Identificatie van de functie

Functiecode : DSA158

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Op basis van zijn/haar gespecialiseerde kennis of ervaring ondersteuning verlenen aan de verantwoordelijke managementondersteuning - of rechtstreeks aan de manager - en dat op administratief, organisatorisch, inhoudelijk en/of beleidsvlak

teneinde

bij te dragen tot het bereiken van de doelstellingen van de dienst.

 

Resultaatgebieden

Als

dossiercoördinator

verdelen, analyseren en opvolgen van de dossiers die bestemd zijn voor de verantwoordelijke managementondersteuning of rechtstreeks voor de manager

teneinde

de manager te ondersteunen in zijn/haar beleid door gerichte informatie en dossiers aan hem/haar over te maken, steunend op de kennis en ervaring van de dossiercoördinator

 

Voorbeelden van taken

• toezicht houden op het dossierverkeer: centraliseren, verspreiden, coördineren, voorbereiden, onderzoeken, nazien, bespreken, enz., van dossiers

• plannen van opdrachten en de behandeling van dossiers, uitschrijven van richtlijnen; toezicht houden op de termijnen, procedures en vorm

• coördineren, overleg plegen met de stafdiensten en andere algemene directies, bevorderen van de samenwerking, de uitwisseling van informatie, vergaderingen organiseren, rapporten opstellen, het opvolgen van beslissingen, enz.

• richtlijnen/ instructies van de manager uitvoeren of toezien op de uitvoering; de verantwoordelijke managementondersteuning bijstaan in zijn/haar taak als kwaliteitsbeheerder door de kwaliteit van de uitgaande stukken mee op te volgen en de werkprocedures te evalueren en verbetervoorstellen te doen

• rapporteren aan de verantwoordelijke managementondersteuning/manager/medewerkers/diensten

 

Als

strategisch adviseur

meewerken aan de opstelling van de strategische doelstellingen en/of de actieplannen en dossiers behandelen

teneinde

de doelstellingen van de manager te helpen bepalen en bereiken

 

Voorbeelden van taken

• advies verlenen (schriftelijk en mondeling) bij het opstellen van de strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering ervan

• dossiers behandelen; advies verlenen (schriftelijk, mondeling, op vergaderingen), beantwoorden van vragen (van binnenshuis, van de voorzitter van het directiecomité, van de beleidsvoorbereidende cel, van buitenstaanders; parlementaire vragen, enz.)

• opvolgen van relevante reglementeringen en/of andere technische aspecten, desgevallend reglementeringen opstellen, enz.

• deelnemen aan projecten, werkgroepen, symposia, congressen, enz.

• ondersteunen en assisteren bij de invoering van nieuwe methodes en technieken

 

Als

teamverantwoordelijke/coach

zijn/haar ploeg van directe medewerkers begeleiden, sturen, motiveren, opvolgen en evalueren

teneinde

de uitvoering van de opdrachten te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• bepalen van ieders rol

• verdelen en coördineren van het werk

• opvolgen van de uitvoering van de taken, evalueren

• informeren en begeleiden van de medewerkers, hun ontwikkeling ondersteunen

• ontwikkelen van een teamgeest

 

Als

expert/ contactpersoon

de eigen ervaring en expertise aanwenden en delen, informatie verzamelen en de interne en externe communicatie bevorderen

teneinde

een goede behandeling en uitwerking van dossiers te garanderen, de medewerkers en diensten te ondersteunen bij het realiseren van hun opdrachten, alsook de uitvoering van de eigen opdrachten te bevorderen, en de verantwoordelijke managementondersteuning of de manager gerichte adviezen te geven.

 

Voorbeelden van taken

• informatie verzamelen, filteren en doen doorstromen: binnen de dienst en van binnen naar buiten en vice versa; aanspreekpunt zijn voor de algemene directies en de stafdiensten; instaan voor interne en externe communicatie, en relaties en netwerken uitbouwen

• met zijn/haar expertise, dossiers onderzoeken en behandelen in samenwerking met anderen; opvolgen van relevante reglementeringen en/of andere technische aspecten en desgevallend reglementeringen opstellen; nagaan van technische dossiers en antwoorden op parlementaire vragen

• deelnemen aan werkgroepen, symposia en congressen

• delen van zijn/haar kennis en ervaringen door middel van het organiseren van opleidingsessies, training on-the-job, informatieverzameling in databanken, enz.; fungeren als verantwoordelijke opleider voor de nieuwkomers

 

Als

administratief medewerker

de verantwoordelijke managementondersteuning - of rechtstreeks de manager - administratief bijstaan

teneinde

het vlot bereiken van de doelstellingen te bevorderen

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van verslagen; antwoorden op vragen (van binnenshuis, buitenshuis en burgers, parlementaire vragen, enz.)

• deelnemen aan vergaderingen

• opvolgen van beslissingen, enz.

• coördineren van secretariaatswerk

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
verantwoordelijke management ondersteuning, manager	beslissingen, instructies, vragen, raad, opdrachten, toelatingen,...	alle	dagelijks
collega's	vragen, technische informatie, raad...	alle	dagelijks
andere diensten (staf-,...)	vragen...	alle	dagelijks
desgevallend beleidsvoorbereidende cel,...	vragen	schriftelijk, mondeling	ad hoc
burgers (studenten,...)	vragen, klachten	schriftelijk, mondeling	ad hoc
management	beslissingen, instructies, vragen	alle	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
verantwoordelijke management ondersteuning, manager	feed-back, antwoorden, voorstellen,...	alle	dagelijks
collega's	vragen, technische informatie, raad...	alle	dagelijks
andere diensten (staf-,...)	antwoorden, suggesties,...	alle	dagelijks
desgevallend beleidsvoorbereidende cel,...	adviezen, antwoorden,...	schriftelijk, mondeling	ad hoc
burgers (studenten,...)	antwoorden	schriftelijk, mondeling	ad hoc
management	dossiers, adviezen, antwoorden,	alle	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke managementondersteuning of rechtstreeks de manager

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de inhoud van bepaalde adviezen, delen van dossiers en correcties op het werk van anderen (medewerkers, andere diensten)

• de organisatie van de werkverdeling

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• uitgaande documenten en belangrijke contacten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• instructies van de manager en van de politieke overheid

• reglementeringen, enz.

 

Welke vernieuwingen

• suggesties voor het optimaliseren van werkprocessen

• suggesties voor de verbetering van de werking van de dienst

• andere voorstellen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.