Identification de la fonction

Code de la fonction : ISA004

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Fournir des avis et un soutien au manager sur les plans organisationnel, administratif, stratégique

afin de

permettre au manager de réaliser les objectifs du plan de management.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

suivre et coordonner les dossiers et missions - destinés au management - qui sont réalisés au sein du/des service(s) du manager

afin de

garantir le traitement de ces dossiers et missions dans le respect des directives, des délais et exigences de qualité préalablement fixés

 

Exemples de tâches

• surveiller la circulation des dossiers : centraliser, distribuer, etc.

• surveiller les délais, les procédures, la qualité, la forme, etc.

• préparer, analyser, contrôler, etc., les dossiers et missions

• faire rapport au manager/collaborateurs/services

• coordonner et suivre les missions exécutées conjointement par plusieurs services ou cellules sous la direction du manager, et veiller à l'échange de communication et à des actions concertées

 

En tant que

conseiller interne

fournir avis et soutien dans l'élaboration du plan de mangement et/ou plans d'action

afin de

permettre au manager, grâce à un avis fondé et un soutien concret, de prendre les bonnes décisions stratégiques

 

Exemples de tâches

• fournir des avis (écrits, oraux) lors de la rédaction des plans stratégiques et opérationnels et/ou lors de leur exécution

• fournir des avis lors des réunions ainsi que sur les dossiers, répondre aux questions (internes, du président du comité de direction, de la cellule stratégique, de personnes extérieures; des questions parlementaires, etc.)

• suivre la réglementation pertinente et/ou d'autres aspects techniques, et, le cas échéant, rédiger une réglementation, etc.

• participer aux projets, groupes de travail, symposiums, congrès, etc.

 

En tant que

collaborateur administratif

guider les collaborateurs du secrétariat et effectuer soi-même des tâches administratives complexes

afin de

soutenir le manager sur le plan administratif en coordonnant les activités administratives du service

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi et la diffusion de la correspondance et des dossiers, ou déléguer

• coordonner le travail de secrétariat

• rédiger des procès-verbaux de réunions internes et externes

• organiser des réunions

 

En tant que

personne de contact

rassembler et conserver des informations, et promouvoir la communication interne et externe

afin de

mettre à la disposition des collaborateurs tous les documents pertinents et diffuser l'information en interne et en externe

 

Exemples de tâches

• rassembler l'information, la filtrer et la faire circuler: au sein du service, de l'intérieur vers l'extérieur et vice versa

• agir en tant que personne de contact pour les services d'encadrement et autres

• fournir un soutien dans la communication interne et externe

• développer des relations et des réseaux

 

En tant que

conseiller-expert dans un domaine (juridique, scientifique)

fournir des avis et un soutien dans la préparation et le traitement des dossiers

afin de

en garantir le traitement efficace sur la base d'un avis fondé

 

Exemples de tâches

• analyser et suivre les dossiers grâce à son expertise personnelle

• traiter des dossiers en collaboration avec les intéressés

• suivre les aspects techniques, contrôler les dossiers techniques, répondre aux questions parlementaires, etc.

• répondre aux questions internes et externes

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management responsable	décisions, instructions, questions, consultation, missions, autorisations, ......	toutes	quotidien
collègues		toutes	quotidien
autres serv. (staff, ...)	questions	toutes	quotidien
	questions	par écrit, oralement	ad hoc
citoyens (étudiants, ...)	questions, plaintes	par écrit, oralement	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management responsable		toutes	quotidien
collègues		toutes	quotidien
autres serv. (staff, ...)	réponses, suggestions, ...	toutes	quotidien
	conseils, réponses, ...	par écrit, oralement	ad hoc
citoyens (étudiants, ...)	réponses	par écrit, oralement	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le manager (directeur, directeur général ou le président du comité de direction)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• contenu des avis, dossiers et correction du travail des autres (collaborateurs, autres services)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• documents sortants

• décisions ayant un impact budgétaire

• problématiques stratégiques et politiques

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation

• instructions du manager

 

Quelles innovations

• suggestions d'optimalisation des processus de travail

• suggestions d'amélioration du fonctionnement du service

• propositions relatives au plan stratégique et opérationnel

 

Sur base de quel cadre de référence

• connaissances et expérience personnelles

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.