Identificatie van de functie

Functiecode : DLO902

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het ontwerpen, gunnen en opvolgen van groepsgewijze overheidsopdrachten voor de federale diensten (klanten) met decentralisatie van de verrichtingen inzake bestellingen en betalingen

teneinde

hen in staat te stellen doeltreffende aankopen te verrichten aan de beste voorwaarden op basis van reglementaire procedures

 

Het ontwerpen en aanpassen van werkinstrumenten voor deze groepsgewijze overheidsopdrachten

teneinde

de dienst FOR (FOD overschrijdende raamcontracten) in staat te stellen zijn kernopdracht te verwezelijken

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

het ontwerpen en realiseren van groepsgewijze overheidsopdrachten

teneinde

de klant in staat te stellen doeltreffende aankopen te verrichten

 

Voorbeelden van taken

• Het voorbereiden en opstellen van de bestekken

• Het organiseren van de procedure

• Het analyseren van de offertes en het selecteren van de kandidaten

• Het behalen van de beste prijs-kwaliteitverhoudingen

• Het gunnen van de opdracht

 

Als

bemiddelaar - controleur

het verzekeren van de opvolging van de opdrachten en waken over de uitvoering van de opdrachten

teneinde

commerciële, juridische of technische problemen tussen de overheidsdiensten en de leveranciers te vermijden

 

Voorbeelden van taken

• Het nazien van de eerbiediging van de prijzen en van de lijst van de goederen of diensten

• Het verzekeren van de rechten van de federale klanten

• Toezien op de doeltreffendheid en de kwaliteit van de aankoopprocedures

• Instaan voor prijsherzieningen

• Het beheren van wijzigingen van selecties van goederen of diensten die onder contract staan

 

Als

account manager/adviseur

het leggen van samenwerkingverbanden met de vertegenwoordigers van de Federale organisaties (= klanten) en het verzekeren van goede contacten met zowel de klanten als de leveranciers

teneinde

de dienstverlening van de dienst FOR optimaal af te stemmen op de noden van de klanten

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan vergaderingen van het netwerkoverleg

• Het samenstellen van evaluatiecommissies en projectploegen

• Het verschaffen van informatie aan de klanten over de doelstellingen en methodes van de dienst FOR

• Het analyseren van de behoeften bij de klanten

• Het analyseren van de producten en methodes van de leveranciers

 

Als

ontwikkelaar

het ontwikkelen van methodes en werkinstrumenten inzake intern beheer

teneinde

een betere voorbereiding, uitvoering en opvolging van de opdrachten mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• Het ontwikkelen van werkinstrumenten voor rapportage

• Het opstellen van catalogi van de opdrachten en de producten

• Het bijhouden van lijsten met klanten en leveranciers

• Het opmaken van typedocumenten

• Het voortdurend nadenken over de gebruikte methodes

 

Als

juridisch specialist

instaan voor de juridische correctheid bij de uitvoering van de overheidsopdrachten

teneinde

de procedures uit te voeren volgens de reglementaire bepalingen

 

Voorbeelden van taken

• Antwoorden op juridische vragen

• Het nalezen van de dossiers gelet op de juridische aspecten

• Het uitwerken van oplossingen voor juridische problemen

• Het nauw opvolgen van de evolutie van de reglementering

 

Als

technisch specialist

waken over de technische kwaliteit van de producten geleverd via de overheidsopdrachten van FOR

teneinde

een hoge kwaliteit van de geleverde producten te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Onderhandelen over de uitwerking van de technische fiches

• Instaan voor de technische evaluatie van de offertes

• Het formuleren van antwoorden op vragen over technische kwesties

• Het analyseren van de technische voorstellen van de klanten

• Het analyseren van verklaringen van de leveranciers op technisch vlak

 

Als

kennisbeheerder

het op peil houden en uitbreiden van de eigen kennis inzake overheidsopdrachten

teneinde

bij te dragen tot de goede werking van de dienst FOR

 

Voorbeelden van taken

• Het opvolgen van de regelgeving zowel op nationaal als Europees niveau

• Geïnformeerd blijven over de evolutie van overheidsopdrachten in het buitenland

• Het volgen van opleidingen, seminaries, ...

• Het verbeteren van zijn/haar kennis over de producten van de leveranciers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
verantwoordelijke FOR	beslissingen, richtlijnen	persoonlijk contact	dagelijks
federale diensten	vragen,evaluaties	per brief, e-mail ...	wekelijks
leveranciers	offertes, klachten, info	dossier, brief, mail	wekelijks
Inspectie van Financiën	adviezen, opmerkingen	als dossier, nota's	maandelijks
Rekenhof	vragen, opmerkingen	per brief, dossier	maandelijks
Collega's	vragen, advies, documenten	persoonlijk contact	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
verantwoordelijke FOR	voorstellen, verslagen	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	catalogi, contracten, info	per dossier, brief, e-mail ...	wekelijks
leveranciers	juridische info	als dossier	maandelijks
Inspectie van Financiën	voorstellen, antwoorden	als dossier, brief	maandelijks
Rekenhof	antwoorden	als dossier, brief	maandelijks
Collega's	adviezen, werkinfo	persoonlijk contact	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de expert overheidsopdrachten

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van het eigen werk

• complexe operationele beslissingen

• adviezen en informatie over de dienst, de opdrachten, de methodes

• verrijking van de databank van gemeenschappelijke werkinstrumenten

• contacten met leveranciers en klanten

• technische en juridische adviezen

• het actualiseren van de website

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de goedkeuring van de ontwerpen van bestekken

• de goedkeuring van de officiële briefwisseling m.b.t. de borgstelling of wettelijke eisen

• ingrijpende wijzigingen in de gemeenschappelijke werkinstrumenten of belangrijke informatie op de website

• de herziening van prioriteiten

• het lanceren van overheidsopdrachten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. De functie behandelt gemiddeld 25 tot 30 opdrachten per jaar, de dienst FOR behandelt jaarlijks ongeveer 70 opdrachten

2. Het totaalbedrag van de opdrachten van de dienst FOR bedraagt ongeveer 70 miljoen euro

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De reglementering op de overheidsopdrachten

• De reglementering inzake de administratieve en begrotingscontrole

• De reglementering inzake de bepaling en de controle van de prijzen

• De reglementering inzake de organisatie van diensten

• Alle reglementeringen die een impact hebben op de concurrentie, de contracten en de organisatie van de relaties openbare sector - private sector De nieuwe richtlijnen inzake de ecologische eigenschappen van de producten en inzake de ethische problematiek De technische normen, instructies inzake e-procurement

 

Welke vernieuwingen

• het voorstellen van methodes of werkinstrumenten ter verbetering van het beheer van opdrachtprocedures en de uitvoering van de opdrachten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De Europese en Belgische reglementering inzake overheidopdrachten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.