Identificatie van de functie

Functiecode : DSA192

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het leiden van de dienst boekhouding, de dienst sociale zekerheid (inning van bijdragen) en de personeelsdienst van de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden (HVKZ) en het verlenen van advies aan de directeur aangaande de uitvoering van de statutaire opdrachten van de instelling

teneinde

bij te dragen tot de goede werking van de organisatie.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het organiseren en coördineren van de werking van de dienst Boekhouding, de dienst Sociale Zekerheid en de personeelsdienst, alsook het coördineren van de processen binnen deze diensten

teneinde

de optimale werking van deze diensten te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het plannen en verdelen van de werkzaamheden binnen de diensten

• het plannen en organiseren van de samenwerking met alle betrokkenen (boekhoudkundige diensten, uitbetalingsdiensten, management, controlerende instanties, &)

• het evalueren en optimaliseren van alle inhoudelijke en administratieve processen

• het monitoren van de interne en externe rapportering

• het organiseren en coördineren van de communicatie binnen de organisatie en in relatie tot andere betrokkenen

 

Als

leidinggevende

leiding geven aan een team en coachend en motiverend optreden

teneinde

een optimaal werkresultaat van het team en de opvolging en ontwikkeling van iedereen te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het aansturen, opvolgen en evalueren van de medewerkers

• waken over de juistheid en de kwaliteit van het geleverde werk

• het begeleiden en coachen van medewerkers

 

Als

deskundige/specialist

het behandelen van de moeilijkste en/of samenvattende dossiers, het nemen van dringende beslissingen, het samenstellen van voornamelijk begrotingsdossiers en het verlenen van advies aan de verantwoordelijke van de HVKZ

teneinde

de voortgang van de processen te garanderen en het management alle nodige informatie te verstrekken inzake de aanwending van de middelen en de uitvoering van de statutaire opdrachten van de instelling.

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van boekhoudkundige en financiële verslagen

• het ondersteunen van de entiteiten van de organisatie en de overheid bij de analyse en/of samenstelling van een dossier waarvoor grondige expertise vereist is

• deelnemen aan de voorbereiding, uitvoering en controle van de begroting

• het opstellen van de jaarrekening

• het verlenen van advies over de verschillende behandelde materies (boekhouding, begroting, inning van de bijdragen, &)

 

Als

deskundige inzake personeelsbeheer

het beheren van de voornaamste HR-processen binnen de organisatie

teneinde

het management bij te staan in een efficiënt personeelsbeheer volgens de geldende reglementering

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van het proces van recrutering en selectie

• het beheren van functiebeschrijvingen

• het beheren van ontwikkelcirkels

• het coördineren van de dienst die instaat voor de loonberekening, vakantieregeling e.d.

 

Als

trainer/opleider

het aanbieden van de geschikte opleidingen aan de medewerkers van de organisatie

teneinde

over goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers te beschikken

 

Voorbeelden van taken

• het zoeken van de juiste opleiding voor de betrokkenen, samen met de betrokkenen en het lijnmanagement

• het eventueel zelf verzorgen van de opleiding

• ook het verzorgen van de eerste opvang voor nieuwkomers

 

Als

informatieambtenaar

het inlichten van de buitenwereld over de organisatie en het verspreiden van externe informatie binnen de organisatie

teneinde

een optimale communicatie en verspreiding van informatie te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het onderhouden van de website

• het verspreiden en actualiseren van de

• antwoorden op alle mogelijke vragen (incl. parlementaire vragen) van buiten de organisatie

• binnen de organisatie, het verspreiden van informatie over bv. de nieuwe wetgeving, reglementen en omzendbrieven

 

Als

secretaris van het beheerscomité

het organiseren van het secretariaat van het beheerscomité, het voorbereiden van de vergaderingen en het opvolgen van de beslissingen ervan

teneinde

een optimale werking van het beheerscomité te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van de vergaderingen (uitnodigingen, het opstellen van nota's, &)

• het maken van notulen tijdens de vergadering

• het opvolgen van beslissingen van het beheerscomité (meedelen aan de betrokken instanties binnen en buiten de organisatie, eventueel het mee opstellen van KB's en MB's als gevolg van beslissingen van het comité, &)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	vragen, informatie	per brief, e-mail, telefonisch	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	wekelijks
organisaties/ondernemingen	vragen, informatie	als dossier	ad hoc
management	adviezen, vragen, beslissingen	persoonlijk contact	dagelijks
medewerkers	vragen, informatie, nota's	persoonlijk contact	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	als dossier	wekelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier	maandelijks
management	adviezen, vragen	persoonlijk contact	ad hoc
medewerkers	instructies, vragen, antwoorden	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van de HVKZ

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de interne organisatie van de eigen diensten en hun werking

• de organisatie van de communicatie met de verschillende betrokken partijen

• de adviezen die hij/zij uitbrengt

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• wijzigingen in de dienstorganisatie die kosten met zich meebrengen

• alles wat een financiële impact heeft

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1600000

 

Eigen werkbudget

nihil

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• boekhoudkundige reglementen binnen de overheid

• regelgeving omtrent begrotingscontrole

• het personeelsstatuut

• andere wetgeving en reglementering op het vlak van de sociale zekerheid

 

Welke vernieuwingen

• optimalisering van bestaande procedures

• het aanbieden van alternatieven voor bestaande procedures

• rapporteringsmiddel dat relevant is voor het uitoefenen van de functie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de opleiding, de ervaring in de functie en in vorige functies

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.