Departementshoofd patrimoniumdocumentatie (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DFI152
Niveau: A
Klasse : A5 Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden Beroepscategorie : 05. Fiscaliteit (FI)
Doel van de functie
Het bepalen van de doelstellingen van een stafdirectie "Doelgroepenstrategie" van de pijler "Rechtszekerheid" of "Metingen & Evaluaties" van de entiteit "Patrimoniumdocumentatie" (om de interacties met de burgers te organiseren, zowel op het vlak van de dienstverlening als op het vlak van de evaluaties, controle, inning of invordering), dit alles in functie van de beleidsprioriteiten van de FOD Financiën in het algemeen, van de N-2 manager (administrateur-generaal) "Patrimoniumdocumentatie" en van de N-2 manager (administrateur-generaal) "Belastingen en invordering" voor de diensten die door "Patrimoniumdocumentatie" aan deze entiteit worden verzekerd; het opnemen van de met deze doelstellingen gepaard gaande eindverantwoordelijkheid; en het dienovereenkomstig leiden van de stafdirectie
teneinde
de doelstellingen van de stafdirectie effectief en efficiënt te bereiken.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendehet motiveren, evalueren en leiden van de verschillende afdelingshoofden van de stafdienst
teneinde
ieder van hen een optimale bijdrage te laten leveren
Voorbeelden van taken
- het wegwerken van alle oorzaken van demotivatie
- handelen ten behoeve van individuele personen en van het team
- het betrekken van de medewerkers door te delegeren
- deelnemen aan seminaries inzake opleiding en persoonlijke coaching
Alsspecialisthet bepalen van de doelstellingen en prioriteiten van de stafdirectie "Doelgroepenbeheer" van de pijler "Rechtszekerheid" zoals bijvoorbeeld het inkorten van de tijd om bepaalde documentaties te voltooien en doelgericht bepalen welke aangiften van nalatenschap moeten worden gecontroleerd; alsook van de stafdirectie "Doelgroepenbeheer" van de pijler "Metingen & Evaluaties", zoals bijvoorbeeld het doelgericht bepalen van de dossiers betreffende onroerende goederen waarvan de verkoopwaarde, de huurwaarde en de bouwwaarde moeten worden gecontroleerd, en het doelgericht bepalen van de percelen die al dan niet opnieuw moeten worden opgemeten
teneinde
deze door te geven aan de afdelingshoofden van de stafdienst en de stafdirectie te helpen de entiteit zo goed mogelijk te laten functioneren
Voorbeelden van taken
- het bestuderen van het algemeen beleidsplan en de door het management verwachte resultaten
- het opvolgen van de ontwikkelingen in de maatschappij, de politiek en de externe omgeving
Alsorganisatorbepalen waartoe de afdelingshoofden van zijn/haar directie moeten worden aangemoedigd, zoals bijvoorbeeld het organiseren van vergaderingen, overleg, enz.
teneinde
de vastgestelde doelstellingen te bereiken en duidelijke richtlijnen aan zijn/haar medewerkers te geven
Voorbeelden van taken
- het uitwerken van methodes om de resultaten te behalen
Alsplannertoelichten in een beheersplan welke projecten door de afdelingshoofden van de stafdienst moeten worden ontwikkeld en het verdelen van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan onder hen
teneinde
ervoor te zorgen dat die projecten goed en volledig worden uitgevoerd
Voorbeelden van taken
- het opstellen van een beheersplan
- het organiseren van vergaderingen met de afdelingshoofden
- het toewijzen van taken aan alle afdelingen
- zorgen voor een permanent contact met de afdelingshoofden
Alscontroleurinstaan voor de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het werk dat door de afdelingshoofden van de stafdienst en eventueel door hun medewerkers wordt verricht
teneinde
de verwezenlijking van de doelstellingen te beoordelen op basis van de vastgestelde doelstellingen en de hiervoor beschikbaar gestelde middelen
Voorbeelden van taken
- het regelmatig bestuderen van de boordtabel van zijn/haar afdeling
- het trekken van conclusies en het inwinnen van inlichtingen bij de afdelingshoofden
- aanzetten tot het zoeken van oplossingen die voor verbetering zorgen
- het erkennen en waarderen van de inspanningen en positieve resultaten
Alscontactpersoonhet leggen van de nodige interne en externe formele en informele contacten, onder andere inzake richtlijnen, enz., van de stafdiensten van niveau N-1 (strategie en exploitatie, enz.), inzake de samenwerking met de gewestelijke diensten, inzake de communicatie met de doelgroepen, enz.
teneinde
op de hoogte te blijven van de recentste ontwikkelingen in het activiteitendomein en te zorgen voor een goede relatie tussen zijn/haar directie en de andere organisatieniveaus, alsook de centrale en gewestelijke diensten te laten bijdragen tot het onderhouden van contacten met de doelgroepen waardoor deze een grotere "compliance" aan de dag leggen (instemming met de belasting)
Voorbeelden van taken
- zich spontaan richten tot deskundigen om op de hoogte te blijven
- het vertegenwoordigen van zijn directie tijdens interne en externe vergaderingen
- deelnemen aan conferenties, congressen, enz.
