Adviseur-generaal diensten van de voorzitter - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA160
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Het bijstaan van de voorzitter, het waarnemen van de rol van tussenpersoon tussen de voorzitter en de diensten van de voorzitter, alsook het coördineren en leiden van de verschillende activiteiten van de diensten onder de directe verantwoordelijkheid van de voorzitter van het directiecomité
teneinde
toe te zien op de goede uitvoering van de taken die aan de diensten van de voorzitter worden gegeven.
Resultaatgebieden
Alsmanagementassistent het verzekeren van het secretariaat van het directiecomité
teneinde
de opvolging te verzekeren van alle beslissingen die het directiecomité neemt
Voorbeelden van taken
- het voorbereiden van de agenda
- nota nemen van de besprekingen, het opstellen van het PV en het laten goedkeuren door het Directiecomité
- het overhandigen van het PV voor uitvoering aan het management
- het regelmatig opvolgen van de beslissingen van het directiecomité
- het opstellen van de PV's van de benoemingen en promoties van ambtenaren van niveau A
Alsleidinggevendehet verzekeren van de leiding van alle diensten onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter
teneinde
ervoor te zorgen dat de diensten van de voorzitter de doelstellingen bereiken die hen werden toegewezen
Voorbeelden van taken
- het vastleggen van operationele doelstellingen met betrekking tot de strategische doelstellingen die de voorzitter heeft gedefinieerd
- het definiëren/realiseren van de middelen
- het definiëren van de tijdsplanning
- het nagaan van de haalbaarheid van de doelen (SWOT-analyse)
- het verdelen/arbitreren van de middelen
Alsleidinggevendehet treffen van interne organisatiemaatregelen
teneinde
de werking van de diensten van de voorzitter te verbeteren
Voorbeelden van taken
- nadenken over verbeteringsacties op basis van de ontvangen informatie
- het herzien van de toewijzing van de middelen
- het herzien van de werkorganisatie
- het voorstellen van acties voor de werkorganisatie
Alssupervisorhet superviseren van de implementering van de doelstellingen die in het geïntegreerde managementplan gedefinieerd zijn
teneinde
ervoor te zorgen dat de diensten van de voorzitter de doelstellingen verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- overleggen met de verantwoordelijken van de verschillende entiteiten van de diensten van de voorzitter
- het onderzoeken van de doelstellingen op korte termijn
Alscontactpersoonhet verzekeren van de overdracht en uitwisseling van informatie tussen de voorzitter en de verschillende diensten van de voorzitter
teneinde
ervoor te zorgen dat de betrokken personen de vereiste informatie ontvangen
Voorbeelden van taken
- het opnemen van contact met de betrokken personen
- het meedelen van de richtlijnen van de beslissingen aan de entiteiten
- zich vergewissen van de haalbaarheid van de doelstellingen en het informeren van de voorzitter
Alssupervisorzorgen voor de goede uitvoering van de taken die de voorzitter vraagt
teneinde
de adequate en tijdige uitvoering van de taken te verzekeren
Voorbeelden van taken
- het controleren van de uitgevoerde taken
- het uitbrengen van verslag aan de voorzitter
- het nemen van maatregelen indien de taken niet worden uitgevoerd
- het oplossen van eventuele problemen
Alscoördinatortoezien op de implementering in de diensten van de voorzitter van de acties die zijn opgestart door de horizontale omkaderingsdiensten
teneinde
de eenvormigheid te verzekeren
Voorbeelden van taken
- het implementeren/realiseren van de gevraagde doelstellingen
- het opnemen van contact met de betrokken personen
- het nemen van beslissingen
- overleggen met de betrokken entiteiten
- het realiseren van de opvolging
Alsleidinggevendehet beheren van de directe medewerkers
teneinde
zich ervan te vergewissen dat ze hun eigen functie op gepaste wijze vervullen
Voorbeelden van taken
- het meedelen van persoonlijke doelstellingen
- het voeren van evaluatiegesprekken
- adviseren bij vragen/problemen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management (voorzitter)
|
beslissingen
|
diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
beslissingen
|
als dossier
|
ad hoc
|
diensten van de voorzitter
|
mondelinge/schriftelijke vragen
|
diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management (voorzitter)
|
rapportering
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
diensten van de voorzitter
|
beslissingen - doelstellingen
|
diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter van het directiecomité
De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het dagelijks en normaal beheer van de diensten
- de uitvoering van de richtlijnen/doelstellingen vastgelegd door de voorzitter/het managementplan
De functie moet autorisatie vragen voor
- initiatieven met gevolgen die verder gaan dan het dagelijks beheer
- initiatieven met gevolgen op langere termijn voor de organisatie van de diensten of voor andere diensten die niet onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- administratieve en budgettaire eisen, eisen betreffende de middelen
- statuut van staatsfunctionarissen
- managementplan en strategie
Welke vernieuwingen
- optimalisering van de werking van de diensten (producten, diensten en methodes)
- het geven van advies en het uitbrengen van voorstellen betreffende het managementplan; dit plan omvat immers acties ter verbetering van de werking van de diensten
Gebaseerd op welk referentiekader
- interne ervaring en kennis
|