Identificatie van de functie

Functiecode : IBB017

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Coördineren van de dienst die instaat voor de invoering van de procedures inzake beheerscontrole en die de opvolging uitvoert van de controlemethodologie

teneinde

het team Budget & Beheerscontrole (B&B) en het management een economisch en efficiënt gebruik van de beschikbare middelen, een adequate kennis en beheersing van de risico's, de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersinformatie, alsook de conformiteit met de van kracht zijnde wetgeving en reglementering te verzekeren

 

Resultaatgebieden

Als

expert

ontwikkelen en/of aanpassen van een beheerscontrolesysteem

teneinde

te komen tot betrouwbare controleprocessen

 

Voorbeelden van taken

• overleggen met de uitvoerende directies en adviseren van het management inzake de keuze van prestatie-indicatoren

• analyseren van de uitvoeringsprocessen en bepalen van het kader van de controle en de eraan verbonden risico's

• indien nodig, een externe hulp (consultant) laten tussenkomen teneinde hulp en bijstand te bieden voor de ontwikkeling

• begeleiden van pilootopdrachten en bijstaan van de zelfeveluatiegroep, om te waken over een homogene toepassing van de methode binnen alle diensten van de FOD of organisatie

• uitwerken van controlemaatregelen binnen de verschillende directoraten-generaal (DG) van de FOD of de organisatie, alsook bepalen van de indicatoren (ondersteuning of uitvoering)

 

Als

coördinator van de implementatie

coördineren van projectvergaderingen om de controlemethodologie te uniformeren binnen de verschillende uitvoerende diensten in een complexe context (zowel vanuit sociaal oogpunt, als door de aanwezigheid van verschillende partijen)

teneinde

een optimaal verloop van deze projecten mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• voorbereiden en actief leiden van de vergaderingen

• organiseren en leiden van werkgroepen

• evalueren en rapporteren aan het management en het auditcomité

• opstellen van een vademecum voor de beheerscontrole/de richtlijnen

• deelnemen aan informatiesessies met andere FOD's en in het bijzonder de FOD B&B, die de werking van het beheerscontrolesysteem m.b.t. het risicobeheer en de financiële controle van nabij opvolgt

 

Als

coördinator van de controle

verzekeren van de monitoring van de ingevoerde controlemethodologie en aanbrengen van de nodige correcties

teneinde

de effectieve toepassing van de processen en de kwaliteit van de beheerscontrole te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• plannen van de controles op het terrein

• controleren van de dossiers van de medewerkers en instaan voor bepaalde specifieke (gevoelige) dossiers

• rapporteren aan de verschillende directies van de problemen m.b.t. de bestudeerde dossiers

• rapporteren aan de directie en/of het auditcomité over de naleving van de controlenormen

• verzekeren van de overgang van de controles 'a priori' naar de controles 'a posteriori'

 

Als

leidinggevende

leiden, beheren en coördineren van de activiteiten van het personeel van de entiteit beheerscontrole

teneinde

de dienst optimaal te laten werken en het kennisniveau van de medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• vervullen van managementstaken m.b.t. de dienst (evaluatie van het personeel, taakverdeling, enz.)

• beheren van een klein team teneinde alle taken van de dienst te verzekeren

• organiseren van teamvergaderingen

• verzekeren van een goede samenwerking tussen de collega's via een adequate informatieoverdracht

• motiveren en begeleiden van de medewerkers

 

Als

strategisch adviseur

antwoorden op de verschillende vragen m.b.t. de specificiteit van de dienst

teneinde

de verantwoordelijken, de medewerkers van de FOD en externe derden te sensibiliseren en op te leiden op het vlak van de uitvoeringsprocessen en de beheerscontrole

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van voorstellen van richtlijnen t.b.v. het management

• antwoorden op parlementaire vragen

• verzekeren van de vertegenwoordiging in de werkgroepen en op externe vergaderingen

• advies geven teneinde een grotere responsabilisering van de directie en van het personeel van de FOD mogelijk te maken

• geven van informatiesessies, interne opleidingen, enz.

 

Als

projectleider

verzekeren van de coördinatie van meerdere kleine en grote projecten, eventueel met de hulp van een externe consultant

teneinde

het beheer van de FOD of de organisatie te verbeteren via een transparant en eenvormig werkproces

 

Voorbeelden van taken

• samenstellen en leiden van een projectteam om instrumenten, enz., te ontwikkelen

• uitwerken en opstellen van een strategisch plan dat de verschillende stappen bepaalt

• plannen van het project in de tijd en bepalen van het budget

• rapporteren over de voortgang van het (piloot-)project aan het management, dat hem/haar de noodzakelijke garantie biedt dat het systeem zodanig evolueert dat het efficiënt, doelmatig en aangepast blijft aan de veranderende omstandigheden

• instaan voor de regelmatige rapportering aan het auditcomité en de inspecteur van Financiën, teneinde de opvolging en de evaluatie van het risicobeheer te verzekeren

 

Als

intern adviseur

geven van advies aan de medewerkers en aan de chefs m.b.t. de specifieke en operationele materies

teneinde

hen relevante informatie te verschaffen en de praktijk van de beheerscontrole te laten ontwikkelen binnen de overheid

 

Voorbeelden van taken

• formuleren van schriftelijke of mondelinge algemene adviezen t.b.v. het management

• antwoorden op vragen van de consultants, externe controleurs, interne auditoren, enz., betreffende al wat tot het binnen de dienst behandelde domein behoort

• geven van specifiek technisch advies m.b.t. de dienst

• doorgeven van informatie aan de andere directoraten-generaal binnen de FOD of de organisatie

• faciliteren van de verspreiding van en de opleiding inzake beheerscontrole-instrumenten via de begeleiding van de partners binnen het project

 

Als

kennisbeheerder

actueel houden van de kennis en op de hoggte blijven van de laatste ontwikkelingen in het eigen werkdomein

teneinde

de kennis inzake de controle op een hoog niveau te houden

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan conferenties en vergaderingen teneinde zijn/haar kennis te vergroten

• deelnemen aan informatiesessies in samenwerking met andere FOD's of organisaties

• deelnemen aan overleg binnen zijn/haar technisch of reglementair expertisedomein met externe of privé-organen, teneinde informatie te bekomen

• overleggen met andere FOD's, in het bijzonder de FOD B&B en de externe controleorganen (Rekenhof, inspectie van Financiën, privésector, enz.)

• raadplegen van gespecialiseerde brochures, enz.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur B&B vanuit hiërarchisch oogpunt

het auditcomité vanuit functioneel oogpunt en het controleorgaan

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.