Identification de la fonction

Code de la fonction : DWO144

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Contrôleurs / inspecteurs / auditeurs

Catégorie de métiers : 14. Sciences, Sciences appliquées, Etude et Recherche (WO)

Raison d'être de la fonction

Fournir au comité d'audit, à l'administrateur délégué et/ou au management les informations pertinentes relatives à l'évaluation du bon fonctionnement des services de l'AFSCA, des procédures instaurées, de l'efficacité du système de contrôle interne en particulier et de la maîtrise des risques en général, en prêtant une attention spéciale aux missions clés de l'AFSCA (santé animale, santé végétale, sécurité alimentaire)

afin de

pouvoir donner une garantie convenable quant au degré de maîtrise des activités par l'AFSCA

 

Elaborer et présenter des recommandations et des propositions d'amélioration

afin de

d'aider les managers à atteindre leurs objectifs et à améliorer le fonctionnement de l'organisation.

 

Finalités

En tant que

auditeur

effectuer des audits de tous types concernant les tâches clés de l'AFSCA, notamment des audits en matière de conformité (compliance audit), des audits de l'autocontrôle au sein de la chaîne alimentaire (basé sur la HACCP), et des audits opérationnels, organisationnels, de qualité et de management se rapportant à l'évaluation du bon fonctionnement de l'organisation et des procédures instaurées, et participer aux différents types d'audits, notamment en matière de finances, d'ICT, de qualité, etc.

afin de

d'élaborer et de présenter des recommandations et des propositions d'amélioration concernant le bon fonctionnement de l'organisation, les processus et procédures instaurés, l'efficacité du système de contrôle interne en particulier et la maîtrise des risques et leur gestion en général, en prêtant spécialement attention à la fonction de contrôle et d'inspection de l'AFSCA

 

Exemples de tâches

• vérifier le fonctionnement efficace d'un service et l'adéquation des objectifs à la stratégie et aux missions de l'organisation, et élaborer des indicateurs de mesure pertinents

• évaluer le contrôle dans tous les domaines (administratif, technique et financier) de tous les systèmes, qu'ils se rapportent aux tâches clés de l'AFSCA, à l'information ou au pilotage

• vérifier si les règles, lois, règlements, directives internes et procédures existent et sont respectés

• vérifier si les moyens sont utilisés de manière efficiente et économique et si les méthodes et le planning sont pertinents par rapport aux normes internationales et aux spécificités du secteur public

• donner une évaluation de la qualité et de l'opportunité des règles et procédures (manuelles et informatisées)

 

En tant que

évaluateur

évaluer systématiquement et méthodiquement les procédures en matière d'analyse de risque et le système de contrôle interne, en prêtant spécialement attention à la mission de l'AFSCA (notre mission est de veiller à la sécurité de la chaîne alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes)

afin de

déterminer si ces procédures sont suffisamment adéquates et efficaces, et formuler au besoin des propositions d'amélioration

 

Exemples de tâches

• donner des recommandations sur le système de contrôle interne et de gestion des risques, d'une part en vérifiant si les règles, lois, règlements, directives internes et procédures existent et sont respectés, et d'autre part en vérifiant la fiabilité des informations

• collecter les données nécessaires à l'évaluation de la gestion du risque; établir des rapports qui seront déterminants pour le passage du contrôle préalable au contrôle rétrospectif et pour la réalisation des réformes prévues

• évaluer le fonctionnement et l'efficacité du système de qualité dans l'organisation

• contribuer au développement du Control Risk Self Assessment (CRSA) dans l'organisation afin d'offrir au management et au personnel l'occasion d'évaluer le fonctionnement du système de contrôle interne et de formuler des propositions d'amélioration

• donner au comité d'audit une certitude honnête que le management a instauré les procédures requises en matière de contrôle interne afin de satisfaire aux exigences en fait de bonne gestion via des évaluations, des avis et le suivi des recommandations formulées

 

En tant que

conseiller

fournir des avis ou des recommandations proactives concernant les nouvelles procédures ou la réorganisation de certaines procédures dans le cadre d'améliorations et de développements ultérieurs, en conformité avec la mission de l'AFSCA (notre mission est de veiller à la sécurité de la chaîne alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes)

afin de

d'améliorer le fonctionnement de l'organisation et d'adapter les processus aux objectifs opérationnels et stratégiques de l'AFSCA

 

Exemples de tâches

• fournir des informations et des avis permettant au management d'évaluer et d'améliorer le fonctionnement de l'organisation, l'efficacité et l'adéquation des systèmes et procédures internes

