Identificatie van de functie

Functiecode : DSA094

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Als dossierbeheerder bevoegd zijn voor de ondersteuning in het beheer en de coördinatie van de dienst Office Management

teneinde

de behoorlijke werking van de gewestelijke entiteit en de interactie met de andere diensten te verzekeren.

 

Als budgettair correspondent, in samenspraak met de diensthoofd, het opstellen en beheren van de budgetten voor de dienst

teneinde

alle activiteiten waarvoor de dienst verantwoordelijk is, binnen de begroting, op de meest efficiënte en kwalitatieve manier uit te voeren.

 

Resultaatgebieden

Als

assistent

verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en de verwezenlijking van de administratieve taken

teneinde

een optimale en kwalitatieve administratieve ondersteuning te waarborgen aan de office manager en de coördinator

 

Voorbeelden van taken

• toezicht houden op het verwerken van binnenkomende en eventueel uitgaande correspondentie

• het plannen, in overleg met de hiërarchische overste, van en toezicht houden op het verrichten van het geheel van bestuurlijke taken die verband houden met de opvolging van het administratief secretariaat van de HGR (Hoge Gezondheid Raad)

• actief deelnemen aan de stafvergaderingen

• het voorbereiden en opvolgen van het college (opvolgen welke adviezen gemaakt zijn, hoe ver het advies staat, het voorbereiden van alle documenten, ...

• het publiceren van de adviezen op de website, het opvolgen van de vertalingen

 

Als

organisator

het organiseren van de werkzaamheden onder de administratieven (= administratieve medewerkers)

teneinde

bij te dragen tot de goede werking van het volledige administratieve secretariaat (= administratieve medewerkers, vertalers, publication manager)

 

Voorbeelden van taken

• het garanderen van de praktische organisatie van de vergaderingen

• het doorgeven van administratieve taken aan de administratieven (= verandering e-mailadressen, het uitvoeren van betalingen, ...

• het geven van toestemming voor de aankoop van bureaumateriaal

• het verzekeren van alle vertalingen rekening houdend met de prioriteiten van de office manager

 

Als

deskundige

het opvolgen van de begroting en het opmaken van de toekomstige begroting

teneinde

een goede financieel beheer van de dienst te granderen

 

Voorbeelden van taken

• het tijdig opstellen van de budgetten in samenwerking met B&Bc (budget en beheerscontrole) en de diensthoofden

• het actief bijwonen van de vergaderingen van de budgettaire correspondenten en rapporteren naar de hiërarchie van de HGR

• het opvragen van de vereiste informatie bij de collega's

• het opstellen van een periodiek verslag en dit meedelen aan de betrokken diensten

• het bijhouden van boordtabellen

 

Als

kwaliteitsbewaarder

het analyseren en evalueren van het huidige kwaliteitssysteem en meewerken aan nieuwe kwaliteitsprocessen

teneinde

tot een efficiënte werking van de dienst en een kwalitatieve dienstverlening te komen

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan de informatisering van een databank

• het beschrijven, evalueren en verbeteren van de adviesverleningsprocessen (met respect voor termijnen, transparantie van besluitvorming, ...

• het inhoudelijk valideren van de opgestelde documenten (rapporten, adviezen, schriftelijke communicatie, ...

 

Als

projectmedewerker

deelnemen aan projecten

teneinde

de standpunten in zijn/haar expertisedomein te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan werkgroepvergaderingen

• het organiseren van vergaderingen en het opstellen van verslagen

• het verstrekken van adviezen in zijn/haar expertisedomein

• het verzamelen van gegevens van de andere projectmedewerkers

 

Als

coach

het begeleiden en ontwikkelen van medewerkers

teneinde

de doelstellingen te behalen

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van de vaardigheden van de medewerkers door het ter beschikking stellen van zijn/haar expertise en het opstellen van ontwikkelcirkels

• het voeren van evaluatiegesprekken

• het opstellen van de loopbaanplanning

• het toekennen van vakantie

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
		persoonlijk contact	dagelijks
schatkist		informeel	occasioneel
stafdienst B&Bc	beslissingen	als dossier	wekelijks
rekenhof	budgettaire overzichten	per brief, e-mail ...	occasioneel
inspectie van Financiën		vergadering, stuurgroep	2 maal per maand
wetenschappers	offerteaanvragen		wekelijks
			wekelijks
controle der vastleggingen			maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
		persoonlijk contact	dagelijks
schatkist		informeel	occasioneel
stafdienst B&Bc	beslissingen	als dossier	om de 14 dagen
rekenhof	budgettaire overzichten	per brief, e-mail ...	occasioneel
inspectie van Financiën		vergadering, stuurgroep	2 maal per maand
wetenschappers	offerteaanvragen		wekelijks
			dagelijks
			wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de office manager

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de praktische organisatie van vergaderingen en administratieve taken

• het formuleren van voorstellen in het kader van projecten en de begroting

• het voorbereiden van de colleges

• het beheren van de goedgekeurde werkingsmiddelen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• alle uitgaande documenten (extern en colleges)

• eindbeslissingen i.v.m. begrotingsbudgetten

• het versturen van de verslagen van de vergaderingen van de colleges

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het Belgisch boekhoudkundig recht en de nieuwe wetgeving betreffende de dubbele boekhouding

• interne boekhoudkundige procedures

 

Welke vernieuwingen

• het optimaliseren van het gebruik van de software

• het verbeteren van de vorm/presentatie van de gegevens van de boordtabellen (= systeem van dubbele boekhouding).

• het optimaliseren van kwaliteitsprocessen (archivering, e-community, ...

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• BPR (business process reengineering) toepassen

• Nederlandse Gezondheidsraad

• vakliteratuur

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.