Adviseur-generaal interne audit - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO021
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Het leiden en beheren van de directie Interne Audit in het kader van de RVA-missie
teneinde
door coherente en gecoördineerde uitvoering de verwachte bijdrage te leveren tot het optimaal bereiken van de resultaten voor rechthebbenden, opdrachtgevers en medewerkers
Het verstrekken van adviezen betreffende de gevoerde audits, het handhavingsbeleid en de begeleiding
teneinde
de beleidsmakers in staat te stellen met kennis van zaken beleid te voeren
Resultaatgebieden
Alsverantwoordelijkehet realiseren van de normen en doelstellingen door planning en coördinatie van de verschillende diensten (audit, begeleiding, handhavingsbeleid en kwaliteitswaarborg)
teneinde
de normen en doelstellingen van de directie en de werkloosheidsbureaus te verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- het opvolgen van de resultaten o.m. analyse van de boordtabellen, beheersinstrumenten, gevoerde controle... op basis van interne controle en opvolging van de activiteiten via boordtabellen, opvolgingssystemen, vergaderingen
- het ondernemen van bijsturende acties op basis van interne controle en opvolging van de activiteiten via boordtabellen, opvolgingssystemen, vergaderingen o.m. door projecten, punctuele acties, ondersteuning
- het formuleren van het lokaal beleid vanuit de algemene strategie
- het waarborgen van kwaliteit
- het coachen van de medewerkers en het ondernemen van bijsturende acties op basis van de gegevens van interne controle en de opvolging van de activiteiten
Alsbeleidsadviseuradviseren over het beleid t.a.v top van RVA en t.a.v de leidinggevenden van de werkloosheidsbureaus
teneinde
bij te dragen tot de uitvoering van de operationele en strategische doelstellingen van de RVA
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan strategische veranderingsprojecten
- het leiden van of deelnemen (op vraag of aanduiding) aan nationale projecten
- het overmaken van adviezen rond gevoerde audits en van controles en analyses aan de betrokken leidinggevenden
- het beheren van de speciale ploeg (flexibele ploeg van PWA-beambtes)
Alsleidinggevendehet aansturen van het personeel
teneinde
de operationele doelstellingen te verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- het bepalen van doelstellingen met adjuncten van de directeur, diensthoofden, stafmedewerkers en teamchefs
- ondersteunen en motiveren
- het stimuleren van de ontwikkeling van medewerkers via functioneringsgesprekken en coaching
- het voeren van functioneringsgesprekken met adjuncten van de directeur, diensthoofden, stafmedewerkers en teamchefs
- het opsporen van opleidings- en begeleidingsbehoeften bij de medewerkers
Alstussenpersoonhet stimuleren en organiseren van de interne communicatie
teneinde
zowel alle medewerkers van de directie als de hiërarchische meerderen correct te informeren
Voorbeelden van taken
- het vertalen van beleid (top-down): jaardoelstellingen, maanddoelstellingen en projecten vertalen in richtlijnen naar adjunct van de directeur, diensthoofden en teamchefs
- het terugkoppelen (bottom-up) naar de hiërarchie van de communicatie op de werkvloer
Alsvertegenwoordigerhet beheren van de externe relaties (o.m. met interne auditdiensten van andere instellingen, media)
teneinde
via de goede samenwerking met andere instellingen en organisaties de eigen missie en strategie te kunnen realiseren
Voorbeelden van taken
- het informeren van de externe contactpersonen spontaan of op vraag
- het bijwonen en/of opvolgen van de externe vergaderingen
Alsleidinggevendehet beheren van de toegewezen middelen (toewijzen, inzetten)
teneinde
de werking van de verschillende diensten te verzekeren
Voorbeelden van taken
- het inzetten van personeel en informatica
- het opvolgen en beheren van de budgettaire enveloppe van de werkloosheidsbureaus (kilometercontingent, ...
- het doorgeven en verantwoorden van aanvragen inzake personeelsbehoeften bij de directeur HRM
Alsorganisatorvia adviezen aan de top actief bijdragen tot beleidsformulering en de implementatie ervan
teneinde
de organisatie haar strategische doelstellingen te laten behalen
Voorbeelden van taken
- het vertalen van de strategie naar het operationele niveau
- het formuleren en implementeren van jaarlijkse actieplannen
- het innoveren/verbeteren van de werking
- het organiseren van punctuele acties n.a.v. risicobeheer en de tevredenheidsenquête
Alsverantwoordelijkerapporteren aan het management
teneinde
het management over de activiteiten en resultaten van de directie te informeren en principiële vragen voor beslissing voor te leggen, en teneinde bij te dragen tot het algemeen beheer van de instelling
Voorbeelden van taken
- het opmaken van het maandverslag: het relativeren van de activiteiten inzake statistiek, verslaggeven over de genomen remediëringsacties of het formuleren van een geobjectiveerde behoeftevraag met het oog op verbetering
- rapporteren over de audits aan de directievergadering
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
informeel
|
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
|
|
mondelinge vragen
|
per brief, e-mail ...
|
|
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
vergadering, stuurgroep ...
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
beslissingen
|
informeel
|
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
|
|
mondelinge vragen
|
per brief, e-mail ...
|
|
|
mondelinge adviezen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
administrateur-generaal
De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de interne verdeling van toegewezen middelen wat betreft informatica en personeel
- principiële briefwisseling
- de organisatie van de directie
- het beheer van de speciale ploeg (flexibele ploeg van PWA-beambtes)
- punctuele acties n.a.v. CAF7 (personeelstevredenheidsenquête) en risicobeheer en dit binnen de strategische en operationele beleidslijnen
- het voorstellen van strategische projecten
De functie moet autorisatie vragen voor
- bijkomende aanwervingen of vervangingen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
3.683.743,70 (dit budget omvat de personeelskosten, informaticakosten en andere werkingskosten (buiten informatica), gegevens uit de kostprijscalculatie)
Eigen werkbudget
1,9 miljoen euro krediet is toegelaten
Andere kwantitatieve gegevens
1. Beslissingen hebben impact op de kostprijs van de activiteiten binnen werkloosheidsbureaus en directies
2. 163,5 budgettaire eenheden
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- wetgeving, richtlijnen en instructies die verband houden met inspectie, disciplinaire acties, diefstal, fraude, kwaliteitsbeheer, audit, boordtabellen voor beheer en begeleiding, welzijn, veiligheid, kernopdrachten
- bestuursovereenkomst, missie en strategie van de RVA
Welke vernieuwingen
- de organisatie van punctuele acties n.a.v. risicobeheer en CAF7 (personeelstevredenheidsenquête) en
structurele verbetering aanbrengen op basis van de interne contole en de analyse van de continue activiteitenopvolging (boordtabellen)
- het optimaliseren van de toepassingen en procedures en het vereenvoudigen van procedures
- leiding of deelname aan nationale projecten
- het coachen van lokale jaarlijkse actieplannen, waarvan sommige een verplicht karakter hebben
- voorstellen tot verbeteringen en het naar buiten brengen van de goede praktijken
Gebaseerd op welk referentiekader
- bestuursovereenkomst en bestuursplan
- jaarlijks strategisch plan (herfstseminarie)
- missie en strategie van de RVA
|