Afdrukken

Adviseur algemene zaken (personeel en logistiek) - Coördinator (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DSA099

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Het organiseren van de administratieve processen en de logistieke middelen

teneinde

de voorwaarden te scheppen voor het functioneren van de dienste en directies van de algemene directie.

 

Het beheren van het personeelseffectief

teneinde

informatie te verstrekken aan en te ontvangen van P&O (personeel en organisatie) en informatie te leveren voor het HR-beleid van de AD Humanisering van de arbeid.

 

Het organiseren van de informatieverspreiding

teneinde

de informatie die bestemd is voor intern en extern gebruik op de beste manier te doen aankomen.

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    begeleiden en ondersteunen van de personeelsleden die werken in de verschillende cellen die deel uitmaken van de algemene directie

teneinde

    de doelstellingen te bereiken door het vervullen van de voorwaarden voor de dagelijkse werking

 

Voorbeelden van taken
  • het dagelijks personeelsmanagement
  • het opstellen van werkmethodes; het concretiseren en verdelen van nieuwe taken
  • het aanreiken van oplossingen voor problemen en veranderingen
  • het ontwikkelen van voorstellen tot verbetering van het functioneren

 

Als
dossierbeheerder
    opvolgen van het personeelseffectief en de personeelsbehoeften

teneinde

    informatie te verstrekken aan en te ontvangen van P&O en individuele personeelsleden en informatie te analyseren en te synthetiseren om het HR-beleid van de algemene directie te ondersteunen

 

Voorbeelden van taken
  • het voorbereiden, plannen en opvolgen van het personeelseffectief en de personeelsbehoeften
  • het opstellen van functiebeschrijvingen voor rekruteringen en contacten met P&0
  • het begeleiden van de invoering van de ontwikkelcirkels en het beheer van het systeem: functiebeschrijvingen, planning en opleiding en functioneringsgesprekken
  • het beheren van aan- en afwezigheden van de directie Algemene zaken en de afdeling Promotie
  • het beheren van de personeelsdossiers, het opvangen van nieuwe personeelsleden

 

Als
beheerder
    voorzien in en het opvolgen van de logistieke behoeften

teneinde

    de nodige middelen voor de werking van de diensten en directies van de algemene directie ter beschikking te stellen en deze middelen optimaal in te zetten

 

Voorbeelden van taken
  • optreden als verbindingspersoon met de huishoudelijke dienst
  • het coördineren van bestellingen en leveringen
  • het organiseren van de bezetting van de lokalen
  • contactpersoon zijn bij de huishoudelijke dienst voor de personeelsleden van de AD die deel uitmaken van de brandploeg en de nijverheidshelpers
  • contactpersoon zijn van de helpdesk informatica voor bestellingen en problemen

 

Als
informatieverantwoordelijke
    het organiseren van de interne en externe doorstroming van de informatie

teneinde

    de personeelsleden van de algemene directie, de andere algemene directie van de FOD, externe organisaties en burgers de noodzakelijke of gevraagde informatie ter beschikking te stellen

 

Voorbeelden van taken
  • het elektronisch of mondeling informeren van de personeelsleden
  • het ondersteunen van de uitbouw van een elektronisch kenniscentrum
  • het faciliteren van de werkzaamheden van de specialisten/technici voor de uitbouw van het intranet, het internet en het interactief kenniscentrum
  • het begeleiden van de informatieleveranciers van de webtoepassingen
  • het praktisch en inhoudelijk organiseren van de samenwerking met de manager van het Belgisch focal point van het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk

 

Als
coördinator
    coördineren van de taken van de algemene directie

teneinde

    de manager te ondersteunen om een maximale efficiëntie en concretisering te bereiken wat betreft de prestaties van de dienst

 

Voorbeelden van taken
  • het coördineren, opvolgen en samenvatten van de gegeven opdrachten en taken in samenwerking met de verscheidene diensten onder het zeggenschap van de manager
  • het coördineren van de verscheidene diensten van de algemene directie, als ook het overleggen met hen, om op die manier de samenwerking aan te moedigen

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.