Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA192

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Diriger le service comptabilité, le service de sécurité sociale (perception des cotisations) et le service de personnel de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des Marins (CSPM), ainsi que donner des conseils au directeur quant à l'exécution des missions statutaires de l'institution

afin de

contribuer au bon fonctionnement de l'organisation

 

Finalités

En tant que

coordinateur

organiser et coordonner le fonctionnement du service de comptabilité, du service de sécurité sociale et du service de personnel, de même que coordonner les processus au sein de ces services

afin de

garantir le fonctionnement optimal de ces services

 

Exemples de tâches

• planifier et répartir les travaux entre les services

• planifier et organiser la collaboration de tous les intéressés (services comptables, services de paiement, management, instances de contrôle, etc.)

• évaluer et optimiser tous les processus conceptuels et administratifs

• contrôler le rapportage interne et externe

• organiser et coordonner la communication dans l'organisation et celle relative aux autres intéressés

 

En tant que

dirigeant

diriger une équipe, en encadrant et en motivant

afin de

garantir que l'équipe livre un résultat de travail optimal et assurer le suivi et le développement de chacun

 

Exemples de tâches

• guider, suivre et évaluer les collaborateurs

• veiller à la pertinence et à la qualité du travail fourni

• accompagner et encadrer les collaborateurs

 

En tant que

expert/spécialiste

traiter les dossiers les plus difficiles et/ou les dossiers de synthèse, prendre les décisions urgentes, constituer les principaux dossiers budgétaires et donner des conseils au responsable de la CSPM

afin de

garantir l'avancement des processus et fournir au management toutes les informations nécessaires quant à l'emploi des moyens et l'exécution des missions statutaires de l'organisation

 

Exemples de tâches

• rédiger des rapports financiers et comptables

• soutenir les entités de l'organisation et de l'administration lors de l'analyse et/ou de la composition d'un dossier pour lequel une expertise approfondie est requise

• participer à la préparation, à l'exécution et au contrôle budgétaire

• dresser les comptes annuels

• donner des conseils sur les différentes matières traitées (comptabilité, budget, perception des cotisations, etc.)

 

En tant que

expert en gestion de personnel

gérer les principaux processus de ressources humaines au sein de l'organisation

afin de

assister le management dans la gestion efficace du personnel, selon la réglementation en vigueur

 

Exemples de tâches

• gérer le processus de recrutement et de sélection

• gérer les descriptions de fonction

• gérer les cercles de développement

• coordonner le service en charge du calcul des salaires, des jours de congé, etc.

 

En tant que

formateur

offrir des formations adaptées aux collaborateurs de l'organisation

afin de

disposer de collaborateurs motivés et ayant une bonne formation

 

Exemples de tâches

• chercher la formation adéquate pour les intéressés, de concert avec ceux-ci et le management de ligne

• veiller éventuellement soi-même à la formation

• assurer également le premier accueil des nouveaux arrivants

 

En tant que

fonctionnaire d'information

informer le monde extérieur de l'organisation et diffuser des informations en dehors de celle-ci

afin de

garantir une communication et une diffusion optimales des informations

 

Exemples de tâches

• entretenir le site web

• diffuser et actualiser ce que l'on appelle les Instructions aux Armateurs

• répondre à toutes les questions possibles (y compris les questions parlementaires)

• diffuser des informations au sein de l'organisation, sur la nouvelle législation, les règlements et les circulaires

 

En tant que

secrétaire du comité de gestion

organiser le secrétariat du comité de gestion, préparer les réunions et suivre les décisions prises par ce dernier

afin de

garantir le fonctionnement optimal de ce comité

 

Exemples de tâches

• préparer les réunions (invitations, rédaction des notes, etc.)

• dresser les procès-verbaux lors des réunions

• suivre les décisions du comité de gestion (faire partie des instances au sein et en dehors de l'organisation, participer éventuellement à la rédaction des arrêtés royaux et ministériels à la suite des décisions du comité, etc.)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	demandes, informations	par lettre, e-mail, téléphone	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites	en tant que dossier	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	en tant que dossier	hebdomadaire
organisations/entreprises	demandes, informations	en tant que dossier	ad hoc
management	conseils, questions, décisions	contact personnel	quotidien
collaborateurs	questions, information, notes	contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	en tant que dossier	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions écrites	en tant que dossier	mensuel
organisations/entreprises	conseils écrits	en tant que dossier	mensuel
management	avis, questions	contact personnel	ad hoc
collaborateurs	instructions, questions, réponses	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	en tant que dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur de la CSPM

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation interne des services propres et leur fonctionnement

• l'organisation de la communication avec les différentes parties concernées

• des avis rendus par la fonction

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les modifications de l'organisation de service qui occasionnent des frais

• tout ce qui a un impact financier

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.600.000 EUR

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les règlements comptables au sein de l'Administration

• la réglementation relative au contrôle budgétaire

• le statut du personnel

• les autres législations et réglementations en matière de sécurité sociale

 

Quelles innovations

• optimisation des procédures existantes

• proposition de solutions de remplacement pour les procédures existantes

• moyen de rapportage pertinent pour l'exercice de la fonction

 

Sur base de quel cadre de référence

• la formation, l'expérience dans la fonction et dans les fonctions précédentes

 

Profil de compétences génériques

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