Attaché begroting (dossierbeheer) (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB004
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Dossierbeheerders Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Het ondersteunen van de lijn- of stafmanager en de betrokken diensten in de budgettaire verantwoordelijkheden door voorstellen in te dienen voor de deelbegroting waarvoor hij/zij verantwoordelijk is, en het motiveren en becommentariëren van deze voorstellen
teneinde
de hoofdbudgethouder en de stafdirecteur te ondersteunen bij het opstellen en verdedigen van de globale begroting van de FOD Financiën.
De toegekende kredieten volgens de begrotings- en vastleggingsregels zo optimaal mogelijk aanwenden
teneinde
tot een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de deelbegroting te komen.
Resultaatgebieden
Alsdossierbeheerderhet analyseren, interpreteren, evalueren en corrigeren van de begrotingsvoorstellen die door de staf- of lijndiensten worden ingediend, en de opmaak van een geconsolideerde deelbegroting
teneinde
tot een zo evenwichtig mogelijke begroting te komen voor zijn/haar staf- of lijndienst, zodat de beoogde doelstellingen van zijn entiteit maximaal verwezenlijkt kunnen worden, en alle nodige informatie aan het management ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken
- het analyseren van de ingediende budgettaire voorstellen
- het toetsen van deze voorstellen aan de doelstellingen van de organisatie
- het verantwoorden van de gevraagde begrotingsmiddelen
Alsaccount managerhet capteren, motiveren en verantwoorden van de initiële begrotingsvoorstellen van zijn/haar staf- of lijndienst via de teamchef begroting bij de hoofdbudgethouder en de stafdirecteur
teneinde
de belangen van de stafdienst of lijndienst die hij/zij vertegenwoordigt optimaal te verdedigen in continu overleg met de teamchef begroting
Voorbeelden van taken
- het verantwoorden en argumenteren van de gevraagde begrotingsmiddelen
- het evalueren van deze voorstellen op basis van de opgelegde parameters en het becommentariëren van de mogelijke afwijkingen t.o.v. vergelijkbare uitgaven van vorige jaren
- het signaleren van mogelijke budgettaire ontsporingen en deze bespreken met de teamchef/hoofdbudgethouder
- het adviseren van de lijn- of stafdienst bij de te nemen beslissingen omtrent de budgettaire impact
- het opbouwen van een vertrouwensrelatie en het verzorgen van de structurele communicatie met de lijn- of stafmanager die hij/zij vertegenwoordigt op budgettair vlak
Alsprojectmedewerkerhet bijwonen van projectvergaderingen van de lijn- of stafdiensten om een inzicht te verschaffen in de budgettaire haalbaarheid van de voorgestelde projecten
teneinde
proactief te interageren en financieel onhaalbare projecten tijdig bij te sturen.
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan diverse begrotingsvergaderingen
- deelnemen aan projectvergaderingen met een impact op het budget van zijn/haar lijn- of stafdienst, teneinde de kostprijs, de budgettaire haalbaarheid van het project en de uitvoeringskalender juist te kunnen beoordelen
Alskennisbeheerderhet opstellen van verslagen en documenten betreffende de begroting en begrotingsvoorstellen van zijn/haar lijn- of stafdienst, evenals het verzamelen, integreren en beheren van alle relevante informatie
teneinde
alle betrokken partijen correcte informatie te verschaffen.
Voorbeelden van taken
- het opvragen en integreren van notulen van beleidsinformatie en beslissingen i.v.m. een budgettaire weerslag op projecten die de entiteit aanbelangen
- het centraliseren en exploiteren van de betrokken financiële informatie van de organisatie
- op informele wijze informatie bekomen en overleg plegen met de account managers van de andere stafdiensten
Alsgegevensbeheerderhet inzamelen van alle informatie die nodig is voor het opstellen van een deelbegroting
teneinde
tot een zo evenwichtig mogelijke begroting te komen voor de staf- of lijndienst.
