Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO127

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Superviser, coordonner, soutenir les trois directions du service d'encadrement P&O (Personnel et Organisation) : Direction du personnel (Service Gestion de Compétences et Gestion de Connaissances, Service Planning du Personnel et Expertise), Service Organisation et Qualité (Celllule Bien-ëtre, Cellule Développement d'Organisation, Cellule Communication interne, Cellule Concertation Sociale, Service Social), Service P&O de l'Administration Centrale (Cellule Planning et Gestion du Personnel, Cellule Gestion de Compétences) en concertation étroite avec le Directeur P&O, et remplacer le directeur P&O afin de sauvegarder en son absence la continuité des processus opérationnels

afin de

développer une politique GRH (gestion des ressources humaines) moderne au sein du SPF Justice et promouvoir le perfectionnement permanent de l'organisation et augmenter la qualité des produits finaux soumis au Directeur P&O.

 

Soutenir le directeur P&O sur le plan stratégique, conceptuel, organisationnel et opérationnel

afin de

permettre au service P&O de remplir sa mission d'appui méthodologique et stratégique aux services verticaux du SPF Justice.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

superviser, organiser, gérer, coordonner les activités des trois directions du service d'encadrement P&O, suivant les conclusions des réunions d'équipe avec le Directeur P&O

afin de

garantir la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels de la manière la plus efficace et efficiente tout en veillant à la qualité des prestations effectuées

 

Exemples de tâches

• recevoir l'information pour et en provenance des différents services, l'analyser, la distribuer et améliorer cette transmission d'information

• planifier, organiser les activités des trois directions du service d'encadrement P&O et fixer des priorités par rapport aux objectifs stratégiques et opérationnels

• répartir les tâches selon les nombreuses compétences des trois directions et donner des directives

• diriger, motiver, évaluer et développer les responsables des trois directions

• veiller à la réalisation correcte des tâches confiées (suivi formel et informel des prestations), à leur cohérence; contrôler la qualité du travail et donner le feedback nécessaire au directeur P&O

 

En tant que

coordinateur

coordonner, harmoniser les activités et se concerter comme service horizontal avec les autres services verticaux du SPF Justice (Service du Président, Directions Générales, Services dépendant directement du Ministre, les deux autres Services du personnel, les SPOC (Single Point of Contact, point de contact unique) pour les mesures de compétences et la sélection, etc.)

afin de

développer les processus d'appui aux autres services, leur fournir les services qu'ils attendent d'un service horizontal

 

Exemples de tâches

• veiller à mettre en place les instruments nécessaires à une bonne transmission de l'information

• stimuler l'échange d'informations, la concertation et la collaboration (en organisant notamment des réunions et des contacts fréquents)

• veiller à la cohérence des matières RH traitées au sein des différents services

• sur la base d'une collaboration avec les services concernés et d'une concertation, proposer au Comité de Direction et au Directeur P&O les actions nécessaires en matière RH en veillant à l'aspect de la communication interne (p.ex. : à partir de l'analyse des risques pyschosociaux, proposer les solutions possibles, etc.)

• préparer des plans d'action avec les SPOC Mesures de compétence et Sélection

 

En tant que

expert/spécialiste

intervenir en support au Directeur P&O dans les matières RH comme partenaire stratégique et opérationnel en traitant les dossiers complexes

afin de

parvenir à des décisions consistantes et cohérentes dans le cadre de la gestion des Ressources Humaines

 

Exemples de tâches

• formuler des propositions de concrétisation des objectifs stratégiques

• évaluer l'impact des législations relatives au domaine RH (statut, bien-être, égalité des chances, législation sociale, etc.) et suivre leur évolution

• analyser et traiter des questions complexes à la demande du directeur P&O ou du Président du Comité de Direction, formuler des avis juridiques, rédiger des contrats importants, des SLA (Service level Agreements, accords sur les prestations de service), etc.

• en tant que gestionnaire de la qualité, formuler des propositions dans le but de simplifier et d'optimaliser les processus et le fonctionnement des services

• assister le directeur P&O ou le Président lors de réunions de négociation nécessitant une expertise particulière et communiquer l'expertise acquise aux collaborateurs

 

En tant que

correspondant PMO (Manager de Programme)

superviser, coordonner, planifier, soutenir les projets P&O

afin de

aboutir à la réalisation des projets et leur implémentation conformément aux objectifs stratégiques et opérationnels

 

Exemples de tâches

• guider, conseiller les chefs de projets P&O, veiller à la qualité dans le cadre de la réalisation des projets P&O

• assurer le suivi des différents projets P&O par l'implémentation des balanced scorecards (tableaux de bord équilibrés)

• établir les liens entre les différents projets P&O, proposer des priorités

• formuler des propositions de corrections au sponsor dans le cadre de l'évolution des projets, s'il y a un changement de contexte ou des délais

• rapporter régulièrement au sponsor et au service PMO

 

En tant que

correspondant budgétaire

être l'interlocuteur de P&O pour le service d'encadrement B&CG (Budget et contrôle de la gestion)

afin de

assurer le suivi des activités budgétaires relatives à P&O

 

Exemples de tâches

• rassembler les propositions budgétaires

• coordonner et assurer le suivi des ordonnateurs

• assurer le suivi des décisions budgétaires (tableaux de bord, enveloppes du personnel) dans le cadre du plan de personnel et proposer des actions à entreprendre après analyse des tableaux de bord

• émettre des propositions quant à la structure budgétaire en rapport avec le développement de l'organisation

 

En tant que

représentant

représenter le service P&O dans le cadre de réunions, de contacts avec d'autres SPF, organisations et représentants de pays étrangers (protocole)

afin de

donner une visibilité du service, assurer la communication des objectifs et des priorités

 

Exemples de tâches

• participer, intervenir lors d'événéments pour communiquer la vision du service

• siéger comme représentant du service P&O dans les jurys de sélection, dans des Commissions (Commission de Libération Conditionnelle), dans les groupes de pilotage (cercles de développement, analyse des risques psychosociaux, surveillance médicale, etc.)

• participer en tant que représentant de P&O aux réunions du Comité de rédaction du journal interne ('Just News') sous la présidence du Président du Comité de Direction

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur du Service d'Encadrement P&O

Service P&O : 52 personnes dont trois conseillers

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Profil de compétences génériques

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