Identificatie van de functie

Functiecode : DLO011

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het bijhouden van de agenda van het gebruik van het Egmontpaleis en Hertoginnedal door de FOD Buitenlandse Zaken of door derden

teneinde

te beschikken over een volledig overzicht van de geplande activiteiten met de tijdsplanning en bezetting van de lokalen

 

Het organiseren en coördineren van de voorbereiding van internationale conferenties op ministerieel niveau, diners, recepties en andere evenementen die er plaatsvinden en het opvolgen van de uitvoering ervan

teneinde

een goed verloop te verzekeren van deze activiteiten met respect voor de gebruikte locatie en alle betrokkenen in het bezit te stellen van de nodige informatie en instructies in verband met de voorbereiding en het verloop van het evenement.

 

Het opvolgen van de budgettaire implicaties van deze activiteiten

teneinde

de kosten bij eigen gebruik door de FOD zo laag mogelijk te houden en bij gebruik door derden ervoor te zorgen dat de extra kosten die dit gebruik met zich meebrengt niet ten laste vallen van de eigen budgetten.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

het beheren van de agenda van het gebruik van de zalen en salons en van individuele dossiers per evenement

teneinde

de planning en het verloop van alle evenementen te coördineren en een goede uitvoering ervan te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Het bijhouden van de agenda met de bezetting en de contactpersoon voor nieuwe aanvragen voor gebruik

• Contactpersoon zijn i.v.m. de praktische schikkingen en gebruiksnormen voor de eigen FOD en voor derden

• Het bijhouden van dossiers per evenement

• Het beleggen van coördinatievergaderingen i.v.m. de agenda met alle betrokken personen P&S4 (intendanten paleis en conferentiecentrum, hofmeesters, keuken, algemeen medewerker)

 

Als

organisator

bij evenementen georganiseerd door de eigen FOD: het opstellen van de planning van de praktische organisatie van de voorbereiding en het verloop, het doorgeven van informatie en richtlijnen aan alle betrokkenen en het opvolgen van de uitvoering

teneinde

een goed verloop ervan te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Het houden van vergaderingen met de eventueel andere organiserende dienst van de FOD i.v.m. opzet, tijdsplanning, praktische organisatie, budget, enz.

• Het leggen van contacten binnen de FOD met ministeriële kabinetten, de persdienst, de veiligheidsdienst, logistieke diensten, enz.

• Het leggen van contacten met de toeleveringsdiensten

• Het houden van coördinatievergaderingen met het team P&S4 i.v.m. de praktische organisatie, tijdsplanning en taakverdeling voor alle betrokken personen

• Het uitwerken van het scenario voor de praktische uitvoering: tijdsplanning van de voorbereiding en het verloop van het evenement, met opgave van de installaties in de verschillende ruimtes, de noodwendigheden van het personeel, de leveranciers en de diensten. Het doorgeven van dit scenario aan alle betrokken personen (Diensthoofd P&S (Protocol en Veiligheid), team P&S4, veiligheid, dispatching, enz.)

 

Als

coördinator

bij evenementen georganiseerd door derden (andere ministers, internationale instellingen): in samenwerking met de deze organisator het opstellen van de planning van de voorbereiding en uitvoering, het doorgeven van informatie en richtlijnen aan alle betrokkenen en het opvolgen van de uitvoering

teneinde

een goed verloop ervan te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Het beleggen van coördinatievergaderingen met de organisator i.v.m. het evenement: het meedelen van de normen en kosten verbonden aan het gebruik, de bespreking van het verloop en de praktische uitwerking

• Het verder opvolgen met de organisator en het doorgeven van belangrijke informatie aan de betrokkenen binnen de eigen FOD (diensthoofd, veiligheid, pers, kabinetten, enz.)

• Het beleggen van coördinatievergaderingen met het team P&S4 i.v.m. de praktische organisatie, tijdsplanning en taakverdeling voor alle betrokken personen

• Het uitwerken en doorgeven van de interne planning van de voorbereiding en uitvoering ten behoeve van alle betrokken personen

• Het opvolgen van het goede verloop van en het opvangen van eventuele problemen tijdens het evenement

 

Als

coördinator

het regelmatig organiseren van vergaderingen met de verantwoordelijken van de dienst

teneinde

een goede samenwerking tussen de verschillende diensten te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• Het samen met de verantwoordelijken bespreken van organisatorische problemen en het zoeken naar oplossingen

• Het maken van duidelijke afspraken met elke verantwoordelijke i.v.m. de taken uit te voeren door het team van de betrokkene

 

Als

budgetbeheerder

het opvolgen van de budgettaire aspecten van de activiteiten

teneinde

het budget van de eigen FOD goed te beheren

 

Voorbeelden van taken

• Contacten leggen met leveranciers

• Het vragen van prijsoffertes aan leveranciers

• Het opmaken van de kostenberekening

• Bij gebruik door derden de extra kosten van het gebruik laten factureren aan de betrokken gebruiker

 

Als

leidinggevende

het verzekeren van het beheer van de dienst

teneinde

optimaal de vereiste taken te vervullen

 

Voorbeelden van taken

• Het organiseren van het werk

• Het superviseren van de werkzaamheden van de medewerkers

• Zorgen voor de nodige materiële omkadering

• Het toepassen van de ontwikkelcirkels

• Het verdedigen van de belangen van de dienst tegenover de hiërarchie

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter N

de adjunct-protocolchef bezoeken en veiligheid N-2

 

De functie leidt : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.