Identificatie van de functie

Functiecode : DPO086

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het bepalen van de operationele doelstellingen en de prioriteiten uitgaande van de analyse van de beleidsplanning en de beleidslijnen inzake coördinatie en in samenspraak met de stafdirecteur "Strategisch PMO (Program Management Office) en Communicatie" ; deze concretiseren in doeltreffende en meetbare doelstellingen; de eindverantwoordelijkheid dragen al naargelang de vooropgestelde doelstellingen; het aansturen van de divisie op operationeel vlak in functie van de prioriteiten van het beleid van de FOD Financiën in het algemeen

teneinde

de doelstellingen van de stafdirectie op doeltreffende en doelmatige wijze te behalen met respect voor de medewerkers

 

Het bijsturen van de doelstellingen en prioriteiten van de stafdienst "Strategisch PMO" op basis van vernieuwende, originele ideeën en de uitwerking van nieuwe concepten; het werk initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen, coördineren, kwalitatief en kwantitatief opvolgen; de teamchefs van de stafdienst en de medewerkers aansturen, opvolgen en evalueren;het onderhouden van de interne en externe contacten die nodig zijn voor de vlotte werking van en de voortdurende vernieuwing binnen de afdeling; en het behouden van een overzicht van de context waarin de afdeling zich bevindt

teneinde

de werking binnen de afdeling te optimaliseren

 

Resultaatgebieden

Als

dirigeant

het motiveren, evalueren en aansturen van de verschillende teamchefs en de medewerkers van de directie " strategisch PMO"

teneinde

een optimale inzet te doen ontstaan van iedereen en ervoor te zorgen dat de weerhouden operationele en ontwikkelingsdoelstellingen zo goed mogelijk begrepen worden

 

Voorbeelden van taken

• het ter sprake brengen van de redenen van demotivatie

• handelen zowel op individueel vlak als in teamverband

• de medewerkers erbij betrekken door te delegeren

• meewerken aan opleidingseminaries inzake opleiding en individuele coaching (begeleiding)

 

Als

specialist

het bepalen van de doelstellingen en prioriteiten van de divisie "strategisch PMO" voor:
- het ter beschikking stellen van de gegevens opdat het management de evolutie van de veranderingsprocessen in de FOD kan evalueren ;
- de beoordeling van de omgeving waarin de FOD zich ontwikkelt en van de gevolgen voor het veranderingsproces binnen de FOD; - het invoeren van de bewustwording, de aanvaarding , het engagement en de aanpassing van de initiatieven inzake verandering in de organisatie - het inventariseren en verzamelen van de gegevens die vereist zijn voor de opvolging van de programma's en projecten;
- de methodologische ondersteuning die men moet geven voor de programma's en de projecten;
- ...

teneinde

het operationeel en ontwikkelingskader te bepalen van de acties die door de medewerkers van de divisie gevoerd moeten worden

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen van het algemeen beleidsplan en van de resultaten die het management verwacht

 

Als

organisator

in samenwerking met de teamchefs het bepalen van de acties die door de medewerkers van de divisie gevoerd moeten worden in functie van de beschikbare middelen

teneinde

de vooropgestelde doelstellingen te halen en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• het beoordelen van het werkvolume

• het voorstellen van gerichte acties

• het bepalen van de acties die gevoerd moeten worden en van de resultaten die behaald moeten worden

 

Als

plannificateur

het ordenen van de de acties die gevoerd moeten worden in een jaarplan , in samenwerking met de teamchefs; de uitvoering ervan verdelen onder de teams; de uitvoeringsverantwoordelijkheden van de teamchefs verduidelijken en het geheel omzetten in duidelijke richtlijnen

teneinde

de goede en volledige uitvoering ervan te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van een beheersplan

• het beleggen van vergaderingen met de teamchefs

• het toewijzen van duidelijke en precieze opdrachten aan alle teamchefs

• het bepalen van de opeenvolging en de timing van alle uit te voeren acties

 

Als

supervisor

instaan voor de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het jaarlijks uitvoeringsplan , van de tussentijdse en eindresultaten van de door de stafteams uitgevoerde werkzaamheden

teneinde

de uitvoering ervan te beoordelen in verhouding tot de vooropgestelde doelstellingen en de ter beschikking gestelde middelen om deze te halen en op technisch en operationeel vlak bij te sturen bij ontoereikende resultaten

 

Voorbeelden van taken

• het regelmatig onderzoeken van de boordtabel van de divisie

• het trekken van conclusies en het ondervragen van de teamchefs

• aanzetten tot het vinden van oplossingen ter verbetering in samenwerking met de leden van de directie

• het erkennen en waarderen van de positieve inspanningen en resultaten

• deelnemen aan conferenties, congressen, ...

