Adviseur-generaal secretariaat en logistiek - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DLO903
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)
Doel van de functie
Het beheren van en instaan voor de verwezelijking van de doelstellingen en beleidsparameters van de stafdienst in functie van de beleidsprioriteiten van de FOD Financiën in een breed politiek en maatschappelijk kader, het nemen van de eindverantwoordelijkheid hiervoor en het leiden van de stafdienst in functie hiervan
teneinde
de doelstellingen op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren.
Resultaatgebieden
Alsstafdirecteurhet sturen van de verschillende diensten
teneinde
het optimaal functioneren en de eenheid van bestuur van de stafdienst S&L (Secretariaat en Logistiek) te waarborgen.
Voorbeelden van taken
- Het uitbouwen van een consequent beleid binnen de stafdienst. Hierbij rekening houden met de diversiteit van de verschillende diensten binnen de stafdienst S&L.
- Het bepalen van prioriteiten van de verschillende diensten binnen de stafdienst, op basis van een brede kijk op de eigen FOD.
- Vorm geven aan de werkprocessen verspreid over de activiteitsdomeinen van de stafdienst S&L.
Alsleidinggevendehet geven van leiding aan en het omkaderen van de personeelsleden van de stafdienst S&L
teneinde
de goede werking van de stafdienst S&L te verzekeren.
Voorbeelden van taken
- Het smeden van een hechte band en het aanmoedigen van de samenwerking tussen de verschillende diensten van de stafdienst S&L door het opzetten van effectieve werkverbanden en werkprocessen.
- Het stimuleren van het werken in multidisciplinaire teams. // Samenwerken met en het consulteren van de diensthoofden en medewerkers bij het nemen van belangrijke beslissingen.
- Het identificeren van knelpunten of conflicten en hun oplossingen opvolgen en begeleiden.
- Het aansturen, opvolgen, responsabiliseren, evalueren van diensthoofden en stafmedewerkers.
- Het selecteren en oriënteren van medewerkers van de stafdienst S&L.
Alsbeheerderhet optimaal beheren van mensen en middelen
teneinde
de werking van de stafdienst S&L te optimaliseren.
Voorbeelden van taken
- Het beheren van het toegewezen budget.
- Het uitoefenen van de toegekende delegatie voor het sluiten van overeenkomsten en om de vereffening toe te staan van de uitgaven.
- Het uitwerken van methodes om de kosten maximaal te beheersen.
- Het voorbereiden en opvolgen van het financieel en budgettair beleid en het opmaken van de begroting van de stafdienst S&L.
- Het opbouwen van een intern controlesysteem, het opvolgen van de resultaten en het nemen van de nodige beslissingen, alsook het bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening door kwaliteitscontroles en behoeftenanalyses.
Alscoördinatorhet sturen en coördineren van de werkzaamheden van de stafdienst S&L
teneinde
de organisatie optimaal te ondersteunen en een klantgerichte dienstverlening te verzekeren.
Voorbeelden van taken
- Het organiseren van een vlotte samenwerking tussen de stafdienst S&L en de andere stafdiensten evenals de lijndiensten.
- Het oprichten en opvolgen van een transitie- en coördinatiecel.
- Het oprichten van een netwerk van contactpersonen.
- Het coördineren van de werking van de interne consultants bij de projecten van S&L.
- Het coördineren en bewaken van de goede contacten met externe partners (bv. Regie der Gebouwen, FOD P&O (Personeel en Organisatie), ABA (Aankoopbeleid en Advies), FOR (FOD overschrijdende raamcontracten), &) en met de externe consultants.
Alsprojectleiderinstaan voor de operationalisering van de BPR (Business process reengineering) S&L
teneinde
tot een maximale realisering te komen van de doelstellingen vastgelegd in de BPR S&L
Voorbeelden van taken
- Het opmaken en beheren van de verschillende projecten S&L
- Het implementeren van de verschillende werkprocessen vastgelegd in de BPR S&L
- Het samenstellen en managen van projectteams
- Het verzekeren van de samenwerking tussen interne en externe consultants en S&L-diensten
Alsdeskundigehet verlenen van advies en deelnemen aan de onderhandelingen van belangrijke contracten
teneinde
een uniform en consequent beleid te garanderen.
Voorbeelden van taken
- Het bepalen van een aankooppolitiek en aankoopstrategie.
- Het voorzitten van de werkgroep aankoopbeleid en andere werkgroepen in het kader van de operationalisering van de BPR S&L.
- Het onderhandelen van belangrijke contracten (bv. de Post, de aankoop van meubilair, &).
- Het verlenen van advies en feedback zowel binnen de stafdienst S&L als aan de andere staf- en lijndiensten.
- Het onderhouden van de nodige contacten om de kennis van het vakgebied te behouden en te vergroten.
Alsvertegenwoordigerdeelnemen aan overlegorganen zowel intern als extern
teneinde
de FOD te vertegenwoordigen inzake materies die tot het actiedomein van de stafdienst S&L behoren.
Voorbeelden van taken
- Het uitoefenen van de bevoegdheden van de minister en de voorzitter van het directiecomité in die materies waar delegatie is verleend bij ministerieel besluit.
- Deel uitmaken van de overkoepelende S&L-adviesorganen.
- Meewerken aan de ontwikkeling van een algemeen S&L-beleid voor de federale overheid.
- Het doorgeven van goede praktijken aan andere overheden.
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter van het directiecomité
De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- alle materies waarin delegatie is verleend (ministerieel besluit),
- permanente delegatie om overeenkomsten af te sluiten die niet hoger zijn dan 67.000 euro (excl. BTW), ingeval van afwezigheid van de minister of van de voorzitter van het directiecomité is reeds delegatie verleend voor uitgaven hoger dan 67.000 euro
- de organisatie van de stafdienst S&L.
De functie moet autorisatie vragen voor
- verrichtingen die buiten de door de delegatie geregelde zaken vallen en behoren tot het bevoegdheidsdomein van de voorzitter en andere staf- en lijndiensthoofden
Impact
Totaal werkbudget entiteit
118.213.000 euro
Eigen werkbudget
Permanente delegatie om overeenkomsten af te sluiten die niet hoger zijn dan 67.000 euro (excl. BTW), ingeval van afwezigheid van de minister of van de voorzitter van het directiecomité is reeds delegatie verleend voor uitgaven hoger dan 67.000 euro.
Andere kwantitatieve gegevens
1. De stafdienst S&L staat in voor de logistieke ondersteuning van ongeveer 32.000 personeelsleden van de FOD Financiën en beheert ongeveer 500 gebouwen verspreid over het ganse land.
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Aan de geldende wetgeving en regelgeving.
- Aan het burgerlijk, handels-, administratief, gerechtelijk en strafwetboek.
- Regelgeving inzake overheidsopdrachten (ARAB, rijkscomptabiliteit)
Welke vernieuwingen
- Verbetering van de bestaande werkprocedures.
- Gebruik van moderne en innoverende producten en technologieën.
- Openstaan voor maatschappelijke hervormingen.
Gebaseerd op welk referentiekader
- Het verwezenlijken van de doelstellingen zoals bepaald in het strategisch plan S&L en de operationalisering van de BPR S&L.
|