Afdrukken

Attaché begroting (dossierbeheer) (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB004

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Het ondersteunen van de lijn- of stafmanager en de betrokken diensten in de budgettaire verantwoordelijkheden door voorstellen in te dienen voor de deelbegroting waarvoor hij/zij verantwoordelijk is, en het motiveren en becommentariëren van deze voorstellen

teneinde

de hoofdbudgethouder en de stafdirecteur te ondersteunen bij het opstellen en verdedigen van de globale begroting van de FOD Financiën.

 

De toegekende kredieten volgens de begrotings- en vastleggingsregels zo optimaal mogelijk aanwenden

teneinde

tot een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de deelbegroting te komen.

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbeheerder
    het analyseren, interpreteren, evalueren en corrigeren van de begrotingsvoorstellen die door de staf- of lijndiensten worden ingediend, en de opmaak van een geconsolideerde deelbegroting

teneinde

    tot een zo evenwichtig mogelijke begroting te komen voor zijn/haar staf- of lijndienst, zodat de beoogde doelstellingen van zijn entiteit maximaal verwezenlijkt kunnen worden, en alle nodige informatie aan het management ter beschikking te stellen.

 

Voorbeelden van taken
  • het analyseren van de ingediende budgettaire voorstellen
  • het toetsen van deze voorstellen aan de doelstellingen van de organisatie
  • het verantwoorden van de gevraagde begrotingsmiddelen

 

Als
account manager
    het capteren, motiveren en verantwoorden van de initiële begrotingsvoorstellen van zijn/haar staf- of lijndienst via de teamchef begroting bij de hoofdbudgethouder en de stafdirecteur

teneinde

    de belangen van de stafdienst of lijndienst die hij/zij vertegenwoordigt optimaal te verdedigen in continu overleg met de teamchef begroting

 

Voorbeelden van taken
  • het verantwoorden en argumenteren van de gevraagde begrotingsmiddelen
  • het evalueren van deze voorstellen op basis van de opgelegde parameters en het becommentariëren van de mogelijke afwijkingen t.o.v. vergelijkbare uitgaven van vorige jaren
  • het signaleren van mogelijke budgettaire ontsporingen en deze bespreken met de teamchef/hoofdbudgethouder
  • het adviseren van de lijn- of stafdienst bij de te nemen beslissingen omtrent de budgettaire impact
  • het opbouwen van een vertrouwensrelatie en het verzorgen van de structurele communicatie met de lijn- of stafmanager die hij/zij vertegenwoordigt op budgettair vlak

 

Als
projectmedewerker
    het bijwonen van projectvergaderingen van de lijn- of stafdiensten om een inzicht te verschaffen in de budgettaire haalbaarheid van de voorgestelde projecten

teneinde

    proactief te interageren en financieel onhaalbare projecten tijdig bij te sturen.

 

Voorbeelden van taken
  • deelnemen aan diverse begrotingsvergaderingen
  • deelnemen aan projectvergaderingen met een impact op het budget van zijn/haar lijn- of stafdienst, teneinde de kostprijs, de budgettaire haalbaarheid van het project en de uitvoeringskalender juist te kunnen beoordelen

 

Als
kennisbeheerder
    het opstellen van verslagen en documenten betreffende de begroting en begrotingsvoorstellen van zijn/haar lijn- of stafdienst, evenals het verzamelen, integreren en beheren van alle relevante informatie

teneinde

    alle betrokken partijen correcte informatie te verschaffen.

 

Voorbeelden van taken
  • het opvragen en integreren van notulen van beleidsinformatie en beslissingen i.v.m. een budgettaire weerslag op projecten die de entiteit aanbelangen
  • het centraliseren en exploiteren van de betrokken financiële informatie van de organisatie
  • op informele wijze informatie bekomen en overleg plegen met de account managers van de andere stafdiensten

 

Als
gegevensbeheerder
    het inzamelen van alle informatie die nodig is voor het opstellen van een deelbegroting

teneinde

    tot een zo evenwichtig mogelijke begroting te komen voor de staf- of lijndienst.

