Adviseur-generaal dienstverlening - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DCO300
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Het bepalen van de doelstellingen van de afdeling in de stafdienst in lijn met het beleid, hiervoor de eindverantwoordelijkheid nemen en de afdeling van de stafdienst leiden in functie hiervan
teneinde
de doelstellingen klantvriendelijk, effectief en efficiënt te realiseren met respect voor de medewerkers, de burger en de onderneming
Resultaatgebieden
AlsdeskundigeDeelnemen aan de strategische analyse van de stafdienst, de strategische doelstellingen en de coördinatieoriëntaties inzake "compliance" en "fairplay" bepalen, zowel in de fiscale als in de niet-fiscale materies, de strategische doelstellingen en de weerhouden coördinatiedoelstellingen vertalen in ontwikkelings- en operationele doelstellingen
teneinde
het ontwikkelingskader en het operationele kader te bepalen van de te realiseren werkzaamheden van de medewerkers van de afdeling
Voorbeelden van taken
- Het algemeen beleidsplan bestuderen
- Het bestuderen van de door het management verwachte resultaten
- Concrete doelstellingen ontwikkelen voor de afdeling
AlsorganisatorIn samenwerking met de teamchefs de acties bepalen die door de teams van de afdeling in functie van de beschikbare middelen uitgevoerd moeten worden
teneinde
de ontwikkelingsdoelstellingen en de operationele doelstellingen van de afdeling te behalen
Voorbeelden van taken
- Het werkvolume beoordelen
- Gerichte acties voorstellen
- De acties die uitgevoerd moeten worden en de te behalen resultaten bepalen
AlsplanningsdeskundigeIn een jaarlijks plan in samenwerking met de teamchefs de acties organiseren die door de stafteams uitgevoerd moeten worden, de uitvoering ervan onder de teams verdelen, de uitvoeringsverantwoordelijkheden van de teamchefs preciseren en het geheel in duidelijke richtlijnen vertalen
teneinde
er de goede en volledige uitvoering van te waarborgen
Voorbeelden van taken
- Met de teamchefs van de stafdienst vergaderingen beleggen
- Duidelijke en nauwkeurige taken toekennen aan alle stafteams
- Een onafgebroken contact met de chefs van de stafdiensten verzekeren
- De logische samenhang en timing van het geheel van de te ondernemen acties bepalen
AlsleidinggevendeAansporen tot een optimale inzet van iedereen en een beter inzicht in de aangenomen operationele en onwikkelingsdoelstellingen
teneinde
de oorzaken of redenen van demotivatie aan te pakken
Voorbeelden van taken
- handelen op niveau van het individu en op het niveau van het team
- de medewerkers betrekken door te delegeren
- deelnemen aan opleidingsseminaries en individuele coachingseminaries
AlsToezichthouderDe kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het jaarlijks uitvoeringsplan en de tussentijdse en definitieve resultaten van de werken van de stafgroepen of de projectgroepen onder de verantwoordelijkheid van de teamchef verzekeren
teneinde
de verwezenlijking ten opzichte van de vastgestelde doelstellingen en ten opzichte van de ter beschikking gestelde middelen om deze te bereiken te beoordelen en over te gaan tot de noodzakelijke heroriëntaties, zowel technisch als operationeel, indien de tussentijdse resultaten geen voldoening schenken
Voorbeelden van taken
- Regelmatig de boordtabellen van de afdeling onderzoeken
- Conclusies trekken en de teamchefs ondervragen
- Aansporen tot het vinden van verbeteringen in samenwerking met de coördinatoren van de pijlers en de coördinatoren van de entiteit
- Het erkennen en beoordelen van de inspanningen en de positieve resultaten
AlsontwikkelaarHet leggen van de noodzakelijke formele en informele contacten zowel intern als extern wat betreft de inzameling en de terbeschikkingstelling van de noodzakelijke gegevens ten behoeve van de beschrijving van de doelgroepen en ten behoeve van de ontwikkeling van de risicoprofielen 1° met de andere entiteiten, de geassocieerde FOD's, de Europese en regionale overheden, de nationale en internationale verenigingen wat betreft de ontwikkelingen en de referentie-ervaringen inzake risicoanalyse, beschrijving van de doelgroepen, ontwikkeling van profielen, modellen en aanpak, inzake controle, invordering, bijstand, dienstverlening of gegevensbeheer, ten voordele van risicoanalyse en 2° met de verenigingen van mensen met technische en technologische expertise in die materie
teneinde
de goede werking en de permanente vernieuwing te verzekeren binnen de afdeling en geïnformeerd te blijven over de meest recente ontwikkelingen binnen het expertisedomein ervan
Voorbeelden van taken
- Zich spontaan richten tot experten teneinde geïnformeerd te blijven
- De afdeling vertegenwoordigen bij interne en externe vergaderingen
- De verspreiding verzekeren van de inlichtingen bekomen bij de medewerkers en naar de medewerkers toe
- Deelnemen aan conferenties
AlsverslaggeverGeregeld en nauwkeurig de feedback verzekeren van de activiteiten en de resultaten van de afdeling waarin inbegrepen 1° de toekomstgerichte voorstellen inzake strategische doelstellingen en coördinatiedoelstellingen en 2° de vernieuwende voorstellen inzake analyse-instrumenten of met betrekking tot gegevensbeheer zowel bij de stafdirecteur van de dienst "doelgroepen strategie" als bij de coördinatoren van de betrokken entiteiten
teneinde
de stafdirecteur en de coördinatoren van de entiteit toe te laten om deze te evalueren en te integreren in de opvolging en het toezicht van de strategische doelstellingen en de coördinatiedoelstellingen en/of deze voor te stellen voor nieuwe strategische of coördinatieoriëntaties
Voorbeelden van taken
- Het opstellen van verslagen
- Deelnemen aan vergaderingen
- Informele ontmoetingen organiseren met de stafdirecteur of met de coördinatoren van de entiteit
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers en media
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen, mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving en beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
management
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
openbare ambten en gerechtelijke instanties
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail en dossier ...
