Attaché A2 GRH et communication - Chef de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO005
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Organiser et contrôler l'administration du personnel (recrutement, développement, démission), l'implémentation et le suivi des cercles de développement, établir des plans de formation et valoriser les ressources humaines en respectant les règles du système qualité
afin de
garantir le bon fonctionnement des différents départements et services et contribuer au développement du personnel.
Assurer la gestion de la bibliothèque, coordonner la communication interne et externe et l'accueil professionnel
afin de
satisfaire aux attentes du personnel, des visiteurs et des services scientifiques.
Finalités
En tant quechef d'unitéassurer la direction efficace de l'unité
afin de
réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de l'unité dans les délais convenus
Exemples de tâches
- approuver et suivre les dépenses de l'unité et assurer l'utilisation adéquate et efficace des moyens mis à sa disposition (allocations de base et budgets de la responsabilité juridique)
- diriger, coacher et évaluer les collaborateurs directs; promouvoir l'esprit d'équipe, assurer des prestations correctes et adéquates et prendre des mesures correctives là où cela s'avère nécessaire
- assurer, en fonction des besoins du moment, la présence appropriée de son personnel ainsi que sa mobilité; déterminer pour son personnel l'horaire approprié en tenant compte des instructions du règlement de travail du CERVA
- assurer la formation correcte et adéquate de son personnel
- faire respecter les directives du règlement de travail, du système qualité, de la biosécurité, de la sécurité au travail et de l'hygiène
En tant quegestionnaire administratif du personnelorganiser et contrôler l'administration du personnel tant de l'État que de la Personnalité Juridique
afin de
garantir le bon fonctionnement des différents départements et services
Exemples de tâches
- assurer le suivi des dossiers personnels en collaboration avec le secrétariat social, le service P&O (Personnel et Organisation) du SPF, ainsi que de l'unité de comptabilité; prendre en charge la gestion de la banque de données du personnel
- appliquer les législations en vigueur et assurer le suivi des obligations statutaires
- contrôler le respect des droits et obligations des travailleurs et les actualiser
- faire le suivi des mouvements du personnel, des vacances d'emploi; faire des entretiens de sélection, d'accueil et de départ; suivre les paramètres de prestations
- réserver les voyages de service et en assurer le suivi
En tant queconseiller RHimplémenter les instruments de ressources humaines (RH) au CERVA et accompagner les changements selon les directives du SPF P&O et du service d'encadrement P&O
afin de
réaliser les objectifs des ressources humaines dans les délais imposés
Exemples de tâches
- fournir des avis à la direction du CERVA et au service d'encadrement P&O concernant les questions et les problèmes du personnel de manière à ce que la direction puisse réaliser ses objectifs ; proposer des solutions pour les problèmes génériques du personnel
- assister les chefs fonctionnels dans l'implémentation des cercles de développement et en matière de descriptions de fonction, d'évaluation, d'estimation des besoins, de gestion des compétences, etc., et fournir des informations et des avis concrets concernant les instruments RH, les objectifs et les concepts vis-à-vis des utilisateurs
- établir des plans de formation afin de garantir la compétence des membres du personnel tout au long de leur carrière; organiser et coordonner des formations internes et externes, organiser des présentations et des sessions d'information
- adapter le matériel standard au contexte du CERVA
- développer des initiatives locales (p. ex. en matière d'absentéisme)
En tant queassitant du directeursoutenir le directeur dans ses différentes activités
afin de
garantir une gestion efficace des affaires courantes
Exemples de tâches
- assister le président-directeur dans la gestion journalière
- organisation et réalisation du secrétariat de direction : courrier, fax, e-mail, classement, intendance des réunions et séminaires
- coordonner un accueil professionnel des clients, des instances officielles et scientifiques et des autres visiteurs afin de répondre à leurs attentes de manière adéquate; superviser et organiser l'accueil téléphonique et l'enregistrement des visiteurs
- assurer le rôle de rapporteur lors des réunions des divers organes de gestion
En tant queresponsable pour la communicationcoordonner la communication interne afin d'assurer une information claire et efficace répondant aux besoins et questions du personnel et coordonner la communication externe
afin de
refléter auprès de nos partenaires extérieurs et du grand public une information complète et fidèle des activités du CERVA
Exemples de tâches
- rédiger des notes de service et faire le suivi de l'intranet en collaboration avec l'unité Technologie de l'information
- secrétariat de rédaction des rapports annuel et scientifique ainsi que de brochures
- contrôler le respect des procédures dictées par le SPF en matière de communication
- effectuer des traductions et superviser l'appropriation optimale de l'usage des langues et des lay-out
- en tant que SPOC ('Single Point of Contact', point de contact unique) pour le SPF, assurer la collaboration avec l'unité « communication externe » du SPF
En tant queresponsable pour la bibliothèqueassurer le soutien à la recherche en mettant à disposition des membres du personnel l'information scientifique nécessaire
afin de
aider les scientifiques à accomplir les missions du CERVA
Exemples de tâches
- gérer les abonnements et les ouvrages
- soutenir la recherche par la mise à disposition d'un système de demande de publications
- actualiser la liste des publications internes
- superviser l'archivage selon le système qualité
