Attaché A2 HRM en communicatie - Diensthoofd (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO005
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Het organiseren en controleren van de personeelsadministratie (aanwerving, ontwikkeling, ontslag), de implementering en de voortgang van de ontwikkelcirkels, het opstellen van opleidingsplannen en het valoriseren van het personeel met naleving van de regels van het kwaliteitssysteem
teneinde
de goede werking van de verschillende departementen en diensten te garanderen en bij te dragen tot de ontwikkeling van het personeel
Het beheren van de bibliotheek en het coördineren van de interne en externe communicatie en van het professionele onthaal
teneinde
te voldoen aan de verwachtingen van het personeel, de bezoekers en de wetenschappelijke diensten
Resultaatgebieden
Alshoofd van de eenheidinstaan voor de efficiënte leiding van de eenheid
teneinde
de strategische en operationele doelstellingen van de eenheid te verwezenlijken binnen de overeengekomen termijnen
Voorbeelden van taken
- het goedkeuren en opvolgen van de uitgaven van de eenheid en zorgen dat de ter beschikking gestelde middelen adequaat en doeltreffend gebruikt worden (basistoelagen en budgetten van de juridische verantwoordelijkheid)
- het leiden, coachen en beoordelen van de rechtstreekse medewerkers; het bevorderen van de groepsgeest, zorgen voor correcte en adequate prestaties en corrigerende maatregelen treffen waar dat nodig zou blijken
- in functie van de behoeften van het moment zorgen voor de gepaste aanwezigheid van zijn personeel en de mobiliteit ervan, voor zijn personeel een gepaste uurregeling uitwerken, rekening houdende met de instructies van het arbeidsreglement van het CODA (Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie)
- zorgen voor de correcte en gepaste opleiding van zijn personeel
- ervoor zorgen dat richtlijnen van het arbeidsreglement, het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, de veiligheid op het werk en de hygiëne nageleefd worden
Alsadministratief beheerder van het personeelhet organiseren en controleren van de personeelsadministratie van de Staat en van de Rechtspersoonlijkheid
teneinde
de goede werking van de verschillende afdelingen en diensten te garanderen
Voorbeelden van taken
- het opvolgen van de persoonlijke dossiers in samenwerking met het sociaal secretariaat, de dienst P&O (Personeel en Organisatie) van de FOD en van de boekhouding en instaan voor het beheer van de personeelsdatabank
- het toepassen van de geldende wetgeving en het opvolgen van de statutaire verplichtingen
- het controleren van de naleving van de rechten en plichten van de werknemers en de actualisering daarvan
- zorgen voor de opvolging van de personeelsbewegingen, van de vacante betrekkingen, het voeren van selectie-, onthaal- en ontslaggesprekken, het opvolgen van de prestatieparameters
- het reserveren van de dienstreizen en er de opvolging van verzekeren
AlsHR-adviseurhet implementeren van de Human Resources-instrumenten in het CODA en het begeleiden van de wijzigingen volgens de richtlijnen van de FOD P&O en de stafdienstdienst P&O
teneinde
de Human Resources-doelstellingen binnen de opgelegde termijnen te verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- het verlenen van advies aan de directie van het CODA en aan de stafdienst P&O over de vragen en problemen van het personeel op een zodanige manier dat de directie haar doelstellingen kan verwezenlijken; het voorstellen van oplossingen voor de generieke problemen van het personeel
- het bijstaan van de functionele chefs in de implementering van de ontwikkelcirkels en inzake functiebeschrijvingen, evaluatie, schatting van de behoeften, beheer van de competenties, enz., en tegenover gebruikers informatie en concrete adviezen verstrekken over de HR-instrumenten, de doelstellingen en de concepten
- het opstellen van opleidingsplannen om ervoor te zorgen dat de personeelsleden gedurende hun volledige loopbaan competent zijn; het organiseren en coördineren van interne en externe opleidingen, het organiseren van presentaties en informatievergaderingen
- het aanpassen van het standaardmateriaal aan de context van het CODA
- het ontwikkelen van lokale initiatieven (bijv. inzake absenteïsme)
Alsassistent van de directeurhet ondersteunen van de directeur in zijn/haar verschillende activiteiten
teneinde
te zorgen voor een efficiënt beheer van de lopende zaken
Voorbeelden van taken
- het bijstaan van de voorzitter-directeur in het dagelijkse beheer
- het organiseren en realiseren van het directiesecretariaat : post, fax, e-mail, klasseren, administratie van de vergaderingen en seminaries
- het professioneel ontvangen van klanten, officiële en wetenschappelijke instanties en andere bezoekers om op een adequate manier te beantwoorden aan hun verwachtingen, het superviseren en organiseren van het telefonische onthaal en de registratie van de bezoekers
- de rol van verslaggever op zich nemen tijdens de vergaderingen van de verschillende beheersorganen
Alscommunicatieverantwoordelijkehet coördineren van de interne communicatie om voor duidelijke en doeltreffende informatie te zorgen die beantwoordt aan de behoeften en vragen van het personeel en het coördineren van de externe communicatie
teneinde
de activiteiten van het CODA volledig en getrouw weer te geven tegenover de externe partners en de bevolking
Voorbeelden van taken
- het opstellen van dienstnota's en het opvolgen van het intranet in samenwerking met de IT-eenheid
- redactiesecretariaat van de jaarverslagen en van de wetenschappelijke verslagen en van de brochures
- het controleren van de naleving van de procedures die de FOD inzake communicatie oplegt
- het maken van vertalingen en toezien op de optimale aanpassing van het gebruik van de talen en de lay-out
- als SPOC (Single Point of Contact) voor de FOD instaan voor de samenwerking met de eenheid
Alsverantwoordelijke voor de bibliotheekzorgen voor de steun aan het onderzoek door de personeelsleden de vereiste wetenschappelijke informatie ter beschikking te stellen
teneinde
de wetenschappers te helpen om de opdrachten van het CODA te vervullen
Voorbeelden van taken
- het beheren van de abonnementen en de werken
- ondersteuning bieden aan het onderzoek door een systeem ter beschikking te stellen voor de aanvraag van publicaties
- het actualiseren van de lijst met interne publicaties
- het superviseren van de archivering volgens het kwaliteitssysteem
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
voorzitter-directeur
|
concrete problemen, instructies, verslagen, enz.
