Afdrukken

Adviseur-generaal assistant manager personeel en organisatie (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DPO127

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Het superviseren, coördineren en ondersteunen van de drie directies van de Stafdienst P&O (Personeel en Organisatie): Directie van het personeel (Dienst Competentiemanagement en Kennismanagement, Dienst Personeelsplanning en Expertise) Dienst Organisatie en Kwaliteit (Cel Welzijn, Cel Organisatieontwikkeling, Cel Interne Communicatie, Cel sociaal overleg, Sociale dienst), Dienst P&O van het Centraal bestuur (Cel Planning en Personeelbeheer, Cel Competentiemanagement) in nauw overleg met de Directeur P&O en de directeur P&O vervangen om de continuïteit van de operationele processen tijdens zijn/haar afwezigheid te waarborgen

teneinde

een modern HR-beleid in de FOD Justitie te ontwikkelen, de permanente perfectionering van de organisatie te bevorderen en de kwaliteit van de eindproducten die aan de Directeur P&O worden voorgelegd, te verbeteren

 

Het ondersteunen van de Directeur P&O op strategisch, conceptueel , organisatorisch en operationeel vlak

teneinde

de dienst P&O de mogelijkheid te bieden zijn taak van methodologische en strategische ondersteuning van de verticale diensten van de FOD Justitie te vervullen

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    het superviseren, organiseren, beheren en coördineren van de activiteiten van de drie directies van de Stafdienst P&O, volgens de conclusies van de stafvergaderingen met de Directeur P&O

teneinde

    zo efficiënt en doelmatig mogelijk te zorgen voor de verwezenlijking van de strategische en operationele doelstellingen, met oog voor de kwaliteit van de geleverde prestaties

 

Voorbeelden van taken
  • het ontvangen van de informatie voor of van de verschillende diensten, deze analyseren, verspreiden en de deze informatieoverdracht verbeteren
  • het plannen en organiseren van de activiteiten van de drie directies van de stafdienst P&O en het bepalen van prioriteiten ten opzichte van de strategische en operationele doelstellingen
  • het verdelen van de taken op basis van de talrijke bevoegdheden van de drie directies en het geven van richtlijnen
  • het leiden, motiveren, evalueren en ontwikkelen van de leidinggevenden van de drie directies
  • toezien op de goede uitvoering van de opgelegde taken (formele en informele opvolging van de prestaties) en op de coherentie ervan, het controleren van de kwaliteit van het werk en het geven van de vereiste feedback aan de directeur P&O

 

Als
coördinator
    het coördineren en op elkaar afstemmen van de activiteiten en als horizontale dienst overleggen met de andere verticale diensten van de FOD Justitie (Dienst van de Voorzitter, Directoraten-Generaal, diensten die rechtstreeks van de Minister afhangen, de twee andere personeelsdiensten, de SPOC's (Single Point of Contact) voor de competentiemaatregelen en de selectie, enz.)

teneinde

    de processen van ondersteuning aan de andere diensten te ontwikkelen en hun de diensten te verlenen die zij van een horizontale dienst verwachten

 

Voorbeelden van taken
  • toezien op de invoering van de instrumenten die nodig zijn voor de goede overdracht van de informatie
  • het stimuleren van de uitwisseling van informatie, het overleg en de samenwerking (meer bepaald door vergaderingen en regelmatige contacten te organiseren)
  • toezien op de coherentie van de behandelde HR-materies in de verschillende diensten
  • op basis van de samenwerking met de betrokken diensten en het overleg, het doen van voorstellen aan het directiecomité en aan de Directeur P&O betreffende de vereiste HR-acties, met oog voor het aspect van de interne communicatie (voorbeeld: het voorstellen van mogelijke oplossingen op basis van de analyse van de pyschosociale risico's, ...)
  • het voorbereiden van actieplannen met de SPOC's voor competentiemaatregelen en selectie

 

Als
expert/specialist
    het ondersteunen van de Directeur P&O in HR-materies als strategische en operationele partner door de complexe dossiers te behandelen

teneinde

    consistente en coherente beslissingen te nemen in het kader van het beheer van de human resources.

 

Voorbeelden van taken
  • het formuleren van voorstellen voor de concrete uitvoering van de strategische doelstellingen
  • het beoordelen van de impact van de HR-wetgeving (statuut, welzijn, gelijke kansen, sociale wetgeving, enz.) en de evolutie ervan volgen
  • het analyseren en behandelen van complexe kwesties op verzoek van de Directeur P&O of van de voorzitter van het directiecomité, het formuleren van juridische adviezen en het opstellen van belangrijke contracten, SLA's (Service Level Agreements) &..,
  • als kwaliteitsbeheerder het formuleren van voorstellen om de processen en de werking van de diensten te vereenvoudigen en te optimaliseren
  • het bijstaan van de directeur P&O of de voorzitter tijdens onderhandelingsvergaderingen die een specifieke expertise vereisen en het doorgeven van de verworven expertise aan de medewerkers

 

Als
correspondent PMO (Programmamanager)
    het superviseren, coördineren, plannen en ondersteunen van de P&O-projecten

teneinde

    de projecten en de implementatie ervan te verwezenlijken in overeenstemming met de strategische en operationele doelstellingen

 

Voorbeelden van taken
  • het leiden en adviseren van de projectleiders P&O en toezien op de kwaliteit bij de realisatie van de P&O-projecten
  • zorgen voor de opvolging van de verschillende P&O-projecten via de implementatie van balanced scorecards
  • linken leggen tussen de verschillende P&O-projecten, het voorstellen van prioriteiten
  • in het kader van de ontwikkeling van de projecten voorstellen voor verbeteringen formuleren aan de sponsor, ingeval van verandering van de context of van de termijnen
  • regelmatig verslag uitbrengen aan de sponsor en aan de dienst PMO

