Afdrukken

Attaché PMO (Program Management Office) (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DPO012

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Het ondersteunen van het diensthoofd van de afdeling PMO (Project Management Office)

teneinde

de opvolging van de implementering van de verbeterprogramma's binnen de FOD te waarborgen en het werk van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's uitgevoerd door de FOD Buitenlandse Zaken te ondersteunen

 

Het op zich nemen van het aspect communicatie verbonden met het werk van de afdeling PMO

teneinde

een goede verspreiding van de informatie en dus een zekere mobilisatie betreffende de verbeterprogramma's en de ontwikkeling van een projectencultuur in de FOD Buitenlandse Zaken te waarborgen

 

Resultaatgebieden
Als
assistent
    het bijstaan van het diensthoofd van de afdeling PMO en zijn/haar assistent

teneinde

    de opvolging van de implementering van de verbeterprogramma's op gang gebracht door de FOD Buitenlandse Zaken te waarborgen

 

Voorbeelden van taken
  • deelnemen aan de opvolging en de begeleiding van de projectleiders van de verschillende uitgevoerde verbeterprogramma's
  • de tussenpersoon zijn tussen de externe adviseurs en het departement
  • meewerken aan de ontwikkeling van interne beheersinstrumenten
  • deelnemen aan de analyse van de consistentie en de kwaliteit van de resultaten

 

Als
informatieambtenaar
    het op zich nemen van het communicatieaspect verbonden aan het werk van de afdeling PMO

teneinde

    een goede verspreiding van de informatie te waarborgen en de mobilisatie van alle beambten van het departement betreffende de uitgevoerde verbeterprogramma's te bevorderen

 

Voorbeelden van taken
  • het ontwikkelen en invoeren van het communicatieplan van de verbeterprogramma's
  • instaan voor de coördinatie tussen de afdeling PMO en de communicatiediensten van de FOD
  • het op zich nemen van de concrete realisatie van de besloten communicatie-evenementen
  • binnen de cel PMO expertise leveren op het vlak van communicatie

 

Als
deskundige/specialist
    het ondersteunen van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's uitgevoerd door het departement

teneinde

    de nodige steun te verschaffen aan de projectleiders bij de implementatie van projectgegevens

 

Voorbeelden van taken
  • het organiseren van bijstands- en opvolgingsvergaderingen met de projectleiders
  • het evalueren van de rapportage van de projectleiders
  • meewerken aan de ontwikkeling van de interne projectbeheersmiddelen om een optimale uitvoering te verzekeren
  • antwoorden op de vragen van de projectleiders

 

Als
communicatiedeskundige
    aan de projectleiders van de verbeterprogramma's de nodige steun verschaffen inzake communicatie

teneinde

    hen toe te laten het communicatiegedeelte van hun benaderingswijze te realiseren

 

Voorbeelden van taken
  • zorgen voor een expertiserapport inzake communicatie
  • deelnemen aan de ontwikkeling van de communicatie betreffende elk project
  • zorgen voor standaardcommunicatiemiddelen en helpen met de aanpassing ervan

 

Als
projectmedewerker
    het waarborgen van de opvolging van de implementatie van de uitgevoerde verbeterprogramma's

teneinde

    erover te waken dat de projecten op een uniforme manier en binnen de toegestane termijnen eindigen

 

Voorbeelden van taken
  • het opstellen en actualiseren van de boordtabel van de opvolging van de projecten
  • het waarborgen van de opvolging van de projectenfasen

 

Als
redacteur
    het opstellen van de inhoud van de communicatieberichten betreffende de verbeteringsprojecten

teneinde

    een uniforme en toegankelijke communicatie binnen de FOD te verzekeren

 

Voorbeelden van taken
  • het opstellen van communicatieberichten
  • vragen om bijdragen
  • het nakijken van de voorgelegde teksten

 

Als
assistent/projectleider
    meewerken aan de verbinding met het netwerk van diplomatieke posten gevestigd in het buitenland en waken over hun sensibilisering

teneinde

    het netwerk van 130 diplomatieke posten te betrekken bij de verbeterprogramma's en het beheer per project

 

Voorbeelden van taken
  • het informeren van het personeel van de externe loopbanen over de verbeterprogramma's en beheer per project
  • meewerken aan de concrete betrekking van het netwerk van diplomatieke posten in de verbeterprogramma's en aan de opvolging ervan
  • meewerken aan de sensibilisering van het personeel van het Centrale Bestuur voor een reële en effectieve deelname van de posten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

beslissingen

persoonlijk contact

wekelijks

organisaties/ondernemingen

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

wekelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

projectleiders

mondelinge vragen

persoonlijk contact

dagelijks

posten in het buitenland

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

mondelinge vragen

persoonlijk contact

wekelijks

organisaties/ondernemingen

mondelinge vragen

persoonlijk contact

wekelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

projectleiders

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

dagelijks

posten in het buitenland

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

voorzitter : N ; diensthoofd van de afdeling PMO "verbeterprogramma's" (BPR [Business Process Reengineering]) : N-1

adjunct-diensthoofd van de afdeling PMO (verbeterprogramma's") (BPR) : N-2

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de realisatie van projecten (communicatieplan en implementatie van verbeterprogramma's) goedgekeurd door het bestuurscomité (het uitgebreid directiecomité) en/of het diensthoofd van de cel "verbeterprogramma's" voor zover dat binnen het vastgelegde kader blijft (Budget EN Timing)
  • organisatie van het eigen werk

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • het wijzigen van gevalideerde projecten
  • het realiseren van gevalideerde projecten buiten het vastgestelde kader

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • managementplan van de voorzitter van het directiecomité
  • het algemeen kader van de BPR
  • beslissingen van het directiecomité
  • instructies van de FOD P&O ( Personeel en Organisatie)

 

Welke vernieuwingen
  • methodologie voor de implementatie van de beslissingen en verbeterprojecten
  • verbetering van de verspreidingsmethode van de informatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • het actualiseren van operationele plannen van de voorzitter en de managers van de verschillende directies-generaal en stafdirecties
  • raadgevingen van externe consultants
  • feedback van de hiërarchie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.