Conseiller général assistant manager personnel et organisation (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO127
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Superviser, coordonner, soutenir les trois directions du service d'encadrement P&O (Personnel et Organisation) : Direction du personnel (Service Gestion de Compétences et Gestion de Connaissances, Service Planning du Personnel et Expertise), Service Organisation et Qualité (Celllule Bien-ëtre, Cellule Développement d'Organisation, Cellule Communication interne, Cellule Concertation Sociale, Service Social), Service P&O de l'Administration Centrale (Cellule Planning et Gestion du Personnel, Cellule Gestion de Compétences) en concertation étroite avec le Directeur P&O, et remplacer le directeur P&O afin de sauvegarder en son absence la continuité des processus opérationnels
afin de
développer une politique GRH (gestion des ressources humaines) moderne au sein du SPF Justice et promouvoir le perfectionnement permanent de l'organisation et augmenter la qualité des produits finaux soumis au Directeur P&O.
Soutenir le directeur P&O sur le plan stratégique, conceptuel, organisationnel et opérationnel
afin de
permettre au service P&O de remplir sa mission d'appui méthodologique et stratégique aux services verticaux du SPF Justice.
Finalités
En tant quedirigeantsuperviser, organiser, gérer, coordonner les activités des trois directions du service d'encadrement P&O, suivant les conclusions des réunions d'équipe avec le Directeur P&O
afin de
garantir la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels de la manière la plus efficace et efficiente tout en veillant à la qualité des prestations effectuées
Exemples de tâches
- recevoir l'information pour et en provenance des différents services, l'analyser, la distribuer et améliorer cette transmission d'information
- planifier, organiser les activités des trois directions du service d'encadrement P&O et fixer des priorités par rapport aux objectifs stratégiques et opérationnels
- répartir les tâches selon les nombreuses compétences des trois directions et donner des directives
- diriger, motiver, évaluer et développer les responsables des trois directions
- veiller à la réalisation correcte des tâches confiées (suivi formel et informel des prestations), à leur cohérence; contrôler la qualité du travail et donner le feedback nécessaire au directeur P&O
En tant quecoordinateurcoordonner, harmoniser les activités et se concerter comme service horizontal avec les autres services verticaux du SPF Justice (Service du Président, Directions Générales, Services dépendant directement du Ministre, les deux autres Services du personnel, les SPOC (Single Point of Contact, point de contact unique) pour les mesures de compétences et la sélection, etc.)
afin de
développer les processus d'appui aux autres services, leur fournir les services qu'ils attendent d'un service horizontal
Exemples de tâches
- veiller à mettre en place les instruments nécessaires à une bonne transmission de l'information
- stimuler l'échange d'informations, la concertation et la collaboration (en organisant notamment des réunions et des contacts fréquents)
- veiller à la cohérence des matières RH traitées au sein des différents services
- sur la base d'une collaboration avec les services concernés et d'une concertation, proposer au Comité de Direction et au Directeur P&O les actions nécessaires en matière RH en veillant à l'aspect de la communication interne (p.ex. : à partir de l'analyse des risques pyschosociaux, proposer les solutions possibles, etc.)
- préparer des plans d'action avec les SPOC Mesures de compétence et Sélection
En tant queexpert/spécialisteintervenir en support au Directeur P&O dans les matières RH comme partenaire stratégique et opérationnel en traitant les dossiers complexes
afin de
parvenir à des décisions consistantes et cohérentes dans le cadre de la gestion des Ressources Humaines
Exemples de tâches
- formuler des propositions de concrétisation des objectifs stratégiques
- évaluer l'impact des législations relatives au domaine RH (statut, bien-être, égalité des chances, législation sociale, etc.) et suivre leur évolution
- analyser et traiter des questions complexes à la demande du directeur P&O ou du Président du Comité de Direction, formuler des avis juridiques, rédiger des contrats importants, des SLA (Service level Agreements, accords sur les prestations de service), etc.
- en tant que gestionnaire de la qualité, formuler des propositions dans le but de simplifier et d'optimaliser les processus et le fonctionnement des services
- assister le directeur P&O ou le Président lors de réunions de négociation nécessitant une expertise particulière et communiquer l'expertise acquise aux collaborateurs
En tant quecorrespondant PMO (Manager de Programme)superviser, coordonner, planifier, soutenir les projets P&O
afin de
aboutir à la réalisation des projets et leur implémentation conformément aux objectifs stratégiques et opérationnels
Exemples de tâches
- guider, conseiller les chefs de projets P&O, veiller à la qualité dans le cadre de la réalisation des projets P&O
- assurer le suivi des différents projets P&O par l'implémentation des balanced scorecards (tableaux de bord équilibrés)
- établir les liens entre les différents projets P&O, proposer des priorités
- formuler des propositions de corrections au sponsor dans le cadre de l'évolution des projets, s'il y a un changement de contexte ou des délais
- rapporter régulièrement au sponsor et au service PMO
En tant quecorrespondant budgétaireêtre l'interlocuteur de P&O pour le service d'encadrement B&CG (Budget et contrôle de la gestion)
afin de
assurer le suivi des activités budgétaires relatives à P&O
Exemples de tâches
- rassembler les propositions budgétaires
- coordonner et assurer le suivi des ordonnateurs
- assurer le suivi des décisions budgétaires (tableaux de bord, enveloppes du personnel) dans le cadre du plan de personnel et proposer des actions à entreprendre après analyse des tableaux de bord
- émettre des propositions quant à la structure budgétaire en rapport avec le développement de l'organisation
En tant quereprésentantreprésenter le service P&O dans le cadre de réunions, de contacts avec d'autres SPF, organisations et représentants de pays étrangers (protocole)
afin de
donner une visibilité du service, assurer la communication des objectifs et des priorités
Exemples de tâches
- participer, intervenir lors d'événéments pour communiquer la vision du service
- siéger comme représentant du service P&O dans les jurys de sélection, dans des Commissions (Commission de Libération Conditionnelle), dans les groupes de pilotage (cercles de développement, analyse des risques psychosociaux, surveillance médicale, etc.)
