Identificatie van de functie

Functiecode : ILO009

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Leiden, plannen en coördineren van het onderhoud, de renovatie en de uitbreiding van de gebouwen en hun uitrusting

teneinde

de gebouwen en bijgevolg hun patrimoniale inhoud in een optimale staat te houden vanuit het oogpunt van de veiligheid en het onderhoud, en ze te ontwikkelen opdat de instelling haar opdrachten zo goed mogelijk zou kunnen uitvoeren, zowel op het gebied van instandhouding als op het gebied van vorming.

 

Aansturen, plannen en coördineren van de veiligheids- en onthaaldiensten en de permanente toezichtdienst bij de centrale dispatching van de telebewaking

teneinde

de veiligheid te verzekeren van het personeel en de bezoekers, alsook van de gebouwen en hun patrimoniale inhoud om zo hun instandhouding te waarborgen en de naleving te garanderen van de normen en regels in de betrokken domeinen.

 

Plannen, organiseren, coördineren en aansturen van de logistieke aspecten voor speciale evenementen en activiteiten (nocturnes, bezoeken van vips, vernissages, speciale activiteiten, enz.), zowel op het vlak van materiaal als van personeel

teneinde

de instelling toe te laten haar veelvoudige opdrachten uit te voeren en in te staan voor alles wat bijdraagt tot haar uitstraling.

 

Resultaatgebieden

Als

operationeel verantwoordelijke

leiden en organiseren van de logistieke diensten en de veiligheidsdiensten door een efficient beheer van tijd, kosten, activiteiten en menselijke en financiële middelen

teneinde

de activiteiten en opdrachten van alle technische diensten, de onthaal- en de veiligheidsdiensten op elkaar af te stemmen en optimaal uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van meerjarenplannen samen met de directeur-generaal wat betreft doelstellingen en budgetten

• verdedigen van de infrastructuurprojecten in naam van de directeur-generaal bij de bevoegde besturen (Regie der Gebouwen, monumenten en sites, Brussel-Stad, Kunstwijk, inspectie van Financiën, Nationale Loterij, enz.)

• ontwikkelen van deze projecten samen met de studiebureaus inzake architectuur en inzake de verschillende speciale technieken die in de musea toegepast worden

• plannen van de verschillende onderhouds-, renovatie- en uitbreidingswerken

• samenstellen en inzetten van de nodige teams (verhuizers, schoonmakers, schrijnwerkers, arbeiders, lassers, schilders, drukkers, elektriciens, enz.) zowel voor gewone als voor uitzonderlijke activiteiten

 

Als

operationeel verantwoordelijke die de directeur-generaal vertegenwoordigt

instaan voor de operationele leiding en de logistieke organisatie van de veelvoudige opdrachten van de instelling met inbegrip van de speciale activiteiten

teneinde

de activiteiten en opdrachten van alle technische diensten, de onthaal- en de veiligheidsdiensten optimaal op elkaar af te stemmen

 

Voorbeelden van taken

• inschatten van de uitvoeringstermijnen die nodig zijn voor de hierboven vermelde activiteiten en voorkomen dat ze een weerslag hebben op de bezoekers en de werking van de instelling

• plannen, organiseren en inzetten van de nodige teams om de veiligheid van het patrimonium te verzekeren (bewaking overdag, nachtwakers, dispatchers, huisbewaarders)

• organiseren van de permanente opleiding van het personeel en zorgen voor de verspreiding van de dagelijkse instructies

• uitwerken en analyseren, in overleg met de directeur-generaal, van syntheseplannen, balansen en boordtabellen voor wat betreft de logistieke en budgetaire middelen en het personeel

 

Als

projectverantwoordelijke

opstarten en strikt opvolgen van technische studies, audits en marktstudies

teneinde

de conclusies van de studies te vertalen naar doelstellingen voor de logistiek, het onthaal en de veiligheid en deze tenslotte in de praktijk om te zetten

