Attaché PMO (Program Management Office) (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO012
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Het ondersteunen van het diensthoofd van de afdeling PMO (Project Management Office)
teneinde
de opvolging van de implementering van de verbeterprogramma's binnen de FOD te waarborgen en het werk van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's uitgevoerd door de FOD Buitenlandse Zaken te ondersteunen
Het op zich nemen van het aspect communicatie verbonden met het werk van de afdeling PMO
teneinde
een goede verspreiding van de informatie en dus een zekere mobilisatie betreffende de verbeterprogramma's en de ontwikkeling van een projectencultuur in de FOD Buitenlandse Zaken te waarborgen
Resultaatgebieden
Alsassistenthet bijstaan van het diensthoofd van de afdeling PMO en zijn/haar assistent
teneinde
de opvolging van de implementering van de verbeterprogramma's op gang gebracht door de FOD Buitenlandse Zaken te waarborgen
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan de opvolging en de begeleiding van de projectleiders van de verschillende uitgevoerde verbeterprogramma's
- de tussenpersoon zijn tussen de externe adviseurs en het departement
- meewerken aan de ontwikkeling van interne beheersinstrumenten
- deelnemen aan de analyse van de consistentie en de kwaliteit van de resultaten
Alsinformatieambtenaarhet op zich nemen van het communicatieaspect verbonden aan het werk van de afdeling PMO
teneinde
een goede verspreiding van de informatie te waarborgen en de mobilisatie van alle beambten van het departement betreffende de uitgevoerde verbeterprogramma's te bevorderen
Voorbeelden van taken
- het ontwikkelen en invoeren van het communicatieplan van de verbeterprogramma's
- instaan voor de coördinatie tussen de afdeling PMO en de communicatiediensten van de FOD
- het op zich nemen van de concrete realisatie van de besloten communicatie-evenementen
- binnen de cel PMO expertise leveren op het vlak van communicatie
Alsdeskundige/specialisthet ondersteunen van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's uitgevoerd door het departement
teneinde
de nodige steun te verschaffen aan de projectleiders bij de implementatie van projectgegevens
Voorbeelden van taken
- het organiseren van bijstands- en opvolgingsvergaderingen met de projectleiders
- het evalueren van de rapportage van de projectleiders
- meewerken aan de ontwikkeling van de interne projectbeheersmiddelen om een optimale uitvoering te verzekeren
- antwoorden op de vragen van de projectleiders
Alscommunicatiedeskundigeaan de projectleiders van de verbeterprogramma's de nodige steun verschaffen inzake communicatie
teneinde
hen toe te laten het communicatiegedeelte van hun benaderingswijze te realiseren
Voorbeelden van taken
- zorgen voor een expertiserapport inzake communicatie
- deelnemen aan de ontwikkeling van de communicatie betreffende elk project
- zorgen voor standaardcommunicatiemiddelen en helpen met de aanpassing ervan
Alsprojectmedewerkerhet waarborgen van de opvolging van de implementatie van de uitgevoerde verbeterprogramma's
teneinde
erover te waken dat de projecten op een uniforme manier en binnen de toegestane termijnen eindigen
Voorbeelden van taken
- het opstellen en actualiseren van de boordtabel van de opvolging van de projecten
- het waarborgen van de opvolging van de projectenfasen
Alsredacteurhet opstellen van de inhoud van de communicatieberichten betreffende de verbeteringsprojecten
teneinde
een uniforme en toegankelijke communicatie binnen de FOD te verzekeren
Voorbeelden van taken
- het opstellen van communicatieberichten
- het nakijken van de voorgelegde teksten
Alsassistent/projectleidermeewerken aan de verbinding met het netwerk van diplomatieke posten gevestigd in het buitenland en waken over hun sensibilisering
teneinde
het netwerk van 130 diplomatieke posten te betrekken bij de verbeterprogramma's en het beheer per project
Voorbeelden van taken
- het informeren van het personeel van de externe loopbanen over de verbeterprogramma's en beheer per project
- meewerken aan de concrete betrekking van het netwerk van diplomatieke posten in de verbeterprogramma's en aan de opvolging ervan
- meewerken aan de sensibilisering van het personeel van het Centrale Bestuur voor een reële en effectieve deelname van de posten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
projectleiders
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
posten in het buitenland
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
projectleiders
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
posten in het buitenland
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
voorzitter : N ; diensthoofd van de afdeling PMO "verbeterprogramma's" (BPR [Business Process Reengineering]) : N-1
adjunct-diensthoofd van de afdeling PMO (verbeterprogramma's") (BPR) : N-2
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de realisatie van projecten (communicatieplan en implementatie van verbeterprogramma's) goedgekeurd door het bestuurscomité (het uitgebreid directiecomité) en/of het diensthoofd van de cel "verbeterprogramma's" voor zover dat binnen het vastgelegde kader blijft (Budget EN Timing)
- organisatie van het eigen werk
De functie moet autorisatie vragen voor
- het wijzigen van gevalideerde projecten
- het realiseren van gevalideerde projecten buiten het vastgestelde kader
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000 EUR
Eigen werkbudget
nihil
Andere kwantitatieve gegevens
1. nihil
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- managementplan van de voorzitter van het directiecomité
- het algemeen kader van de BPR
- beslissingen van het directiecomité
- instructies van de FOD P&O ( Personeel en Organisatie)
Welke vernieuwingen
- methodologie voor de implementatie van de beslissingen en verbeterprojecten
- verbetering van de verspreidingsmethode van de informatie
Gebaseerd op welk referentiekader
- het actualiseren van operationele plannen van de voorzitter en de managers van de verschillende directies-generaal en stafdirecties
- raadgevingen van externe consultants
- feedback van de hiërarchie
|