Afdrukken

Attaché beheer vereffeningen (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB043

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Zorgen voor een efficiënte opvolging van de uit te voeren betalingsdossiers ingevolge de opdrachten voor aanneming van werken, diensten en leveringen en het controleren van de betalingen in handen van derden

teneinde

de betalingen uit te voeren met inachtneming van de wetgeving, reglementering en budgettaire beperkingen

 

Resultaatgebieden
Als
verantwoordelijke
    het opvolgen van de activiteiten van de entiteit die belast is met de vereffening, het nazicht en de opvolging van de betalingsdossiers die moeten uitgevoerd worden ingevolge de opdrachten voor aanneming van werken, diensten en leveringen en meer in het bijzonder de betalingen in handen van derden

teneinde

    op de goede uitvoering van de betalingen te letten.

 

Voorbeelden van taken
  • aandacht hebben voor de evolutie van de behoeftes en het voorstellen van de nodige aanpassingen voor de werkmiddelen
  • het onderhouden van contacten met advocaten, curators en onderaannemers
  • het opstellen van de nodige correspondentie, het ondertekenen van brieven die de Regie verbinden
  • het controleren van de facturen

 

Als
controleur
    het toepassen en doen toepassen van de richtlijnen en instructies evenals de reglementering en wetgeving betreffende de behandelde materies

teneinde

    een uitvoering van de taken volgens de regels garanderen.

 

Voorbeelden van taken
  • het analyseren en controleren van de dossiers die worden voorgelegd door de diensten en behandeld door de medewerkers, het vragen van aanpassingen of aanvullende documenten en het vragen van verantwoordingen in geval van betwiste uitgaven
  • ervoor zorgen dat men beschikt over volledige dossiers met het oog op de tussenkomst van de controleorganismen
  • het uitvoeren van een kwaliteitscontrole

 

Als
kennisbeheerder
    zich op de hoogte houden van de rechtspraak, de budgettaire en boekhoudkundige wetgeving en reglementering inzake de rijksbegroting, de administratieve en budgettaire controle en de overheidsopdrachten

teneinde

    relevante en belangrijke informatie te bezorgen aan de medewerkers, andere diensten en organisaties.

 

Voorbeelden van taken
  • het volgen van de evolutie, interpreteren en meedelen van relevante informatie aan de medewerkers en indien nodig aan de diensten
  • het interpreteren van de richtlijnen en de budgettaire en boekhoudkundige reglementeringen die afkomstig zijn van de FOD Budget en Beheerscontrole in functie van de bijzonderheden die eigen zijn aan de Regie der Gebouwen
  • opzoekingen doen in het Belgisch Staatsblad
  • het schrijven van voorlichtingsnota's voor de andere medewerkers, enz.

 

Als
adviseur
    het geven van adviezen aan de diensten en administraties van de parastatale

teneinde

    zijn/haar deskundigheid te benutten en over te dragen.

 

Voorbeelden van taken
  • antwoorden op de vragen van derden, schuldeisers, klanten en andere administraties evenals controle-instanties
  • op gedetailleerde wijze antwoorden op de vragen van de medewerkers
  • het geven van begeleiding en steun aan de medewerkers via zijn/haar kennis
  • het vinden van een oplossing voor complexe problemen die worden voorgelegd door externe of interne personen van de Regie

 

Als
coach
    alles in het werk stellen en adviezen geven aan de leden van de cel

teneinde

    bij te dragen aan hun ontwikkeling.

 

Voorbeelden van taken
  • het begeleiden, ondersteunen en stimuleren van elke persoon
  • het geven van opbouwende feedback, zowel positieve als negatieve, over hun werkwijze
  • het integreren van elke medewerker op de meest efficiënte wijze in de dienst zodat hij/zij voldoening en waardering vindt in zijn/haar werk

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

leidende instanties

aanvraag informatie en advies

mondeling of schriftelijk

ad hoc

diensthoofden van de afdeling

informatie en advies

mondeling of schriftelijk

ad hoc

buitendiensten

aanvraag informatie en advies

mondeling of schriftelijk

ad hoc

Rekenhof

aanvraag informatie en advies

mondeling of schriftelijk

ad hoc

juridische dienst

vonnissen en transacties

mondeling of schriftelijk

wekelijks

advocaten, curators

vragen

mondeling of schriftelijk

wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

leidende instanties

verslagen, adviezen, tabellen

schriftelijk

ad hoc

diensthoofden van de afdeling

informatie en adviezen

mondeling of schriftelijk

dagelijks

buitendiensten

informatie en adviezen

mondeling of schriftelijk

wekelijks

Rekenhof

verslagen, tabellen, adviezen

mondeling of schriftelijk

ad hoc

Klanten

aanvraag informatie

schriftelijk

wekelijks

schuldeisers

aanvraag informatie

schriftelijk

wekelijks

advocaten, curators

antwoorden of informatie

schriftelijk

wekelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

het diensthoofd beheer vereffeningen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • het beheer en de optimale organisatie van de cel van de medewerkers met inbegrip van de behandeling van bijzondere gevallen en de betalingen in handen van derden
  • correspondentie en interne en externe relaties

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • bijzonder belangrijke gevallen en standpunten die moeten bekrachtigd worden door het diensthoofd of het afdelingshoofd.
  • De instemming vragen wat betreft nieuwe procedures of delicate dossiers of wanneer iets ongewoons wordt vastgesteld.

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • wetgeving, reglementering en omzendbrieven inzake begroting en boekhouding, administratieve en budgettaire controle, wetgeving inzake overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen
  • de functie bestaat erin te waken over de naleving van de regels zowel met stiptheid als souplesse, en de betalingstermijnen zo veel mogelijk in te korten. De moderniseringsactie is beperkt tot de werkmiddelen en de gebruikte interne databanken.

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • ervaring, informaticadienst

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.