 

Voorbeelden van taken
  • het opvragen van relevante informatie bij de diverse entiteiten
  • het periodiek opvolgen van de parameters die de budgettaire situatie van elke entiteit weergeven
  • de centrale verwerking van de budgettaire informatie van de entiteiten
  • het toetsen van de boekhoud- en betalingsgegevens met de toegekende begrotingsmiddelen

 

Als
coördinator
    het coördineren van de hele begrotingscyclus (opmaak en aanpassingen van de begroting, begrotingscontrole, herverdelingen van basisallocaties) voor de lijn- of stafdienst

teneinde

    het opstellen en het opvolgen van de begroting binnen de opgelegde planning te kunnen realiseren

 

Voorbeelden van taken
  • meewerken aan de organisatie/planning van de begrotingscyclus
  • ervoor zorgen dat de vooropgestelde deadlines worden nageleefd binnen de organisatie
  • het briefen van de departementale begrotingsrichtlijnen aan de medewerkers en de correspondenten
  • het organiseren en coördineren van de communicatie aangaande financieel relevante informatie binnen de organisatie

 

Als
organisator
    het organiseren van het eigen werk en dat van de medewerkers, rekening houdend met de beschikbare middelen en de opgelegde prioriteiten

teneinde

    de uitvoering van de werkzaamheden binnen de gestelde termijnen te waarborgen

 

Voorbeelden van taken
  • het beoordelen van de werkdruk
  • het beoordelen van de beschikbare middelen
  • het verdelen van het werk onder de medewerkers
  • het geven van een overzicht van het uitgevoerde werk
  • het faciliteren van het beslissingsproces in het kader van de verdeling van de toegekende budgettaire middelen

 

Als
leidinggevende
    optreden als leidinggevende voor de medewerkers

teneinde

    een optimaal werkresultaat van het team te garanderen

 

Voorbeelden van taken
  • het aansturen en opvolgen van de medewerkers inzake hun administratieve taken
  • waken over de juistheid en de kwaliteit van het geleverde werk
  • het vertrouwd maken van nieuwe medewerkers met de specifieke context van de organisatie en met de werkinstrumenten en hen zo in staat stellen om hun werk doordacht uit te oefenen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

beslissingen, voorstellen

als dossier

ad hoc

management

wetgeving, vragen, advies

per brief, e-mail ...

wekelijks

lijn- of stafdiensten

vragen tot herschikking budgetten

als dossier

ad hoc

lijn- of stafdiensten

wetgeving, vragen, advies

per brief, e-mail ...

dagelijks

teamchef begroting

beslissingen

als dossier

dagelijks

hoofdbudgethouder

richtlijnen

vergadering, brief, instructie ...

ad hoc

lijn- of stafdiensten

voorstellen met een budgettaire weerslag

als dossier

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

teamchef begroting

questions écrites

als dossier

maandelijks

lijn- of stafdiensten

informatie met de beschikbare budgetten en mogelijkheden tot herschikking

als dossier

maandelijks

hoofdbudgethouder

begrotingsvoorstel

als dossier

ad hoc

hoofdbudgethouder

kredietbehoeften

per brief, e-mail ...

ad hoc

teamchef begroting

schriftelijke en mondelinge adviezen

persoonlijk contact, dossier

dagelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

teamchef Begroting

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • voorstel van de deelbegroting van de lijn- of stafdienst
  • voorstel tot herschikking van de basisallocaties binnen het toegekende budget

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • goedkeuring van de deelbegroting van de lijn- of stafdienst
  • goedkeuring tot herschikking van basisallocaties

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

afhankelijk van de staf- of lijndienst voor wie hij de deelbegroting opstelt

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Handelt bij het uitvoeren van meervoudige opdrachten binnen duidelijke procedures en richtlijnen conform een reglementair/wettelijk kader, waarvan enkel kan worden afgeweken mits goedkeuring van de hiërarchische overste maar waarbinnen de werkwijze zelf kan bepaald worden in functie van de te realiseren opdracht 
  • richtlijnen in verband met de opmaak en de aanpassing van de begroting

 

Welke vernieuwingen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.