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Conseiller affaires générales (personnel et logistique) - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA099
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Dirigeants tactiques
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
L'organisation des processus administratifs et des moyens logistiques
afin de
créer les conditions pour le fonctionnement des services et des directions de la direction générale (DG)
La gestion de l'effectif du personnel
afin de
fournir des informations à et en recevoir de P&O (personnel et organisation) et fournir des informations pour la politique HR de la direction générale,
L'organisation de la diffusion de l'information
afin de
transmettre de la meilleure manière l'information qui est destinée à l'usage interne et externe.
Finalités
En tant quedirigeant
- l'accompagnement et le soutien des membres du personnel qui travaillent dans les différentes cellules qui font partie de la direction générale
afin de
- atteindre les objectifs en remplissant les conditions pour le fonctionnement journalier
Exemples de tâches
- le management journalier du personnel
- l'élaboration de méthodes de travail; la concrétisation et la répartition de nouvelles tâches
- l'élaboration de solutions pour les problèmes et les changements
- le développement de propositions d'amélioration du fonctionnement
En tant que
gestionnaire de dossiers
- le suivi de l'effectif du personnel et des besoins en personnel
afin de
- fournir des informations à et en recevoir de P&O et de membres du personnel individuels et analyser et synthétiser des informations afin de soutenir la politique HR de la direction générale
Exemples de tâches
- la préparation, la planification et le suivi de l'effectif du personnel et des besoins en personnel
- la rédaction de descriptions de fonctions pour les recrutements et les contacts avec P&O
- l'accompagnement de l'introduction des cercles de développement et la gestion du système : descriptions de fonctions, planification et formation et entretiens de fonctionnement
- la gestion des présences et des absences de la direction Affaires générales et de la division Promotion
- la gestion des dossiers du personnel, l'accueil de nouveaux membres du personnel
En tant que
gestionnaire
- répondre aux besoins logistiques et en assurer le suivi
afin de
- mettre à disposition les moyens nécessaires pour le fonctionnement des divisions et des directions de la direction générale Humanisation du travail et engager ces moyens de manière optimale
Exemples de tâches
- intervenir en tant que personne de contact avec l'économat
- la coordination des commandes et des livraisons
- l'organisation de l'occupation des locaux
- être personne de contact auprès de l'économat pour les membres du personnel de la DG qui font partie de l'équipe incendie et les secouristes industriels
- être la personne de contact du helpdesk informatique pour les commandes et les problèmes
En tant que
fonctionnaire d'information
- l'organisation de la circulation interne et externe de l'information
afin de
- mettre à la disposition des membres du personnel de la direction générale des autres directions générales du SPF, des organisations externes et des citoyens les informations indispensables ou demandées
Exemples de tâches
- l'information électronique ou orale des membres du personnel
- l'appui au développement d'un centre de connaissances électronique
- faciliter les travaux des spécialistes/techniciens pour le développement de l'intranet, de l'internet et du centre de connaissances interactif
- l'accompagnement des fournisseurs d'informations des applications web
- l'organisation pratique et sur le plan du contenu de la collaboration avec le manager du point focal belge de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail
En tant que
coordinateur
- coordonner les travaux au sein de la direction générale
afin de
- soutenir le manager pour atteindre une efficacité et une concrétisation maximale en ce qui concerne les prestations de service
Exemples de tâches
- coordonner, suivre et faire la synthèse des missions et travaux menés en commun par les différents services sous la tutelles du manager
- coordonner les différents services de la direction générale, de même que se concerter avec eux, ainsi qu’encourager la collaboration
Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général
La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.