Identificatie van de functie

Functiecode : DPO700

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

De doelstellingen en prioriteiten van een van de volgende afdelingen bepalen:
· Hetzij voor de afdeling Sociaal overleg en reglementering, betreffende het sociaal overleg: de principes noodzakelijk voor de opbouw van een gestructureerde en diepgaande dialoog tussen de verantwoordelijken van de federale overheid en de representatieve vakorganisaties uitwerken, invoeren en ontwikkelen
· Hetzij voor de afdeling personeelsplanning en ontwikkeling, betreffende de mentoring: een cultuur die uitgaat van de geïndividualiseerde begeleiding van elke ambtenaar ontwikkelen
· Hetzij voor de afdeling Beloningsmanagement en tijdsbeheer, betreffende de wedden: een doeltreffende en efficiënte manier ontwikkelen om de correcte en tijdige betaling van de wedden te garanderen
· Hetzij voor de afdeling Front Office, betreffende het model voor de interne dienstverlening: instaan voor een consistente dienstverlening van de lijndiensten, de stafdiensten aan de belanghebbende ambtenaren


In lijn met het beleid van de Directeur van de Stafdienst P&O en/of de lead manager, de eindverantwoordelijkheid betreffende deze doelstellingen opnemen en de afdeling leiden op operationeel gebied

teneinde

de doelstellingen van de afdeling effectief en efficiënt te realiseren

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige

Deelnemen aan de strategische analyse van de Stafdienst P&O, de strategische doelstellingen bepalen, zowel voor de werkmethoden als voor de evaluatie en de analyse van de financiële implicaties, in het kader van de uitvoering van de beslissingen betreffende het beleid inzake P&O en de aangenomen strategische doelstellingen omzetten in ontwikkelingsdoelstellingen en in operationele doelstellingen, bijvoorbeeld: voor de afdeling "Tijdsbeheer en beloningsmanagement": Een doeltreffende manier uitwerken om de werktijd te registreren, de ingewonnen informatie te benutten en te controleren, ... voor de afdeling "Sociaal overleg en reglementering": De interne reglementering aanpassen rekening houdend met de nieuwe federale wettelijke normen voor de afdeling "Personeelsplanning en -ontwikkeling": Een cultuur creëren waarin de ontwikkeling van de ambtenaren een centrale plaats inneemt voor de afdeling "Front Office": Het beheer van de wisselwerking tussen de Stafdienst P&O en de rest van de organisatie regelen

teneinde

deze doelstellingen mee te delen aan de medewerkers en de afdeling te laten bijdragen tot de best mogelijke werking van de entiteit

 

Voorbeelden van taken

• De noden van de operationele diensten op het vlak van P&O analyseren

• Een conclusie trekken uit deze analyses om een strategie voor te stellen

• De prioriteiten van de afdeling vastleggen

• De beslissingen bestuderen die de regering of de gewestelijke of internationale overheden hebben genomen op het vlak van P&O

 

Als

organisator

De acties bepalen die, naargelang de beschikbare middelen, door de teams van zijn afdeling moeten worden uitgevoerd

teneinde

de gestelde doelstellingen te verwezenlijken en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• Het werkvolume en/of de geografische spreiding van de diensten beoordelen

• Gerichte acties voorstellen

 

Als

planningsdeskundige

Een plan opstellen dat de concrete acties bevat die de teams binnen de gestelde termijn moeten uitvoeren en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan verdelen over de teamchefs

teneinde

de planning optimaal en volledig uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• Een plan opstellen

• Vergaderingen met de teamchefs beleggen

• Aan alle teams duidelijke en precieze opdrachten geven

• Een ononderbroken contact met de teamchefs onderhouden

 

Als

leidinggevende

De verschillende teamchefs motiveren, evalueren en leiden

teneinde

een optimale inzet van elk van hen op te wekken

 

Voorbeelden van taken

• Alle oorzaken van demotivatie aanpakken

• Zowel op individueel niveau als op het niveau van het team handelen

• De leden van het team bij het werk betrekken door te delegeren

• Deelnemen aan seminaries m.b.t. opleiding en individuele coaching

 