- zorgen dat de verzamelde informatie onder de medewerkers wordt verspreid
Alsverslaggeverinstaan voor regelmatige en gerichte feedback over de activiteiten en resultaten van de directie bij de stafdirecteurs "Functionele Expertise en Ondersteuning" en de stafdienst "Strategie, Exploitatie en Coördinatie" van de entiteit "Patrimoniumdocumentatie", bij de administrateur van de pijler (N-2) en bij de administrateur-generaal (N-1)
teneinde
hen toe te laten om ze te evalueren en in hun beheersbeleid te integreren
Voorbeelden van taken
- het opstellen van verslagen
- deelnemen aan vergaderingen
- zorgen voor informele ontmoetingen met de administrateur van de entiteit, de administrateur-generaal en zijn/haar staf
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
eigen FOD
|
schriftelijke vragen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
als dossier
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
federale instanties
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
collega's
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
buitenlandse overheden
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere gezagsniveaus
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
eigen FOD
|
schriftelijke adviezen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
federale instanties
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
collega's
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
buitenlandse overheden
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
andere gezagsniveaus
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
hiërarchisch: de administrateur "Metingen & Evaluaties" of "Rechtszekerheid"; functioneel: de stafdirecteur "Strategie, Exploitatie en Coördinatie"
111 VTE's (voltijds equivalent) in de pijler "Rechtszekerheid" (63 VTE's in de stafdienst en 48 VTE's in de operationele lijn); 214 VTE's in de pijler "Metingen & Evaluaties" (109 VTE's in de stafdienst en 105 VTE's in de operationele lijn)
De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het bepalen van de doelstellingen van de directie en de hiermee gepaard gaande eindverantwoordelijkheid in functie van de prioriteiten van de administrateur
- de aangelegenheden waarmee deze doelstellingen zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen worden bereikt, zoals bijvoorbeeld het ontwikkelen van een visie over de opdrachten van de directie en het doorgeven van die visie aan de medewerkers, de coaching van de medewerkers en het optimaliseren van de processen binnen de directie
- de (preventieve en remediërende) acties om de arbeidsomstandigheden binnen de directie te optimaliseren
- het opstarten, leiden, organiseren, plannen, verdelen en coördineren van de activiteiten (waaronder de acties om personeel en andere middelen in te zetten)
- de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het werk van de directie
- het onderhouden van de nodige interne en externe contacten om een juist beeld te krijgen van de organisatie en haar plaats binnen een ruime politieke en maatschappelijke context
De functie moet autorisatie vragen voor
- de aangelegenheden die een invloed (kunnen) hebben op het beleid van het management en de FOD Financiën
- de aangelegenheden m.b.t. de werking van de directie, maar waarbij andere entiteiten uit functioneel oogpunt moeten worden betrokken (dit kan zich voordoen voor bepaalde aspecten inzake personeel, organisatie, ICT, enz.)
- de aangelegenheden die betrekking hebben op processen waarvan de impact de directie overstijgt (bv. bij het hertekenen van processen, enz.)
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. Rechtszekerheid: de kost van de 111 VTE's onder leiding van de functie voor de directie "Doelgroepenbeheer" en van de uitrusting van de directie (ICT, enz.); Metingen & Evaluatie: de kost van de 214 VTE's onder leiding van de functie voor de directie "Doelgroepenbeheer" en van de uitrusting van de directie (ICT, enz.)
2. een indirecte invloed op de fiscale ontvangsten in die mate dat er ondersteuning wordt geboden aan de functionele activiteiten en dat er richting aan wordt gegeven; in de directie "Doelgroepenstrategie": door het gericht verzamelen en beheren van fiscale gegevens, gericht risicobeheer, de gerichte bepaling van de controleaanpak, de gerichte selectie en planning van de fiscale controles, het gericht beheer van controlemodellen, de gerichte dienstverlening aan en de communicatie met de (fiscale) doelgroepen
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de richtlijnen, instructies en (fiscale en niet-fiscale) wetgeving betreffende de betrokken pijler ("Rechtszekerheid" of "Metingen & Evaluaties") en deze betreffende de werking van de directie en haar personeel
- het algemeen beleid van het management en van het management N-2 in het bijzonder
Welke vernieuwingen
- het bepalen van de doelstellingen van de directie in functie van de beleidsprioriteiten van het management N-2 en de FOD Financiën
- alle aangelegenheden op basis waarvan deze doelstellingen zo efficïent en effectief mogelijk kunnen worden bereikt, zoals het optimaliseren van de processen binnen de directie; het ondernemen van (preventieve en remediërende) acties om de arbeidsomstandigheden binnen de directie te optimaliseren; het opstarten, leiden, organiseren, plannen, verdelen en coördineren van de activiteiten (waaronder de acties om personeel en materiële middelen in te zetten); het kwalitatief en kwantitatief opvolgen van de werkzaamheden; het ontwikkelen van een visie over de opdrachten van de directie en het doorgeven van die visie aan de medewerkers; en het leiden en opvolgen ("coachen", enz.) van de medewerkers
Gebaseerd op welk referentiekader
- de bepaling en realisatie van de doelstellingen van de afdeling
|