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
diensten van de directeur
|
concrete problemen, instructies
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Sociaal Secretariaat
|
adviezen, wetgeving, enz.
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
groepsverzekering
|
adviezen, wetgeving, enz.
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
dienst P&O van de FOD
|
instructies, nota's
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
personeel
|
concrete problemen
|
e-mail, persoonlijk contact
|
ad hoc
|
een andere FOD
|
instructies
|
e-mail, persoonlijk contact
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
voorzitter-directeur
|
adviezen, schriftelijke en mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact, e-mail
|
ad hoc
|
diensten van de directeur
|
adviezen, schriftelijke en mondelinge adviezen
|
presentaties
|
ad hoc
|
Sociaal Secretariaat
|
informatie over het personeel
|
brief, e-mail
|
dagelijks
|
groepsverzekering
|
informatie over het personeel
|
brief, e-mail
|
ad hoc
|
dienst P&O van de FOD
|
informatie over het personeel, adviezen, instructies
|
brief, e-mail
|
ad hoc
|
personeel
|
adviezen, wetgeving
|
brief, e-mail, persoonlijk contact
|
dagelijks
|
een andere FOD
|
diverse informatie CODA
|
verslagen
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
voorzitter-directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de inhoud van de adviezen voor plaatselijke problemen aan de voorzitter-directeur of aan de stafdienst P&O
- de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden binnen de eenheid
- het overplaatsen van personeel binnen de eenheid naargelang de behoeften van het moment; het vastleggen van de meest gepaste uurregeling voor haar personeel, met inachtname van de voorwaarden van het arbeidsreglement van het CODA
- het treffen van corrigerende maatregelen in het kader van de activiteiten van de eenheid
- het doen naleven van het arbeidsreglement, de regels van het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, de arbeidsveiligheid en de hygiëne
- de aankoop van verbruiksgoederen (BA 12.01) voor een bedrag van minder dan 1.250 euro
- het publiceren op het intranet of op de website van teksten m.b.t. tot de bevoegdheden van de eenheid
De functie moet autorisatie vragen voor
- de aanpassing van de planning voor de invoering van nieuwe wijzigingen
- de implementering van concrete initiatieven voor heel het CODA
- aanwerving, ontslag, bevordering van graad en baremaverhoging van het personeel, de overplaatsing van personeel naar andere eenheden; een wijziging van de structuur van de eenheid
- de aankoop van verbruiksgoederen (BA 12.01) voor een bedrag van meer dan 1.250 euro, de aankoop van investeringsgoederen (BA 74.01), bouw en inrichting (BA 74,41), verkoop of gratis terbeschikkingstelling van goederen van het CODA
- het afsluiten van contracten met derden
- het publiceren op het intranet of op de website van teksten van algemeen belang, afgezien van de bevoegdheid van zijn/haar eenheid
- het aanvaarden van opdrachten voor onderricht, expertise en andere bezoldigde activiteiten tijdens de werkuren
- het volgen en doen volgen van opleidingen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
ongeveer 284.000 euro (hangt af van het budget dat is goedgekeurd voor een jaar)
Eigen werkbudget
BA 12.01: ongeveer 129.000 euro (hangt af van de goedkeuring van het budget) - Rechtspersoonlijkheid: ongeveer 155.000 euro (hangt af van de goedkeuring van het budget)
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de richtlijnen van de stafdienst P&O en van de FOD P&O, het personeelsstatuut, de loopbanen, het examenreglement, het personeelskader, &
Welke vernieuwingen
- implementering van een organisatie gericht op strategie
- project: implementering van "balanced scoreboards"
- invoering van de ontwikkelcirkels
- inhoudelijke vereenvoudiging van het kwaliteitssysteem
- concrete wijzigingen tijdens de implementering van de HRM-instrumenten
Gebaseerd op welk referentiekader
- de persoonlijke opleiding en de ervaring die is opgedaan tijdens het uitvoeren van de taken
|