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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cf. VO NL
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Problèmes concrets, instructions, rapports, etc
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contact personnel
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quotidien
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services du directeur
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Problèmes concrets, instructions
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Secrétariat Social
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conseils, législation, etc
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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assurance groupe
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conseils, législation, etc
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Service P&O du SPF
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Instructions, notes
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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personnel
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problèmes concrets
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e-mail, contact personnel
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ad hoc
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clients
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instructions
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e-mail, contact personnel
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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cf. VO NL
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avis, conseils écrits et oraux
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par contact perso, courriel
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ad hoc
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services du directeur
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avis, conseils écrits et oraux
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présentations
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ad hoc
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Secrétariat Social
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informations concernant le personnel
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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assurance groupe
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informations concernant le personnel
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Service P&O du SPF
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informations concernant le personnel, avis, intructions
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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personnel
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avis, conseils, législation
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courrier, e-mail, contact personnel
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quotidien
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clients
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informations diverses CERVA
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rapports
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Président-directeur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- le contenu des avis pour des problèmes locaux à l'attention du président-directeur ou du service d'encadrement P&O
- la répartition des tâches et des responsabilités dans son unité
- le déplacement de personnel dans l'unité en fonction des nécessités du moment; déterminer l'horaire le plus adéquat pour son personnel en respectant les conditions du règlement de travail du CERVA
- la prise de mesures correctrices dans le cadre des activités de l'unité
- faire respecter le règlement de travail, les règles du système qualité, de la biosécurité, de la sécurité de travail et de l'hygiène
- l'achat de consommables (BA 12.01) pour un montant inférieur à 1250 ¬
- publication de sujets concernant les compétences de son unité sur l'intranet ou le site web
La fonction doit demander une autorisation pour
- adaptation du planning concernant l'introduction de nouveaux changements
- l'implémentation d'initiatives concrètes au niveau de l'ensemble du CERVA
- recrutement, démission, promotion de grade et de barème du personnel, déplacement de personnel vers d'autres unités, changer la structure de l'unité
- achat de consommables (BA 12.01) pour un montant supérieur à 1250 ¬, achat de biens d'investissement (BA 74.01), constructions et aménagements (BA 74.41), vente ou mise à disposition gratuite de biens du CERVA
- conclure des contrats avec des parties tierces
- publier des sujets d'intérêt général autre que la compétence de son unité sur l'intranet ou le site web
- accepter des missions d'enseignement, d'expertise et d'autres activités rémunérées durant les heures de travail
- suivre et faire suivre des formations
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
environ 284.000 euros (en fonction du budget approuvé pour une année)
Budget de travail propre
BA 12.01 : environ 129.000 euros (en fonction de l'approbation du budget)Personnalité Juridique : environ 155.000 euro (en fon
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- les directives du service d'encadrement P&O et du SPF P&O, le statut du personnel, les carrières, le règlement des examens, le cadre du personnel, etc.
Quelles innovations
- mise en place d'une organisation axée sur la stratégie
- projet : implémentation de 'Balanced scorecards' (tableaux de bord équilibrés)
- introduction des Cercles de développement
- simplification continue du système de qualité
- des modifications concrètes lors de l'implémentation des instruments HRM
Sur base de quel cadre de référence
- la formation personnelle et l'expérience acquise dans la réalisation des tâches
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