Identificatie van de functie

Functiecode : DPO089

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het ontwikkelen en invoeren van een projectmethodologie en het opvolgen, begeleiden, ondersteunen en integreren van meerdere programma's

teneinde

de initiatieven die worden genomen voor het realiseren van het veranderingstraject binnen de FOD Financiën methodologisch te sturen, te beheren en op te volgen

 

Het coachen en ontwikkelen van programmamanagers en projectleiders en passende coaching van de PMO-consultants (PMO= project management Office)

teneinde

de deelnemers aan het veranderingstraject binnen de FOD Financiën methodologisch te ondersteunen

 

Resultaatgebieden

Als

beheerder

het opvolgen, begeleiden, ondersteunen en integreren van meerdere programma's

teneinde

het veranderingstraject binnen de FOD Financiën methodologisch te sturen, te beheren en op te volgen

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van statusrapportering teneinde de voortgang van het veranderingstraject te meten (het uitvoeren van de beheersprocessen voor de opvolging van de programma's, het verzamelen van de nodige informatie, het analyseren van de informatie, ...

• het initiëren en opvolgen van interacties tussen programma's

• het evalueren van de diverse fases binnen de programmawerking: vergelijken met de bepalingen uit het projectontwerp en het programmaplan

• evaluatie van het programma (het uitvoeren van de evaluatieprocedure, het opmaken van de eindbalans, ...

• het adviseren van oplossingen bij probleemstelling

 

Als

gegevensbeheerder

het verzamelen, structureren en verwerken van relevante informatie

teneinde

het beheer van de programma's mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• het uittekenen van een informatie-inzamelingsprocedure

• het verzamelen van informatie

• het analyseren van de bekomen informatie

• het bijsturen van het veranderingstraject door verbeteringsacties voor te stellen

• het communiceren van iedere verandering / aanpassing aan de betrokken doelgroepen

 

Als

coach

het motiveren, coachen en helpen bij het evalueren van de programmamanagers, projectleiders en PMO-consultants

teneinde

een optimale investering van de programma- / projectploeg te bekomen binnen de projectwerking

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van het profiel van de programmamanagers en projectleiders en van de vormingsactiviteiten die nodig zijn voor het uitoefenen van hun rol

• het opvolgen van het opnemen van de rol en verantwoordelijkheden van de programmamanagers en projectleiders teneinde feedback te geven over hun rol

• het ontwikkelen van ondersteunende / coachingactiviteiten (handboek, netwerk, forum voor ervaringsuitwisseling, ... voor het ondersteunen en coachen van de programmamanagers, projectleiders en PMO-consultants

• het evalueren van de impact van de ondersteunende / coachingactiviteiten

 

Als

coördinator

het nemen van initiatieven nemen en/of ondersteunen

teneinde

alle stakeholders van de programma's / de projecten op gecoördineerde wijze te laten samenwerken

 

Voorbeelden van taken

• het identificeren van alle stakeholders (het bepalen van de stakeholders van het programma, het in kaart brengen van de rol van de verschillende stakeholders, het in kaart brengen van de verwachtingen van alle stakeholders (bedoelingen  belangen  bijdragen), ...

• het communiceren van iedere verandering / aanpassing aan de betrokken doelgroepen

• het organiseren van coördinatievergaderingen

• de programma's / projecten in lijn brengen met de globale aanpak van het veranderingstraject

 

Als

ontwikkelaar

het uitwerken van een programma- en projectmethodologie

teneinde

de activiteiten binnen het veranderingstraject van de FOD Financiën op een coherent gestructureerde wijze tot de gewenste resultaten te leiden

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van een 'aanpak op maat' voor de opvolging van het programma (het verfijnen van de beheersprocessen en hun procedures, regels en standaarden teneinde ze aan te passen aan de specifieke opvolgingsnoden van het programma)

• het bepalen van de globale rapporterings- en escalatieprocedure voor het veranderingstraject (beslissingsorganen, rapporteringslijnen, meetbare indicatoren, effecten van de verandering, ...

• het omschrijven van de rol en verantwoordelijkheden van de programmamanagers, de projectleiders en de PMO-consultants (rollen)

 

Als

rapporteur

het verzorgen van een regelmatige en/of punctuele feedback over de realisaties binnen het veranderingstraject van de FOD Financiën aan het management en (via de Dienst Communicatie) aan interne en/of externe stakeholders van de organisatie

teneinde

alle betrokkenen een duidelijk beeld, te verstrekken van de vernieuwingen die binnen de FOD Financiën plaatsgrijpen, aangepast aan hun noden.