 

Voorbeelden van taken

• onderzoeken, beoordelen en vergelijken van de interne en externe samenwerkingsmogelijkheden

• superviseren en opvolgen van de contracten die met de leveranciers gesloten werden voor de uitrusting en de diensten inzake veiligheid en onderhoud

• controleren van offerteaanvragen en bestekken voor hun publicatie

• analyseren van de ontvangen offerteaanvragen en bestekken

• bepalen en voorstellen van het programma van de behoeften voor nieuwe projecten

 

Als

operationeel verantwoordelijke

aansturen van de uitvoering van de gewone en de uitzonderlijke activiteiten en instaan voor de organisatie en de coördinatie van de binnen- en buitendiensten

teneinde

te allen tijde een optimale dienstverlening te waarborgen voor zowel het publiek als de instelling

 

Voorbeelden van taken

• organiseren en verdelen van de activiteiten onder de diensten

• toezien op de goede coördinatie van de verschillende interne en externe interventies

• bepalen van de jaarlijkse en meerjaarlijkse actieplannen

 

Als

expert

aanbieden van de nodige ondersteuning, op basis van de eigen expertise, kennis en contacten, voor de goede werking en de ontwikkeling van de diensten en van de instelling

teneinde

de vereiste middelen te verschaffen aan de instelling voor haar veelvoudige opdrachten en om de instelling zo goed mogelijk te situeren in de Europese of zelfs internationale context

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan verscheidene studies en deze sturen in functie van het welslagen van de opdrachten van de instelling

• beoordelen van de slaagkansen en de uitvoerbaarheid van de projecten op korte en lange termijn

• overleggen en onderhandelen met de externe actoren

• voorstellen en valoriseren van de interne acties bij de federale, Europese en internationale instanties

• garanderen van een continue gegevensverzameling om de evolutie van de site en de werking ervan later te begrijpen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
diensten	aanvragen	per brief, e-mail of persoonlijk contact	dagelijks
medewerkers	rapportering	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
management	beslissingen	contact personnel	ad hoc
andere fed. overh. diensten	beslissingen	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	offertes, voorstellen, aanvragen	informeel of via een dossier	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	beslissingen	informeel	dagelijks
management	schriftelijke/mondelinge adviezen	informeel	wekelijks
diensten	schriftelijke/mondelinge adviezen	per brief, e-mail, persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	par lettre, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	par lettre, e-mail ...	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal of de administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het aantal onderhoudsbeurten van gebouwen, uitrustingen en installaties

• de opmaak van bestekken en de keuze van de gunningsprocedure

• de beoordeling van de toestand van de uitrusting

• de organisatie van het werk

• de organisatie van de diensten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is

• de tussenkomst van externe bedrijven voor de dringende renovatiewerken

• de delegatie van handtekening tot 50.000,00 euro

• de onderhandeling van de prijs van de onderhoudscontracten

• het toewijzingsvoorstel van de budgetten (bv. het percentage dat besteed wordt aan onderhoud, aan elektriciteit en aan de veiligheid)

• de behoeften aan personeel dat nodig is voor de opening van de zalen voor het publiek zowel in het normale als in het bijzondere stelsel en ook voor de algemene veiligheid in het gebouw van de instelling

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• werken die niet in het budget opgenomen zijn

• alles wat niet overeenstemt met de gewone richtlijnen en competenties

• het budget dat bestemd is voor specifieke projecten die geen deel uitmaken van het functioneringskader en het dagelijks onderhoud (renovatie van een deel van een gebouw, enz.)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het technisch, reglementair en budgettair kader

• het reglementair kader inzake overheidsopdrachten, de veiligheid van de werken, stedenbouwkundige normen, milieunormen

 

Welke vernieuwingen

• optimalisering van de installaties

• installatie van appartuur voor de beveiliging van de toegang tot gebouwen: aanpassing van bestaande systemen aan de verplichtingen voor de gebouwen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.