Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS018

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Diriger un groupe de collaborateurs d'une direction au sein de la Direction générale des Affaires multilatérales et de la Mondialisation

afin de

collaborer à la réalisation des objectifs de la Direction des Affaires multilatérales et de la Mondialisation (DGM) tels qu'ils ont été fixés dans le plan de management de la DGM.

 

Collaborer à la préparation de la politique, à la définiton des positions (SPF, Belgique) dans des matières spécifiques (terrorisme, politique scientifique, asile et migration, etc.) qui sont confiées au service, et en assurer l'exécution

afin de

réaliser une action cohérente et coordonnée sur le plan international.

 

Entretenir des relations internationales

afin de

déterminer, négocier et défendre les positions belges (dans la mesure des compétences du service de la DGM).

 

Finalités

En tant que

dirigeant

diriger et coordonner les collaborateurs internes et organiser les activités du service

afin de

atteindre les objectifs du servcie grâce aux moyens humains, matériels et financiers disponibles et stimuler les collaborateurs

 

Exemples de tâches

• donner des instructions concernant la répartition des tâches, les compétences et les responsabilités

• assurer le contrôle de la qualité du travail fourni

• encadrer les collaborateurs et organiser un feed-back constructif

 

En tant que

conseiller

formuler des avis et des propositions à la hiérarchie et au Ministre des Affaires étrangères

afin de

leur permettre d'adopter des positions fondées et prendre des décisions sur la base de dossiers bien préparés

 

Exemples de tâches

• analyser des informations et formuler des propositions

• contacter les autres services, organisations et personnes concernées

• préparer les dossiers pour la hiérarchie et/ou le Ministre

• répondre aux questions

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

assurer le suivi de dossiers complexes concernant les thèmes traités au sein de la Direction

afin de

garantir que les tâches qui sont assignées à la Belgique, comme membre des organisations internationales y relatives, puissent être exécutées

 

Exemples de tâches

• mettre en oeuvre la coordination requise avec les autres services du SPF Affaires étrangères et avec les autres instances fédérales et fédérées

• préparer et traiter les dossiers

• assurer le suivi administratif du dossier et rechercher les informations y relatives

• rédiger des notes de synthèse

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

rechercher et rassembler, de manière permanente, des informations relatives aux thèmes multilatéraux/mondiaux à gérer

afin de

suivre l'évolution dans ce domaine et mettre sur pied et/ou élargir une expertise

 

Exemples de tâches

• consulter les publications et la littérature, s'y familiariser et en fournir des interprétations

• fournir des avis en interne (autres services) et en externe (postes, institutions internationales, organisations civiles, ONG)

• transmettre la connaissance aux instances de décision et aux autorités politiques

• mettre les informations à disposition sur le site web du SPF

• participer aux colloques internationaux et diffuser les informations reçues

 

En tant que

représentant

participer aux réunions internes, nationales et/ou internationales concernant les matières à gérer

afin de

pouvoir argumenter et défendre la position (du service, du SPF, de la Belgique ou de l'Union européenne)

 

Exemples de tâches

• clarifier, argumenter et défendre les positions durant les réunions

• organiser et mener les réunions de préparation et/ou de coordination

• faire rapport à la hiérarchie et/ou à l'autorité politique

• rendre opérationnelles les décisions prises

 

En tant que

organisateur

organiser des activités (au niveau national et international) concernant les matières à gérer

afin de

contribuer de manière efficace à la réalisation et à la mise en oeuvre de la politique belge

 

Exemples de tâches

• assurer l'organisation complète de conférences internationales

• organiser des événements en Belgique

• préparer et organiser des exercices, des opérations, etc.

• organiser des réunions ministérielles en collaboration avec les institutions internationales

• faire connaître la politique belge en organisant des activités internationales, et promouvoir ainsi l'image de notre pays

 

En tant que

coach

accompagner et conseiller les collaborateurs

afin de

contribuer à leur formation

 

Exemples de tâches

• accompagner les nouveaux collègues et les informer des procédures

• accompagner les collaborateurs et leur fournir un feed-back constructif sur leur manière de fonctionner

• formuler des propositions concernant des formations permanentes pour les collaborateurs

• veiller à développer un esprit d'équipe dans le service

• assurer le suivi des cercles de développement avec les collaborateurs

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien
autres directions/services	conseils écrits	informel	quotidien
ambassades	questions orales	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. pub. féd.	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
institutions intern.	législation (loi, AR, AM ...	réunion, groupe de pilotage	quotidien
organisations /(ONG)	notes, décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
personnes (public)	questions écrites	contact personnel	quotidien
autres serv. pub. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
DG et autres servcies DGM	conseils oraux	contact personnel	quotidien
collaborateurs	questions orales	informel	quotidien
ambassades	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. pub. féd.	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
organisations (ONG)	législation (loi, AR, AM ...	réunion, groupe de pilotage	quotidien
particuliers/citoyens	notes, décisions	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	conseils oraux	en tant que dossier	quotidien
management	conseils écrits	réunion, groupe de pilotage	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Président (N); le Directeur général pour les Affaires multilatérales et la Mondialisation (DGM) (N-1); le directeur pour les Affaires multilatérales et la Mondialisation (N-2)

le Coordinateur pour les Affaires Multilatérales e lla Mondialisation (N-3)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion du service

• emploi de son temps

• répartition des tâches

• organisation de réunions

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• participer aux réunions internationales, les voyages de service

• allocation des budgets

• déterminer la politique et la stratégie

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 euros

 

Budget de travail propre

nihil

 

Autres données quantitatives

1. nihil

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation interne

• techniques de management

• instructions ministérielles

• fonctionnement/procédures des institutions internationales

 

Quelles innovations

• la conduite d'une politique proactive et intégrée par laquelle on s'efforce de créer des ouvertures dynamiques pour le service

• suggestions à la hiérarchie concernant les améliorations dans l'organisation du service

 

Sur base de quel cadre de référence

• le SPF Affaires étrangères, les ambassades

• forums internationaux

• plan de management

 

Profil de compétences génériques

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