• formuler des recommandations au management en vue d'améliorer la maîtrise des risques et des systèmes de gestion

• fournir des conseils au management sur l'instauration de systèmes d'autocontrôle au sein de l'organisation et fournir une contribution en tant que "facilitateur"

• conseiller le management en ce qui concerne les questions organisationnelles et opérationnelles dans le cadre de l'assurance de la sécurité de la chaîne alimentaire

• donner des conseils au comité de direction de l'organisation pour l'introduction de l'AR "Audit interne", de l'AR "Contrôle interne" et conseiller en ce qui concerne les meilleures pratiques en matière de "government governance"

 

En tant que

rédacteur

faire rapport sur chaque audit effectué aux intermédiaires concernés

afin de

leur fournir dans les délais convenus les informations demandées et de donner à l'organisation une garantie honnête quant au degré de maîtrise des opérations de l'AFSCA

 

Exemples de tâches

• établir le planning pluriannuel basé sur une analyse méthodique des risques, et aussi le programme annuel détaillé afin d'assurer une instauration efficace des moyens de l'Audit interne. Ce programme doit tenir compte explicitement des tâches clés de l'AFSCA, à savoir les domaines de la santé des animaux, de la santé des végétaux et de la sécurité alimentaire dans les différents segments de la chaîne alimentaire

• rédaction et vérification annuelles de la charte du service d'audit interne

• compléter et adapter annuellement un plan pluriannuel en matière de progrès afin de donner dans un délai acceptable au comité stratégique une certitude raisonnable quant au degré de maîtrise des activités par l'organisation

• élaborer un programme pour la surveillance de la qualité et le suivi des prestations des activités de l'Audit interne, se rapportant aussi bien à l'organisation de l'audit interne qu'aux audits individuels, et faire rapport au comité d'audit et à l'administrateur délégué de l'AFSCA

• faire régulièrement rapport à propos de chaque audit effectué au comité d'audit, au responsable de l'entité qui était concernée par l'audit et au responsable du management sur les actions qui doivent être entreprises, et établir le rapport d'audit annuel et assurer sa diffusion et sa présentation

 

En tant que

dirigeant

décider de façon autonome à propos de l'organisation de son service

afin de

garantir l'indépendance du service en comparaison avec les autres activités de l'AFSCA, de réaliser les objectifs fixés et d'y donner une valeur ajoutée maximale

 

Exemples de tâches

• piloter, motiver et développer les collaborateurs afin de relever le niveau des prestations des travailleurs et de mener à bonne fin les différentes missions du service

• veiller à ce que l'expertise dont dispose l'Audit interne soit utilisée de façon optimale et envisager différentes mesures d'ordre organisationnel (par ex. la répartition entre les auditeurs spécialistes de certains aspects au sein de la chaîne alimentaire et les auditeurs plus généraux, etc.)

• déterminer pour chaque mission les moyens nécessaires en temps et en personnel

• élaborer et défendre la proposition budgétaire de l'Audit interne et le plan de personnel en collaboration avec le président du comité de direction, et les faire vérifier et approuver par le comité d'audit

• élaborer des procédures pour la mise en route de projets et fournir des avis sur la manière dont le travail doit être exécuté

 

En tant que

expert de l'entreprise

intervenir en tant que personne de référence au sein de l'organisation pour toutes les questions ou applications en rapport avec l'audit interne et sa nécessité dans le cadre de la mission de contrôle de l'AFSCA

afin de

soutenir le management et les collaborateurs par un avis fondé dans la réalisation des objectifs organisationnels

 

Exemples de tâches

• effectuer des analyses spécifiques qui sont demandées par le comité d'audit, le président de l'organisation ou le président du comité stratégique

• intervenir en tant que personne de référence au niveau national et international et échanger son expérience avec d'autres experts dans le cadre du "benchmarking"

• assister le management dans le cadre de l'introduction du système de contrôle interne jusqu'à ce qu'un niveau de qualité adéquat ait été atteint

• participer aux réunions du réseau d'audit interne constitué des chefs de l'Audit interne

• suivre les évolutions et tendances politiques et sociales qui pourraient influencer la politique à l'égard de la chaîne alimentaire en général et du fonctionnement opérationnel des services de l'AFSCA

 

En tant que

promoteur

promouvoir le contrôle interne et la gestion du risque au sein de l'organisation et promouvoir le développement de la meilleure gestion de l'organisation

afin de

d'améliorer l'application concrète de ces systèmes et recommandations pour une meilleure gestion dans l'organisation grâce à une plus grande acceptation des utilisateurs

