Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO011

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Tenir à jour l'agenda de l'utilisation du Palais d'Egmont et du château de Val Duchesse par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement ou par des tiers

afin de

disposer d'un aperçu complet des activités planifiées au niveau du calendrier et de l'occupation des locaux

 

Organiser et coordonner la préparation de conférences internationales au niveau ministériel, de dîners, de réceptions et d'autres évènements qui s'y déroulent et se charger du suivi de leur exécution

afin de

assurer le bon déroulement de ces activités dans le respect des locaux alloués, de même que mettre à la disposition de tous les intéressés l'information et les instructions relatives à la préparation et au déroulement de l'événement

 

Suivre les implications budgétaires de ces activités

afin de

gérer les coûts, de la manière la plus rentable possible, de la propre utilisation par le SPF et s'assurer, dans le cadre de l'utilisation par des tiers, que les coûts supplémentaires engendrés par cette utilisation ne pèsent pas sur les budgets du SPF

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

gérer l'agenda, l'utilisation des salles et salons, ainsi que les dossiers individuels par évènement

afin de

coordonner la planification et le déroulement de tous les évènements et d'en assurer leur bonne exécution

 

Exemples de tâches

• tenir à jour l'agenda au niveau de l'occupation du lieu et être la personne de contact pour chaque nouvelle demande d'utilisation

• être la personne de contact en ce qui concerne les dispositions pratiques et les conditions d'utilisation pour le SPF et les organisateurs tiers

• tenir à jour les dossiers pour chaque évènement

• organiser des réunions de coordination concernant l'agenda avec toutes les personnes concernées du service P&S4 (intendante du palais et du centre de conférence, maître d'hôtel, personnel de cuisine, collaborateur)

 

En tant que

organisateur

établir, pour les évènements organisés par le SPF, la planification de l'organisation pratique des préparatifs et du déroulement, transmettre l'information et les directives à tous les acteurs concernés et suivre l'exécution

afin de

en assurer le bon déroulement

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions avec d'éventuels autres services organisateurs du SPF en ce qui concerne le but, le calendrier, l'organisation pratique, le budget, etc.

• établir des contacts au sein du SPF avec les cabinets ministériels, le service de presse, le service de sécurité, les services logistiques, etc.

• se charger des contacts avec les services de fournitures

• élaborer le scénario de l'exécution pratique, à savoir le calendrier de la préparation et du déroulement de l'évènement, en indiquant les installations concernées dans les différents espaces, les besoins en termes de personnel, de fournisseurs et de services, de même que transmettre ce scénario à toutes les personnes concernées (chef de service Protocole et Sécurité, équipe P&S4, service de sécurité, dispatching, etc.)

• suivre l'exécution et résoudre les problèmes éventuels survenant au cours de l'évènement

 

En tant que

coordinateur

établir la planification de la préparation et de l'exécution des évènements organisés par des tiers (autres ministres, institutions internationales), en collaboration avec l'organisateur tiers, ainsi que transmettre l'information et les directives à toutes les personnes concernées et suivre l'exécution

afin de

en assurer le bon déroulement

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions de coordination avec l'organisateur tiers, relativement à l'évènement (communication des règles et des frais liés à l'utilisation, discussion du déroulement et de l'exécution pratique)

• assurer le suivi avec l'organisateur tiers et transmettre des informations importantes aux intéressés au sein du SPF (chef de service, sécurité, presse, cabinets, etc.)

• organiser des réunions de coordination avec l'équipe P&S4 concernant l'organisation pratique, le calendrier et la répartition des tâches pour toutes les personnes concernées

• élaborer et transmettre un calendrier interne de préparation et d'exécution à toutes les personnes concernées

• vérifier le bon déroulement et résoudre les problèmes éventuels survenant au cours de l'évènement

 

En tant que

coordinateur

organiser régulièrement des réunions avec les responsables du service

afin de

parvenir à une bonne coopération entre les différents services

 

Exemples de tâches

• discuter des problèmes organisationnels avec les responsables et chercher des solutions

• passer des accords clairs avec chaque responsable quant aux tâches que doit remplir l'équipe de l'intéressé

 

En tant que

gestionnaire budgétaire

superviser les aspects budgétaires des activités

afin de

gérer au mieux le budget du SPF

 

Exemples de tâches

• veiller aux contacts avec les fournisseurs

• demander des offres de prix aux fournisseurs

• établir le calcul des frais

• facturer l'utilisation aux tiers dans le cas où l'utilisation par ceux-ci a engendré des frais supplémentaires

 

En tant que

dirigeant

assurer la gestion du service

afin de

remplir de manière optimale les tâches exigées

 

Exemples de tâches

• organiser le travail

• superviser les activités des collaborateurs

• assurer l'encadrement matériel nécessaire

• appliquer les cercles de développement

• défendre les intérêts du service vis-à-vis de la hiérarchie

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président (N), le chef du protocole (N-1)

l'adjoint du chef du protocole en charge des visites et de la sécurité (N-2)

 

La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.