 

Als
budgettair correspondent
    de gesprekspartner van P&O zijn voor de Stafdienst B&BC (Budget en Beheerscontrole)

teneinde

    te zorgen voor de opvolging van de budgettaire activiteiten betreffende P&O

 

Voorbeelden van taken
  • het verzamelen van de budgettaire voorstellen
  • zorgen voor de opvolging van de ordonnateurs
  • zorgen voor de opvolging van de budgettaire beslissingen (boordtabellen, personeelskredieten) in het kader van het personeelsplan en het voorstellen van acties die ondernoemen moeten worden na analyse van de boordtabellen
  • het uitbrengen van voorstellen betreffende de budgettaire structuur in verband met de ontwikkeling van de organisatie

 

Als
vertegenwoordiger
    het vertegenwoordigen van de dienst P&O in het kader van vergaderingen, contacten met andere FOD's, organisaties en vertegenwoordigers van andere landen (protocol)

teneinde

    de dienst zichtbaar te maken en de communicatie van de doelstellingen en van prioriteiten te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken
  • deelnemen aan evenementen en optreden om de visie van de dienst mee te delen
  • als vertegenwoordiger van de dienst P&O zetelen in selectiejury's, in commissies (Commissie voor Voorwaardelijke Invrijheidstelling) en stuurgroepen (ontwikkelcirkels, analyse van de psychosociale risico's, medisch toezicht, enz.)
  • als vertegenwoordiger van de dienst P&O deelnemen aan de vergaderingen van het redactiecomité van de interne krant (Just News) onder leiding van de voorzitter van het directiecomité

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

directeur P&O

schriftelijke vragen

alle vormen

dagelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge vragen

particulieren/burgers

mondelinge adviezen

cel beleidsvoorbereiding

mondelinge adviezen

Vakbonden

wetgeving (wet, KB, MB ...

andere verticale diensten

reglementaire voorstellen

directiecomité

didactisch materiaal

vergadering, stuurgroep ...

organisaties/ondernemingen

richtlijnen

boordtabellen

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

directeur P&O

mondelinge adviezen

alle vormen

dagelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge adviezen

andere machtsniveaus

wetgeving (wet, KB, MB ...

cel beleidsvoorbereiding

reglementaire voorstellen

particulieren/burgers

didactisch materiaal

andere verticale diensten

informatie i.v.m gegevens van het personeel

vergadering, stuurgroep ...

richtlijnen

boordtabellen

organisaties

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de stafdirecteur P&O

Dienst P&O = 52 personen onder wie drie adviseurs

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • De organisatie van de taken die onder zijn/haar rollen als deskundige, ondersteuning, coördinator, leidinggevende en vertegenwoordiger vallen
  • operationeel toezicht van de 3 directies
  • interne organisatie van het werk

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • de strategische opties
  • het vastleggen van de personeelskredieten van de FOD Justitie

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. De functie heeft een impact op het personeel bij de FOD Justitie, te weten 21.144 medewerkers

2. Voor de Directie Algemene Uitvoering Straffen en Maatregelen 9.304(Strafinrichtingen: 8.335, Justitiehuizen: 969) voor de Centrale Diensten: 985, voor de diensten die rechtstreeks van de Minister afhangen (Strafrechterlijk Beleid, Veiligheid van de Staat, Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie) 658, Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie : 10.197(zetelende magistraten: 1555/ parketmagistraten: 812/ administratief personeel :7830)

3. Deze 21.144 medewerkers omvatten de centrale diensten en een groot aantal externe diensten (strafinrichtingen, Justitiehuizen, Staatsveiligheid, ... ) en specifieke statuten (penitentiaire beambten, justitieassistenten, externe diensten van de Staatsveiligheid, wetenschappelijk personeel van het Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, personeel van de Rechterlijke Organisatie). De totale loonsom bedraagt 934.407.000 euro (zonder de leden van de erediensten)

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • wetgeving op het gebied van HR (nationaal en internationaal)
  • regelgeving betreffende het administratief statuut en de specifieke statuten op het vlak van welzijn; wetgeving inzake overheidsopdrachten; communicatierichtlijnen van de federale autoriteiten
  • beslissing van het directiecomité
  • aanbevelingen van het Instituut voor Gelijke Kansen
  • richtlijnen van de FOD P&O, Financiën, Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg en Volksgezondheid

 

Welke vernieuwingen
  • vernieuwingen om de marketing van Justitie tegenover interne en externe klanten te verbeteren
  • een bijdrage leveren aan het luik ontwikkeling van de organisatie en aan de bedrijfscultuur
  • vernieuwing in het kader van het gelijke kansenbeleid en van het actieplan Diversiteit van de Minister van Ambtenarenzaken
  • vernieuwingen in het kader van de ontwikkeling van het welzijnsbeleid
  • voorstellen om de interne communicatiekanalen voor HR te verbeteren (internetsite - intranet – interne krant + voorstellen om andere kanalen te gebruiken) en verbetering van de aantrekklijkheid ervan

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • kennis van de organisatie en van de dagelijkse ervaring
  • best practices (nationaal en internationaal) op het domein van HR
  • nieuwe instrumenten op de markt, nieuwe processen
  • managementplan
  • bestaande wetgeving of wetgeving die wordt gewijzigd

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.