Attaché beheer vereffeningen (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB043
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Dossierbeheerders Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Zorgen voor een efficiënte opvolging van de uit te voeren betalingsdossiers ingevolge de opdrachten voor aanneming van werken, diensten en leveringen en het controleren van de betalingen in handen van derden
teneinde
de betalingen uit te voeren met inachtneming van de wetgeving, reglementering en budgettaire beperkingen
Resultaatgebieden
Alsverantwoordelijkehet opvolgen van de activiteiten van de entiteit die belast is met de vereffening, het nazicht en de opvolging van de betalingsdossiers die moeten uitgevoerd worden ingevolge de opdrachten voor aanneming van werken, diensten en leveringen en meer in het bijzonder de betalingen in handen van derden
teneinde
op de goede uitvoering van de betalingen te letten.
Voorbeelden van taken
- aandacht hebben voor de evolutie van de behoeftes en het voorstellen van de nodige aanpassingen voor de werkmiddelen
- het onderhouden van contacten met advocaten, curators en onderaannemers
- het opstellen van de nodige correspondentie, het ondertekenen van brieven die de Regie verbinden
- het controleren van de facturen
Alscontroleurhet toepassen en doen toepassen van de richtlijnen en instructies evenals de reglementering en wetgeving betreffende de behandelde materies
teneinde
een uitvoering van de taken volgens de regels garanderen.
Voorbeelden van taken
- het analyseren en controleren van de dossiers die worden voorgelegd door de diensten en behandeld door de medewerkers, het vragen van aanpassingen of aanvullende documenten en het vragen van verantwoordingen in geval van betwiste uitgaven
- ervoor zorgen dat men beschikt over volledige dossiers met het oog op de tussenkomst van de controleorganismen
- het uitvoeren van een kwaliteitscontrole
Alskennisbeheerderzich op de hoogte houden van de rechtspraak, de budgettaire en boekhoudkundige wetgeving en reglementering inzake de rijksbegroting, de administratieve en budgettaire controle en de overheidsopdrachten
teneinde
relevante en belangrijke informatie te bezorgen aan de medewerkers, andere diensten en organisaties.
Voorbeelden van taken
- het volgen van de evolutie, interpreteren en meedelen van relevante informatie aan de medewerkers en indien nodig aan de diensten
- het interpreteren van de richtlijnen en de budgettaire en boekhoudkundige reglementeringen die afkomstig zijn van de FOD Budget en Beheerscontrole in functie van de bijzonderheden die eigen zijn aan de Regie der Gebouwen
- opzoekingen doen in het Belgisch Staatsblad
- het schrijven van voorlichtingsnota's voor de andere medewerkers, enz.
Alsadviseurhet geven van adviezen aan de diensten en administraties van de parastatale
teneinde
zijn/haar deskundigheid te benutten en over te dragen.
Voorbeelden van taken
- antwoorden op de vragen van derden, schuldeisers, klanten en andere administraties evenals controle-instanties
- op gedetailleerde wijze antwoorden op de vragen van de medewerkers
- het geven van begeleiding en steun aan de medewerkers via zijn/haar kennis
- het vinden van een oplossing voor complexe problemen die worden voorgelegd door externe of interne personen van de Regie
Alscoachalles in het werk stellen en adviezen geven aan de leden van de cel
teneinde
bij te dragen aan hun ontwikkeling.
Voorbeelden van taken
- het begeleiden, ondersteunen en stimuleren van elke persoon
- het geven van opbouwende feedback, zowel positieve als negatieve, over hun werkwijze
- het integreren van elke medewerker op de meest efficiënte wijze in de dienst zodat hij/zij voldoening en waardering vindt in zijn/haar werk
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
leidende instanties
|
aanvraag informatie en advies
|
mondeling of schriftelijk
|
ad hoc
|
diensthoofden van de afdeling
|
informatie en advies
|
mondeling of schriftelijk
|
ad hoc
|
buitendiensten
|
aanvraag informatie en advies
|
mondeling of schriftelijk
|
ad hoc
|
Rekenhof
|
aanvraag informatie en advies
|
mondeling of schriftelijk
|
ad hoc
|
juridische dienst
|
vonnissen en transacties
|
mondeling of schriftelijk
|
wekelijks
|
advocaten, curators
|
vragen
|
mondeling of schriftelijk
|
wekelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
leidende instanties
|
verslagen, adviezen, tabellen
|
schriftelijk
|
ad hoc
|
diensthoofden van de afdeling
|
informatie en adviezen
|
mondeling of schriftelijk
|
dagelijks
|
buitendiensten
|
informatie en adviezen
|
mondeling of schriftelijk
|
wekelijks
|
Rekenhof
|
verslagen, tabellen, adviezen
|
mondeling of schriftelijk
|
ad hoc
|
Klanten
|
aanvraag informatie
|
schriftelijk
|
wekelijks
|
schuldeisers
|
aanvraag informatie
|
schriftelijk
|
wekelijks
|
advocaten, curators
|
antwoorden of informatie
|
schriftelijk
|
wekelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd beheer vereffeningen
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het beheer en de optimale organisatie van de cel van de medewerkers met inbegrip van de behandeling van bijzondere gevallen en de betalingen in handen van derden
- correspondentie en interne en externe relaties
De functie moet autorisatie vragen voor
- bijzonder belangrijke gevallen en standpunten die moeten bekrachtigd worden door het diensthoofd of het afdelingshoofd.
- De instemming vragen wat betreft nieuwe procedures of delicate dossiers of wanneer iets ongewoons wordt vastgesteld.
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- wetgeving, reglementering en omzendbrieven inzake begroting en boekhouding, administratieve en budgettaire controle, wetgeving inzake overheidsopdrachten
Welke vernieuwingen
- de functie bestaat erin te waken over de naleving van de regels zowel met stiptheid als souplesse, en de betalingstermijnen zo veel mogelijk in te korten. De moderniseringsactie is beperkt tot de werkmiddelen en de gebruikte interne databanken.
Gebaseerd op welk referentiekader
- ervaring, informaticadienst
|