Identificatie van de functie

Functiecode : DSA160

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het bijstaan van de voorzitter, het waarnemen van de rol van tussenpersoon tussen de voorzitter en de diensten van de voorzitter, alsook het coördineren en leiden van de verschillende activiteiten van de diensten onder de directe verantwoordelijkheid van de voorzitter van het directiecomité

teneinde

toe te zien op de goede uitvoering van de taken die aan de diensten van de voorzitter worden gegeven.

 

Resultaatgebieden

Als

managementassistent

het verzekeren van het secretariaat van het directiecomité

teneinde

de opvolging te verzekeren van alle beslissingen die het directiecomité neemt

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van de agenda

• nota nemen van de besprekingen, het opstellen van het PV en het laten goedkeuren door het Directiecomité

• het overhandigen van het PV voor uitvoering aan het management

• het regelmatig opvolgen van de beslissingen van het directiecomité

• het opstellen van de PV's van de benoemingen en promoties van ambtenaren van niveau A

 

Als

leidinggevende

het verzekeren van de leiding van alle diensten onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter

teneinde

ervoor te zorgen dat de diensten van de voorzitter de doelstellingen bereiken die hen werden toegewezen

 

Voorbeelden van taken

• het vastleggen van operationele doelstellingen met betrekking tot de strategische doelstellingen die de voorzitter heeft gedefinieerd

• het definiëren/realiseren van de middelen

• het definiëren van de tijdsplanning

• het nagaan van de haalbaarheid van de doelen (SWOT-analyse)

• het verdelen/arbitreren van de middelen

 

Als

leidinggevende

het treffen van interne organisatiemaatregelen

teneinde

de werking van de diensten van de voorzitter te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• nadenken over verbeteringsacties op basis van de ontvangen informatie

• het herzien van de toewijzing van de middelen

• het herzien van de werkorganisatie

• het voorstellen van acties voor de werkorganisatie

 

Als

supervisor

het superviseren van de implementering van de doelstellingen die in het geïntegreerde managementplan gedefinieerd zijn

teneinde

ervoor te zorgen dat de diensten van de voorzitter de doelstellingen verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• overleggen met de verantwoordelijken van de verschillende entiteiten van de diensten van de voorzitter

• het onderzoeken van de doelstellingen op korte termijn

 

Als

contactpersoon

het verzekeren van de overdracht en uitwisseling van informatie tussen de voorzitter en de verschillende diensten van de voorzitter

teneinde

ervoor te zorgen dat de betrokken personen de vereiste informatie ontvangen

 

Voorbeelden van taken

• het opnemen van contact met de betrokken personen

• het meedelen van de richtlijnen van de beslissingen aan de entiteiten

• zich vergewissen van de haalbaarheid van de doelstellingen en het informeren van de voorzitter

 

Als

supervisor

zorgen voor de goede uitvoering van de taken die de voorzitter vraagt

teneinde

de adequate en tijdige uitvoering van de taken te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het controleren van de uitgevoerde taken

• het uitbrengen van verslag aan de voorzitter

• het nemen van maatregelen indien de taken niet worden uitgevoerd

• het oplossen van eventuele problemen

 

Als

coördinator

toezien op de implementering in de diensten van de voorzitter van de acties die zijn opgestart door de horizontale omkaderingsdiensten

teneinde

de eenvormigheid te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het implementeren/realiseren van de gevraagde doelstellingen

• het opnemen van contact met de betrokken personen

• het nemen van beslissingen

• overleggen met de betrokken entiteiten

• het realiseren van de opvolging

 

Als

leidinggevende

het beheren van de directe medewerkers

teneinde

zich ervan te vergewissen dat ze hun eigen functie op gepaste wijze vervullen

 

Voorbeelden van taken

• het meedelen van persoonlijke doelstellingen

• het voeren van evaluatiegesprekken

• adviseren bij vragen/problemen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management (voorzitter)	beslissingen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc
andere fed. overh. diensten	beslissingen	als dossier	ad hoc
diensten van de voorzitter	mondelinge/schriftelijke vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management (voorzitter)	rapportering	per brief, e-mail ...	ad hoc
diensten van de voorzitter	beslissingen - doelstellingen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het dagelijks en normaal beheer van de diensten

• de uitvoering van de richtlijnen/doelstellingen vastgelegd door de voorzitter/het managementplan

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• initiatieven met gevolgen die verder gaan dan het dagelijks beheer

• initiatieven met gevolgen op langere termijn voor de organisatie van de diensten of voor andere diensten die niet onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• administratieve en budgettaire eisen, eisen betreffende de middelen

• reglementaire teksten

• statuut van staatsfunctionarissen

• managementplan en strategie

 

Welke vernieuwingen

• optimalisering van de werking van de diensten (producten, diensten en methodes)

• het geven van advies en het uitbrengen van voorstellen betreffende het managementplan; dit plan omvat immers acties ter verbetering van de werking van de diensten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• interne ervaring en kennis

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.