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van de rapporteringsprocedure naar het management

• het verstrekken van de informatie aan de Dienst Communicatie voor het opstelllen en onderhouden van ad hoc communicatiecampagnes

 

Als

veranderingsdeskundige

het stimuleren van bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en toe-eigening bij de veranderingsinitiatieven

teneinde

de implementatie van het veranderingstraject en het stimuleren van de projectwerking binnen de FOD Financiën te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van activiteiten op communicatief vlak die gericht zijn op het welslagen van het programma / project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen met relevante informatie van algemene aard

• het verschaffen van uitleg over de doelstellingen en aanpak

• het opbouwen van toewijding t.o.v. de verandering en het opvangen en afbouwen van bestaande weerstanden

• het doen verdwijnen van misverstanden of misvattingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
operationele lijndiensten van de eigen FOD	rapporten, studies, ...	als dossier	ad hoc
programmamanagers, projectleiders	voortgangsrapportering, aandachtspunten, risico's, ...	rapportering	dagelijks
PMO-consultants	voortgangsrapportering, aandachtspunten, risico's, ...	rapportering	dagelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
collega's, medewerkers en management	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
seminaries, colloquia, artikelen, publicaties, studies, ...	rapporten, studies, artikels, documentatie, ...	voor informatie / opleiding	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
stafdiensten / operationele lijndiensten van de eigen FOD	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
programmamanagers, projectleiders	beslissingen en adviezen	rapportering	dagelijks
PMO-consultants	beslissingen en adviezen	rapportering	dagelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
collega's, medewerkers en management	conseils oraux et écrits	informeel	dagelijks
seminaries, colloquia, artikele, publicaties, studies, ...	rapporten, studies, artikels, documentatie, ...	voor informatie / opleiding	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Op N niveau loopt de hiërarchische lijn van de Directeur Strategisch PMO & Communicatie over het Afdelinghoofd Ondersteuning en opvolging en de Teamchef Ondersteuning en opvolging.

Op N-2 niveau "Belastingen & Invorderingen" en "Patrimoniumdocumentatie" krijgt de functie rechtstreeks hiërarchische leiding van de Directeur PMO (de "span of control" voorziet geen functie van afdelingshoofd en teamchef).

Op N-1 niveau "Thesaurie" krijgt de functie rechtstreeks hiërarchische leiding van de Administrateur-generaal Thesaurie

Functioneel staat de functie “in staf” ten opzichte van de opdrachtgever van het veranderingsprogramma's binnen de FOD Financiën en staat zij daarbij op gelijke hoogte met de programmamanager.

Door haar inbreng heeft de functie de 'technisch functionele en sturende' leiding over de methodologische uitvoering van de programma's / projecten die haar zijn toevertrouwd.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• aanpassingen in de methodologie, met als beperking dat deze aanpassingen de opvolgingsprocedure niet dermate veranderen dat een coherent beheer van alle programma's in het gedrang komt.

• de adviezen die aan de programmamanagers / projectleiders en de PMO-consultanten gegeven worden ter begeleiding en ondersteuning, wanneer deze de doelstellingen van het veranderingstraject van de FOD Financiën helpen realiseren

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Binnen de escalatieprocedure (technisch inhoudelijke problemen, persoons- en/of materieel gerelateerde problemen) kan de functie optreden als ondersteuning van het management. Zij kan voorstellen formuleren maar de uiteindelijke beslissing ligt bij het directiecomité.

• De beslissingen en adviezen die aan het programmamanagement en/of het projectmanagement worden gegeven i.v.m. de verandering / aanpassing van de draagwijdte. Deze werd bepaald door de opdrachtgever in samenspraak met de programmamanager / projectleider en deze instanties blijven hiervoor steeds bevoegd en verantwoordelijk.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

Budget ter ondersteuning van het verzamelen en verwerken van interne en externe informatie (abonnementen op publicaties, deelna

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de richtlijnen en instructies die werden ontwikkeld inzake * de methodologie voor de programma- en projectwerking binnen de FOD Financiën

• * de doelstellingen van de programma's en de projecten zoals zij werden gedefinieerd in de het realisatieplan van de FOD Financiën

 

Welke vernieuwingen

• permanent zoeken naar en aanbrengen van initiatieven die de doeltreffendheid en de doelgerichtheid van de activiteiten in de programma- en projectwerking kunnen stimuleren, door aanpassingen in de methodologie en de concrete toepassing ervan.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• het realiseren van de doelstellingen van de stafdienst "Strategisch PMO en Communicatie"

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.