- participer en tant que représentant de P&O aux réunions du Comité de rédaction du journal interne ('Just News') sous la présidence du Président du Comité de Direction
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
directeur P&O
|
questions écrites
|
toutes les formes
|
quotidien
|
autres serv. publ. féd.
|
questions orales
|
|
|
particuliers/citoyens
|
conseils oraux
|
|
|
organisations/entreprises
|
conseils oraux
|
|
|
syndicats
|
législation (loi, AR, AM ...
|
|
|
autres services verticaux
|
propositions réglémentations
|
|
|
Comité de direction
|
matériel didactique
|
réunion, groupe de pilotage
|
|
organisations/entreprises
|
directives
|
tableaux de bord
|
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
directeur P&O
|
conseils oraux
|
toutes les formes
|
quotidien
|
autres serv. publ. féd.
|
conseils oraux
|
|
|
autres niveaux de pouvoir
|
législation (loi, AR, AM ...
|
|
|
organisations/entreprises
|
propositions réglémentations
|
|
|
particuliers/citoyens
|
matériel didactique
|
|
|
autres services verticaux
|
informations relatives au données du personnel
|
réunion, groupe de pilotage
|
|
|
directives
|
tableaux de bord
|
|
organisations
|
|
|
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
directeur du Service d'Encadrement P&O
Service P&O : 52 personnes dont trois conseillers
La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation des tâches découlant de ses rôles d'expert, de soutien, de coordinateur, de dirigeant et de représentant
- supervision opérationnelle des 3 directions
- organisation interne de son travail
La fonction doit demander une autorisation pour
- engager les crédits Personnel du SPF Justice
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. La fonction a un impact sur l'ensemble des ressources humaines au sein du SPF Justice soit 21.144 collaborateurs.
2. Pour la Direction générale Exécution des Peines et Mesures 9.304 (Etablissements pénitentiaires : 8.335, Maisons de Justice : 969); pour les Services centraux : 985; pour les Services dépendant directement du Ministre (Politique Criminelle, Sûreté de l'Etat, Institut national de Criminalistique et de Criminologie) : 658; Direction Générale de l'Organisation Judiciaire : 10.197 (Magistrats de siège : 1555 / Magistrats de Parquet : 812 / Personnel administratif : 7830)
3. Parmi ces 21,144 collaborateurs se retrouvent des Services centraux et de nombreux services extérieurs (Etablissements Pénitentiaires, Maisons de Justice, Sûreté de L'Etat, etc. ) et des statuts spécifiques (agents pénitentiaires, assistants de justice, services extérieurs de la Sûreté de l'Etat, personnel scientifique de l'Institut National de Criminalistique et de Criminologie, personnel de l'Organisation Judiciaire). La masse salariale représente 934.407.000 euros (sans les membres des cultes)
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législations en matière RH (nationales et internationales)
- réglementations relatives au statut administratif et aux statuts spécifiques en matière de bien-être; législation sur les Marchés Publics; Directives de Communication émanant des Autorités fédérales
- décision du Comité de Direction
- recommandations de l'Institut pour l'Egalité des Chances
- directives des SPF P&O, Finances, Emploi, Travail et concertation sociale, Santé Publique
Quelles innovations
- innovations pour accroître le Marketing Justice vis-à-vis des clients internes et externes
- apporter sa contribution dans le volet développement de l'organisation et dans la culture d'entreprise
- innovation dans le cadre de la politique d'Egalité des chances et du plan d'action Diversité du Ministre de la Fonction publique
- innovations dans le cadre du développement de la politique du bien-être
- propositions d'amélioration des canaux de communication interne RH (site internet - intranet - journal interne + propositions d'utilisation d'autres canaux) et amélioration de leur attractivité
Sur base de quel cadre de référence
- connaissance de l'organisation et de l'expérience quotidienne
- Best Practices (Bonnes pratiques) au niveau national et international dans le domaine RH
- nouveau outils présents sur le marché, nouveaux processus
- législations existantes ou en voie d'être modifiées
|