlijk contact	wekelijks
management, directiecomité	vragen om informatie	schriftelijke verslagen, persoonlijk contact	ad hoc
andere fed. overh. diensten (B&B)	vragen om advies, budgettaire instructies	omzendbrieven, richtlijnen, documenten, verslagen, informele contacten	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen om informatie	als dossier	ad hoc
controleorganen (inspecteur van Financiën, Rekenhof)	vragen om informatie en ondersteuning, advies, en aanbevelingen	formulieren ad hoc, schriftelijke of mondelinge aanvragen	ad hoc
interne audit	advies en aanbevelingen	verslagen, schriftelijke of mondelinge aanvragen	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's (budget, boekhouding, interne controle)	informatie wat betreft het budget en de boekhouding, antwoorden	standaardverslagen, werkdocumenten	dagelijks
directiecomité, management	balans, resultatenrekening, jaarrekeningen, analyses, verslagen van inkomsten/uitgaven, boordtabelle	standaardverslagen, studies, werkdocumenten	maandelijks
andere fed. overh. diensten	kwantitatieve gegevens	standaardverslagen, werkdocumenten	ad hoc
organisaties/ondernemingen	antwoorden op vragen, advies	als dossier	ad hoc
Controleorganen	aanvragen om informatie of aanvullende informatie	standaardverslagen, werkdocumenten, studies	ad hoc
interne audit	opvolging van aanbevelingen	standaardverslagen, werkdocumenten	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter op hiërarchisch niveau of directeur B&B

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het optimaal beheer en de planning van de medewerkers om de door het directiecomité vastgelegde doelstellingen te bereiken

• het beheer van het budget in het kader van de strategische keuzes die door de leidinggevende instanties geschetst werden

• het vastleggen van uitgaven onder de 5500 euro

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• onderhandelingen en standpunten die vooral belangrijk zijn om gevalideerd te worden door de leidinggevende instanties in het kader van het budget

• de validering van de wijzigingen inzake het toekennen van het budget van de organisatie door de leidinggevende instanties

• het vastleggen van uitgaven boven de 5500 euro

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

niets

 

Eigen werkbudget

kleine kosten voor de representatieve verplichtingen die aan de functie verbonden zijn

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wetgeving inzake overheidsboekhouding, algemene en budgettaire boekhouding

• wetgeving en reglementering inzake overheidsopdrachten

• wetgeving inzake administratieve en financiële controle

 

Welke vernieuwingen

• zorgen voor de ontwikkeling van instrumenten voor rapportering die relevant zijn voor het uitoefenen van de functie

• het voorstellen van oplossingen en alternatieven voor budgettaire vragen aan het management

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• opleiding en eigen ervaringen in vorige functies

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.