Als

controleur

Het werk van de teamchefs en eventueel hun medewerkers kwalitatief en kwantitatief opvolgen

teneinde

de verwezenlijking van de vooropgestelde doelstellingen te beoordelen ten opzichte van de hiervoor ter beschikking gestelde middelen

 

Voorbeelden van taken

• De boordtabel van zijn afdeling regelmatig bekijken

• Conclusies trekken en de teamchefs ondervragen

• Aansporen om verbeteringen te vinden

• De inspanningen en de positieve resultaten erkennen en appreciëren

• Toezien op de naleving van de regels betreffende het beroepsgeheim

 

Als

contactpersoon

De vereiste interne en externe, formele en informele, contacten leggen met de instanties en de bevoegde instellingen betreffende, bijvoorbeeld, het beloningsmanagement

teneinde

de goede werking en de permanente vernieuwing van de afdeling te garanderen en op de hoogte te blijven van de recentste ontwikkelingen binnen zijn specialiteit

 

Voorbeelden van taken

• Zich spontaan tot deskundigen richten om op de hoogte te blijven

• Zijn afdeling vertegenwoordigen op interne en externe vergaderingen

• Aan conferenties deelnemen

• De verkregen inlichtingen verspreiden bij zijn medewerkers

 

Als

verslaggever

Regelmatig en punctueel feedback geven aan de directeur van de stafdienst P&O over de activiteiten en de resultaten van de afdeling

teneinde

hem de mogelijkheid te bieden om ze te evalueren en te integreren in zijn managementbeleid

 

Voorbeelden van taken

• Verslagen opstellen

• Aan vergaderingen deelnemen

• Informele ontmoetingen met de Directeur van de stafdienst P&O en/of de lead manager beleggen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
buitenlandse, internationale en supranationale overheden	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere machtsniveaus	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
collega's	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
juristen,advocaten, notarissen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	als dossier	wekelijks
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
buitenlandse, internationale en supranationale overheden	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere machtsniveaus	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
collega's	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
juristen,advocaten, notarissen	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

"de Directeur van de stafdienst P&O voor de afdelingen "Sociaal overleg en reglementering" en "Front Office"

een lead manager voor de afdelingen "Beloningsmanagement en tijdsbeheer" en "Personeelsplanning en -ontwikkeling"

De afdelingschefs geven leiding aan een groep van minimum 30 personen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De verdeling van het personeel dat is toegewezen aan de afdeling

• De werkmethoden en opdrachten

• De interne en externe contacten

• De methoden voor het evalueren van het werk dat door de teams wordt geleverd

• Het aanbrengen van wijzigingen aan bepaalde operationele doelstellingen of ontwikkelingsdoelstellingen afhankelijk van de beschikbare materiële middelen, het beschikbare personeel, bijzondere omstandigheden in het verloop van de activiteiten van deze afdeling, wanneer de wijzigingen de genoemde doelstellingen niet op de helling zetten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Het vastleggen van uitgaven (personeel, materiaal, &)

• Het aanbrengen van wijzigingen aan bepaalde operationele doelstellingen of ontwikkelingsdoelstellingen afhankelijk van de beschikbare materiële middelen, het beschikbare personeel, bijzondere omstandigheden in het verloop van de activiteiten van deze afdeling, wanneer de wijzigingen de genoemde doelstellingen op de helling zetten

• Het leiden van missies naar het buitenland

• Het verkrijgen van aanvullende middelen (personeel, materiaal, &)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Aantal VTE's +/- __ (aantal VTE's) __

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Algemene doelstellingen vastgesteld door de Directeur van de stafdienst P&O of een lead manager

• Richtlijnen, instructies, rechtsregels betreffende, bijvoorbeeld, het sociaal overleg, het beheer van de werktijden, enz.

• De richtlijnen van de minister en van de Cel Beleidsvoorbereiding

• De richtlijnen van de regering

 

Welke vernieuwingen

• De werkmehtoden die moeten worden aangewend in het kader van de realisatie van het actieplan

• De functie kan volledig nieuwe concepten, procedures, reglementeringen en vormen van ondersteuning ontwikkelen om de vastgelegde doelstellingen te bereiken

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De bepaling en de uitvoering van de doelstellingen van zijn afdeling

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.