 

Als

ontwikkelaar

het leggen van formele en informele contacten - de nodige interne en externe contacten voor het verzamelen en ter beschikking stellen van de nodige informatie - met de pijlers, de ondersteuningsdiensten, de betrokken FOD's, de nationale en internationale verenigingen wat betreft de ontwikkelingen en ervaringen waarvan uitgegegaan wordt inzake projectbeheer - met de verenigingen voor technische en technologische expertise in de materie

teneinde

de goede werking en de permanente vernieuwing binnen de divisie te garanderen en op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen in zijn/haar vakgebied

 

Voorbeelden van taken

• zich spontaan richten tot deskundigen om op de hoogte te blijven

• het vertegenwoordigen van de divisie tijdens interne en externe vergaderingen

• het verspreiden van de ontvangen informatie onder de medewerkers

 

Als

rapporteur

het geven van regelmatige en gerichte feedback over de activiteiten en resultaten van de divisie met inbegrip van de toekomstgerichte voorstellen inzake strategische of coördinatiedoelstellingen of vernieuwende voorstellen inzake instrumenten voor analyse of inzake informatiebeheer

teneinde

de stafdirecteur de mogelijkheid te bieden om deze te evalueren en te integreren in de opvolging en supervisie van de beleidsdoelstellingen en de coördinatiedoelstellingen en/of om ze voor te stellen als strategische tendensen of tendensen inzake coördinatie

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van rapporten

• deelnemen aan vergaderingen

• het initiatief nemen tot informele ontmoetingen met de stafdirecteur

 

Als

veranderingsdeskundige

het stimuleren van bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van de veranderingsinitiatieven

teneinde

de implementatie van het veranderingsproces en het stimuleren van de projectwerking binnen de FOD Financiën te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van activiteiten op communicatief vlak die gericht zijn op het welslagen van het programma / project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen t.a.v relevante informatie van algemene aard

• het verschaffen van uitleg over de doelstellingen en de aanpak

• het creëren van toewijding t.o.v. de verandering en t.o.v. het waarnemen en afbouwen van de bestaande terughoudendheid

• het uit de weg ruimen van misverstanden of misvattingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hoger management	beslissingen	vergadering, stuurgroep, per brief, per e-mail	dagelijks
Services de staff / de la ligne opérationnelle de son propre SPF	verslagen, studies,...	pour accord formel	ad hoc
Manager de programme, Chefs de projet	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
Autres services publics fédéraux	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
collega's, medewerkers en management	mondelinge en schriftelijke adviezen	formeel en informeel	dagelijks
Séminaires, colloques, articles, publications, études, ...			ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management inférieur	beslissingen	vergadering, stuurgroep, per brief, per e-mail	dagelijks
Services de staff / de la ligne opérationnelle de son propre SPF	beslissingen	als dossier	ad hoc
managers de programme, Chefs de projet	schriftelijke antwoorden	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke antwoorden	per brief, e-mail ...	ad hoc
collega's, medewerkers en management	mondelinge en schriftelijke adviezen	informeel	dagelijks
Séminaires, colloques, articles, publications, études, ...			ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de stafdirecteur van de directie "Strategisch PMO en Communicatie" voor de beleids- en coördinatiedoelstellingen

Of een leidinggevende functie behoort tot niveau A, B,C of D hangt af van de toewijzing van de betrokken functies aan deze niveaus (in principe van de functies A en B) door de FOD P&O

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verdeling van het personeel toegewezen aan de divisie

• het veranderen van de uitvoering van de ontwikkelingsdoelstellingen en van bepaalde operationele doelstellingen in functie van de beschikbare middelen als deze wijzigingen de betrokken ontwikkelingsdoelstellingen of operationele doelstellingen niet in vraag stellen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het vastleggen van uitgaven (personeel, materiaal, ...

• het wijzigen van bepaalde ontwikkelingsdoelstellingen of operationele doelstellingen in functie van de beschikbare middelen wanneer deze wijzigingen de desbetreffende ontwikkelingsdoelstellingen en operationele doelstellingen fundamenteel in vraag stellen

• het wijzigingen van de evaluatiemethodes van het werk dat door de stafteams en de projectteams geleverd werd in samenspraak met de teamchefs en de senior PMO-consultants

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

Budget ter ondersteuning van de verzameling en verwerking van interne en externe informatie (abonnementen op publicaties, deelname aan vergaderingen, colloquia, enz.)

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. kosten van 37,93 VTE's ( voltijdse eenheden) aangestuurd door de functie

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• strategische doelstellingen vastgelegd door de stafdirecteur "Strategisch PMO en Communicatie" en door het betrokken management

• algemene richtlijnen over de jaarplanning van het verzamelen en ter beschikking stellen van de gegevens en instrumenten die hiervoor vereist zijn

• algemene of bijzondere richtlijnen inzake de ontwikkeling van het project- en programmabeheer, van de methodologie voor de invoering, enz.

 

Welke vernieuwingen

• De functie kan de procedures, richtlijnen en ondersteuning verbeteren aangaande:

• het verzamelen van interne en externe gegevens voor de organisatie om de vastgelegde doelstellingen te verwezenlijken

• de methodologie om programma's en projecten te beheren

• de initiatieven die genomen worden om de bewustwording, de aanvaarding, de betrokkenheid en de aanpassing ten opzichte van de initiatieven voor verandering in de organisatie te stimuleren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• verwezenlijking van de doelstellingen van de stafdienst "Strategisch PMO en Communicatie"

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.