Voorbeelden van taken
- het opvragen van relevante informatie bij de diverse entiteiten
- het periodiek opvolgen van de parameters die de budgettaire situatie van elke entiteit weergeven
- de centrale verwerking van de budgettaire informatie van de entiteiten
- het toetsen van de boekhoud- en betalingsgegevens met de toegekende begrotingsmiddelen
Alscoördinatorhet coördineren van de hele begrotingscyclus (opmaak en aanpassingen van de begroting, begrotingscontrole, herverdelingen van basisallocaties) voor de lijn- of stafdienst
teneinde
het opstellen en het opvolgen van de begroting binnen de opgelegde planning te kunnen realiseren
Voorbeelden van taken
- meewerken aan de organisatie/planning van de begrotingscyclus
- ervoor zorgen dat de vooropgestelde deadlines worden nageleefd binnen de organisatie
- het briefen van de departementale begrotingsrichtlijnen aan de medewerkers en de correspondenten
- het organiseren en coördineren van de communicatie aangaande financieel relevante informatie binnen de organisatie
Alsorganisatorhet organiseren van het eigen werk en dat van de medewerkers, rekening houdend met de beschikbare middelen en de opgelegde prioriteiten
teneinde
de uitvoering van de werkzaamheden binnen de gestelde termijnen te waarborgen
Voorbeelden van taken
- het beoordelen van de werkdruk
- het beoordelen van de beschikbare middelen
- het verdelen van het werk onder de medewerkers
- het geven van een overzicht van het uitgevoerde werk
- het faciliteren van het beslissingsproces in het kader van de verdeling van de toegekende budgettaire middelen
Alsleidinggevendeoptreden als leidinggevende voor de medewerkers
teneinde
een optimaal werkresultaat van het team te garanderen
Voorbeelden van taken
- het aansturen en opvolgen van de medewerkers inzake hun administratieve taken
- waken over de juistheid en de kwaliteit van het geleverde werk
- het vertrouwd maken van nieuwe medewerkers met de specifieke context van de organisatie en met de werkinstrumenten en hen zo in staat stellen om hun werk doordacht uit te oefenen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen, voorstellen
|
als dossier
|
ad hoc
|
management
|
wetgeving, vragen, advies
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
lijn- of stafdiensten
|
vragen tot herschikking budgetten
|
als dossier
|
ad hoc
|
lijn- of stafdiensten
|
wetgeving, vragen, advies
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
teamchef begroting
|
beslissingen
|
als dossier
|
dagelijks
|
hoofdbudgethouder
|
richtlijnen
|
vergadering, brief, instructie ...
|
ad hoc
|
lijn- of stafdiensten
|
voorstellen met een budgettaire weerslag
|
als dossier
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
teamchef begroting
|
questions écrites
|
als dossier
|
maandelijks
|
lijn- of stafdiensten
|
informatie met de beschikbare budgetten en mogelijkheden tot herschikking
|
als dossier
|
maandelijks
|
hoofdbudgethouder
|
begrotingsvoorstel
|
als dossier
|
ad hoc
|
hoofdbudgethouder
|
kredietbehoeften
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
teamchef begroting
|
schriftelijke en mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact, dossier
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
teamchef Begroting
De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- voorstel van de deelbegroting van de lijn- of stafdienst
- voorstel tot herschikking van de basisallocaties binnen het toegekende budget
De functie moet autorisatie vragen voor
- goedkeuring van de deelbegroting van de lijn- of stafdienst
- goedkeuring tot herschikking van basisallocaties
Impact
Totaal werkbudget entiteit
afhankelijk van de staf- of lijndienst voor wie hij de deelbegroting opstelt
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Handelt bij het uitvoeren van meervoudige opdrachten binnen duidelijke procedures en richtlijnen conform een reglementair/wettelijk kader, waarvan enkel kan worden afgeweken mits goedkeuring van de hiërarchische overste maar waarbinnen de werkwijze zelf kan bepaald worden in functie van de te realiseren opdracht
- richtlijnen in verband met de opmaak en de aanpassing van de begroting
Welke vernieuwingen
Gebaseerd op welk referentiekader
|