Identificatie van de functie

Functiecode : ISA004

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Advies en ondersteuning verlenen aan de manager op organisatorisch, inhoudelijk, administratief en beleidsvlak

teneinde

de manager toe te laten de doelstellingen van het managementplan te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

opvolgen en coördineren van dossiers en opdrachten - bestemd voor de manager - uitgevoerd binnen de dienst(en) van de manager

teneinde

te verzekeren dat deze dossiers en opdrachten afgewerkt worden volgens de vooropgestelde richtlijnen, tijdsplanning en kwaliteitsvereisten

 

Voorbeelden van taken

• toezicht houden op de circulatie van dossiers: centraliseren, verspreiden, enz.

• toezicht houden op termijnen, procedures, kwaliteit, vorm, enz.

• voorbereiden, onderzoeken, nazien, bespreken, enz., van dossiers en opdrachten

• rapporteren aan de manager/medewerkers/diensten

• coördineren en opvolgen van opdrachten die gezamenlijk door verschillende diensten of cellen onder de manager worden uitgevoerd en zorgen voor de onderlinge communicatie en de afgestemde actie

 

Als

intern raadgever / adviseur

advies verlenen en ondersteuning bieden bij het opstellen van het managementplan en/of de actieplannen

teneinde

de manager via een gefundeerd advies en een concrete ondersteuning in staat te stellen beleidskeuzes te maken

 

Voorbeelden van taken

• advies verlenen (schriftelijk, mondeling) bij het opstellen van de strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering ervan

• advies verlenen op vergaderingen en bij dossiers, beantwoorden van vragen (van binnenshuis, de voorzitter van het directiecomité, de beleidscel, buitenstaanders; parlementaire vragen, enz. )

• opvolgen van de relevante reglementering en/of andere technische aspecten, desgevallend reglementering opstellen, enz.

• deelnemen aan projecten, werkgroepen, symposia, congressen, enz..

 

Als

administratief medewerker,

aansturen van de secretariaatsmedewerkers en zelf uitvoeren van complexere administratieve taken

teneinde

de manager te ondersteunen op administratief vlak door de administratieve werkzaamheden van de dienst te coördineren

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen en (laten) verspreiden van briefwisseling en dossiers

• coördineren van secretariaatswerk

• opstellen van verslagen van interne en externe vergaderingen

• organiseren van vergaderingen

 

Als

aanspreekpunt

informatie verzamelen en bewaren en de interne en externe communicatie bevorderen

teneinde

alle relevante documenten ter beschikking te stellen voor de medewerkers en informatie intern en extern te verspreiden

 

Voorbeelden van taken

• informatie verzamelen, filteren en doen doorstromen: binnen de dienst en van binnen naar buiten en vice versa

• aanspreekpunt zijn voor de stafdiensten en voor andere diensten

• ondersteuning bieden bij de interne en externe communicatie

• relaties ontwikkelen en netwerken uitbouwen

 

Als

raadgever-expert in een vakgebied (juridisch, wetenschappelijk)

advies verlenen en ondersteuning bieden bij het voorbereiden en behandelen van dossiers

teneinde

een efficiënte behandeling en uitwerking ervan te garanderen op basis van een gefundeerd advies

 

Voorbeelden van taken

• vanuit de eigen expertise dossiers analyseren en opvolgen

• dossiers behandelen in samenwerking met de betrokkenen

• technische aspecten opvolgen, technische dossiers nagaan, antwoorden op parlementaire vragen, enz.

• antwoorden op interne en externe vragen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
verantwoordelijke management ondersteuning, manager	beslissingen, instructies, vragen, raad, opdrachten, toelatingen,...	alle	dagelijks
collega's	vragen, technische informatie, raad...	alle	dagelijks
andere diensten (staf-,...)	vragen...	alle	dagelijks
desgevallend beleidsvoorbereidende cel,...	vragen	schriftelijk, mondeling	ad hoc
burgers (studenten,...)	vragen, klachten	schriftelijk, mondeling	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
verantwoordelijke management ondersteuning, manager	feed-back, antwoorden, voorstellen,...	alle	dagelijks
collega's	vragen, technische informatie, raad...	alle	dagelijks
andere diensten (staf-,...)	antwoorden, suggesties,...	alle	dagelijks
desgevallend beleidsvoorbereidende cel,...	adviezen, antwoorden,...	schriftelijk, mondeling	ad hoc
burgers (studenten,...)	antwoorden	schriftelijk, mondeling	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de manager (directeur, directeur-generaal of de voorzitter van het directiecomité)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• inhoud van adviezen, dossiers en correcties van het werk van anderen (medewerkers, andere diensten)

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• uitgaande documenten

• beslissingen met een budgettaire impact

• strategische en politieke problematieken

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering

• instructies van de manager

 

Welke vernieuwingen

• suggesties voor het optimaliseren van werkprocessen

• suggesties ter verbetering van de werking van de dienst

• voorstellen betreffende het strategisch en operationeel plan

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen kennis en ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.