|
ad hoc
|
gemeenschaps- en gewestinstellingen
|
mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
provinciale en gemeente-instellingen
|
mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
buitenlandse, internationale en supranationale overheden
|
schriftelijke en mondelinge vragen, mondelinge en schriftelijke adviezen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
maandelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers en media
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten - en parastatalen
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen, mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
dagelijks
|
management
|
vragen, beslissingen, rapporten,...
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
dagelijks
|
openbare ambten en gerechtelijke instanties
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
ad hoc
|
gemeenschaps- en gewestinstellingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
ad hoc
|
provinciale en gemeente-instellingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
ad hoc
|
buitenlandse, internationale en supranationale overheden
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch
|
maandelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
directeur van de stafdienst dienstverlening
De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- Verdeling van het personeel dat toegewezen is aan de afdeling
- Het aanbrengen van wijzigingen aan bepaalde ontwikkelingsdoelstellingen en aan bepaalde operationele doelstellingen in functie van de beschikbare middelen indien deze wijzigingen de betrokken ontwikkelings- of operationele doelstellingen niet in vraag stellen
- Het leggen van interne en externe contacten
- De bepaling van (en eindverantwoordelijkheid voor) de doelstellngen van de afdeling, in functie van de beleidsprioriteiten van het management
- De aangelegenheden die ertoe strekken om zo effectief en efficiënt mogelijk deze doelstellingen te bereiken, zoals het ontwikkelen van en het overbrengen aan medewerkers van een visie over de opdrachten van de afdeling, het aansturen en opvolgen ("coachen", ,,,) van de medewerkers, het optimaliseren van de processen binnen de afdeling; acties (preventief, remediërend) voor het optimaliseren van de arbeidsomstandigheden in de afdeling, het initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen en coördineren van de werkzaamheden (daarin inbegrepen acties voor het inzetten van personeel en materieel), het kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het werk
- Het leggen van interne en externe contacten nodig voor de kijk op de visie van de organisatie en de plaats ervan in een brede politieke en maatschappelijke context
De functie moet autorisatie vragen voor
- Aangelegenheden die het beleid van het management en van de FOD Financiën (kunnen) beïnvloeden,
- Aangelegenheden voor de werking van de afdeling, maar waarbij andere diensten/afdelingen/entiteiten uit functioneel oogpunt moeten betrokken worden (dit kan zich voordoen voor bepaalde aspecten inzake personeel en organisatie, ICT, ....
- Aangelegenheden inzake processen, wanneer de impact de afdeling overstijgt (bij het hertekenen van processen, ....
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. Geen directe kwantificeerbare impact op de werking van de lijndiensten op het vlak van dienstverlening (informatieverspreiding naar de burger en informatie-inzameling)
2. Het afdelingshoofd van de stafdienst geeft leiding aan 67 VTE (Bijstand aan belastingplichtigen, controle en invordering van Belastingen en Invorderingen), 25 VTE (Communicatie Belastingen en Invorderingen), 103 VTE (Contact Center Belastingen en Invorderingen), 53 VTE Marketing Patrimoniumdocumentatie), 72 VTE (Contact Center Patrimoniumdocumentatie)
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Aan de richtlijnen, instructies en alle fiscale en niet-fiscale wetgeving als daar bvb. zijn: de wetgeving betreffende openbaar bestuur en de wetgeving betreffende de motivatie van bestuurshandelingen, de wetgeving op de privacy.
- Aan de managementsplannen binnen de FOD, in het bijzonder het beleid van de directeur van de stafdienst
Welke vernieuwingen
- Alle vernieuwingen in lijn met de doelstellingen van de stafdienst en rekening houdend met de beleidsprioriteiten van het management van de FOD
- Alle vernieuwingen die tot doel hebben zo efficiënt en zo effectief mogelijk de doelstellingen te behalen en de beleidsprioriteiten te realiseren, zoals daar zijn: het optimaliseren van de processen binnen de afdeling, het opzetten van preventieve en remediërende acties voor het optimaliseren van de werkomstandigheden in de afdeling, het initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen en coördineren van de werkzaamheden (inclusief het inzetten van personeel en materieel), kwalitatief en kwantitatief monitoren van het werk, het ontwikkelen en het overbrengen aan de medewerkers van een visie over de opdrachten van de afdeling, het aansturen en coachen van de medewerkers enz...
Gebaseerd op welk referentiekader
- Alle geldende wettelijke normen, instructies en de beleidsdoelstellingen
|