 

Exemples de tâches

• contribuer au développement du Control Risk Self Assessment dans l'organisation, destiné au management de ligne

• sensibiliser l'organisation à l'importance du contrôle interne et de la gestion du risque

• promouvoir le développement et l'application du système de gestion du risque et du contrôle interne dans l'organisation

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

actualiser et étendre ses propres connaissances techniques, tant des techniques et méthodes d'audit que de la place de l'audit interne dans les compétences de l'AFSCA, et les transmettre aux collaborateurs

afin de

développer des procédures et systèmes alignés sur les évolutions actuelles (en matière d'audit et en matière de tendances au sein de la chaîne alimentaire) et en conformité avec la vision générale de l'organisation

 

Exemples de tâches

• gérer les flux et structurer la communication interne (par exemple au moyen de la charte de l'audit, etc &)

• participer aux réunions de réseau et prendre contact avec des experts externes afin d'échanger des informations et d'étendre ainsi ses connaissances

• prendre connaissance de la législation sur l'audit interne et de la réglementation importante concernant l'AFSCA et la chaîne alimentaire qui sont en vigueur, ainsi que des éventuels changements, et transmettre l'information aux collaborateurs afin de les appliquer

• suivre les tendances et évolutions politiques et sociales qui pourraient influencer la stratégie et le fonctionnement opérationnel du domaine qui peut être étudié

• vérifier si les méthodes et systèmes d'audit sont respectés et actualisés conformément aux textes légaux et aux normes internationales qui sont d'application, et vérifier la fiabilité de l'information dans tous les domaines

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	vragen, adviezen	contact personnel, e-mail	quotidien
	informations		hebdomadaire
	vragen, adviezen	contact personnel, e-mail	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	vragen, adviezen		hebdomadaire
	vragen, adviezen	contact personnel, e-mail	hebdomadaire
Président			ad hoc
		rapport	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
			hebdomadaire
			hebdomadaire
			hebdomadaire
ministre	recommandations		hebdomadaire
Comité de Direction	recommandations		hebdomadaire
	recommandations		hebdomadaire
	recommandations		hebdomadaire
		rapport	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Directeur Audit interne, Qualité & Prévention

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'établissement et la présentation d'un plan d'audit annuel et pluriannuel

• l'information quant aux questions opérationnelles ayant un impact sur la réalisation des objectifs

• l'organisation et la structuration des missions d'audit individuelles (programme de travail de chaque misson) et aussi les missions en matière d'avis

• l'approche des analyses et audits et le choix des méthodes utilisées

• l'organisation journalière du travail et la recherche et la constitution d'une documentation spécialisée

• des recommandations et des propositions d'amélioration formulées (conclusions motivées et objectivées)

• l'accès libre à l'information, aux locaux et aux personnes de chaque niveau hiérarchique

• l'évaluation d'un système de contrôle interne et de gestion du risque, et également de la gestion de l'organisation en général

• la notification des gros problèmes au comité d'audit et aux ministres, par ex. en matière de fraude

• l'évaluation du niveau de risque constant accepté par le management

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui a un impact budgétaire, quoique la fonction dispose du budget qui lui a été attribué; en ce qui concerne les marchés publics, les règles générales sont d'application

• la validation de son budget et du plan de personnel

• la validation de la charte de l'audit

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

budget 2006 après contrôle budgétaire : 162 800 000 d'euros (données service B&B)

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• respect d'une série de méthodes et de principes communautaires : "Standards for the Professional Practices of Internal Auditing" et du "Code of ethics"

• normes nationales et internationales et particularités du secteur public

• respect des règles, lois, règlements, directives internes et procédures, y compris de la réglementation sur l'AFSCA et la chaîne alimentaire

• AR du 2 octobre 2002 relatif à l'audit interne au sein des services publics fédéraux et l'AR du 26 mai 2002 relatif au système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux

• Loi du 22 juillet 1993 organisant le budget et la comptabilité de l'Etat fédéral, notamment l'article 31

 

Quelles innovations

• aligner les activités opérationnelles sur les missions et les objetifs stratégiques

• instauration de méthodes de travail plus efficaces et plus modernes

• optimisation des procédures

• instauration de méthodes de travail plus efficaces

• développement de nouvelles approches de la gestion du risque (opérationnelle, financière, en matière de conformité, ICT, &)

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience propre et formations complémentaires

• discussion avec d'autres experts

• les réunions en réseau

• évolutions internationales de la profession

• tendances et innovations dans tous les domaines

 

Profil de compétences génériques

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