Identificatie van de functie

Functiecode : DPO012

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het ondersteunen van het diensthoofd van de afdeling PMO (Project Management Office)

teneinde

de opvolging van de implementering van de verbeterprogramma's binnen de FOD te waarborgen en het werk van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's uitgevoerd door de FOD Buitenlandse Zaken te ondersteunen

 

Het op zich nemen van het aspect communicatie verbonden met het werk van de afdeling PMO

teneinde

een goede verspreiding van de informatie en dus een zekere mobilisatie betreffende de verbeterprogramma's en de ontwikkeling van een projectencultuur in de FOD Buitenlandse Zaken te waarborgen

 

Resultaatgebieden

Als

assistent

het bijstaan van het diensthoofd van de afdeling PMO en zijn/haar assistent

teneinde

de opvolging van de implementering van de verbeterprogramma's op gang gebracht door de FOD Buitenlandse Zaken te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan de opvolging en de begeleiding van de projectleiders van de verschillende uitgevoerde verbeterprogramma's

• de tussenpersoon zijn tussen de externe adviseurs en het departement

• meewerken aan de ontwikkeling van interne beheersinstrumenten

• deelnemen aan de analyse van de consistentie en de kwaliteit van de resultaten

 

Als

informatieambtenaar

het op zich nemen van het communicatieaspect verbonden aan het werk van de afdeling PMO

teneinde

een goede verspreiding van de informatie te waarborgen en de mobilisatie van alle beambten van het departement betreffende de uitgevoerde verbeterprogramma's te bevorderen

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen en invoeren van het communicatieplan van de verbeterprogramma's

• instaan voor de coördinatie tussen de afdeling PMO en de communicatiediensten van de FOD

• het op zich nemen van de concrete realisatie van de besloten communicatie-evenementen

• binnen de cel PMO expertise leveren op het vlak van communicatie

 

Als

deskundige/specialist

het ondersteunen van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's uitgevoerd door het departement

teneinde

de nodige steun te verschaffen aan de projectleiders bij de implementatie van projectgegevens

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van bijstands- en opvolgingsvergaderingen met de projectleiders

• het evalueren van de rapportage van de projectleiders

• meewerken aan de ontwikkeling van de interne projectbeheersmiddelen om een optimale uitvoering te verzekeren

• antwoorden op de vragen van de projectleiders

 

Als

communicatiedeskundige

aan de projectleiders van de verbeterprogramma's de nodige steun verschaffen inzake communicatie

teneinde

hen toe te laten het communicatiegedeelte van hun benaderingswijze te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor een expertiserapport inzake communicatie

• deelnemen aan de ontwikkeling van de communicatie betreffende elk project

• zorgen voor standaardcommunicatiemiddelen en helpen met de aanpassing ervan

 

Als

projectmedewerker

het waarborgen van de opvolging van de implementatie van de uitgevoerde verbeterprogramma's

teneinde

erover te waken dat de projecten op een uniforme manier en binnen de toegestane termijnen eindigen

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen en actualiseren van de boordtabel van de opvolging van de projecten

• het waarborgen van de opvolging van de projectenfasen

 

Als

redacteur

het opstellen van de inhoud van de communicatieberichten betreffende de verbeteringsprojecten

teneinde

een uniforme en toegankelijke communicatie binnen de FOD te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van communicatieberichten

• vragen om bijdragen

• het nakijken van de voorgelegde teksten

 

Als

assistent/projectleider

meewerken aan de verbinding met het netwerk van diplomatieke posten gevestigd in het buitenland en waken over hun sensibilisering

teneinde

het netwerk van 130 diplomatieke posten te betrekken bij de verbeterprogramma's en het beheer per project

 

Voorbeelden van taken

• het informeren van het personeel van de externe loopbanen over de verbeterprogramma's en beheer per project

• meewerken aan de concrete betrekking van het netwerk van diplomatieke posten in de verbeterprogramma's en aan de opvolging ervan

• meewerken aan de sensibilisering van het personeel van het Centrale Bestuur voor een reële en effectieve deelname van de posten

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

voorzitter : N ; diensthoofd van de afdeling PMO "verbeterprogramma's" (BPR [Business Process Reengineering]) : N-1

adjunct-diensthoofd van de afdeling PMO (verbeterprogramma's") (BPR) : N-2

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.