Identificatie van de functie

Functiecode : DSA717

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het bijstaan van de directeur in de coördinatie, het beheer en de controle van de directie

teneinde

op optimale wijze te voorzien in de behoeften van de leden van de militaire gemeenschap en hun familie, hetzij inzake opvang van kinderen,
hetzij inzake morele, psychosociale, medisch-sociale, juridische, financiële of materiële hulpverlening, hetzij inzake organisatie en verkoop van reizen, hetzij inzake verhuur van woningen.

 

Het verzekeren van de logistieke verantwoordelijkheid van de directie door de beschikbare budgettaire, menselijke en materiële middelen zo voordelig mogelijk in te zetten

teneinde

er een optimale werking van te verzekeren.

 

Resultaatgebieden

Als

adjunct

het verzekeren, samen met de directeur, van de interne werking van de dienst

teneinde

de doelstellingen van de directie te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van de prioriteiten en het organiseren, opvolgen en controleren van de taken van de medewerkers

• het informeren van zijn/haar medewerkers

• het geven van duidelijke richtlijnen

• het opsporen van de bekwaamheden van de medewerkers

• permanent evalueren en heroriënteren t.o.v. de verwachte doelstellingen

 

Als

leidinggevende adjunct

het vervangen van de directeur bij zijn/haar afwezigheid

teneinde

de continuïteit en operationaliteit van de dienst te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van de dagelijkse taken van de directeur

• het verzekeren van de communicatie binnen de directie

• deelnemen aan vergaderingen

 

Als

deskundige/specialist

het verstrekken van advies aan de directie

teneinde

het beslissingsproces inzake strategische en operationele doelstellingen te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van werkplanningen die toelaten de activiteiten op te volgen en het punctueel bezorgen van deze planningen aan de directie

• het aanbrengen van technische raadgevingen

• zorgen voor de introductie van nieuwe producten/diensten en het afleggen van rekenschap over hun implementatie

• permanent luisteren naar de wensen van de klanten en deze doorgeven aan de directie

 

Als

contactpersoon

fungeren als tussenpersoon tussen de directie en de verschillende nationale of internationale partners die betrokken zijn in het ontwikkelingsproces van de activiteiten

teneinde

op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen in zijn/haar activiteitendomein en goede relaties te verzekeren tussen zijn/haar directie en de betrokken partners, vooral de militaire autoriteiten

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren, onderhouden en uitbouwen van een netwerk van contacten

• fungeren als tussenpersoon tussen de directie en de bevoegde militaire autoriteiten

• samenwerken met de militaire, federale of lokale autoriteiten teneinde de ter beschikking gestelde middelen te optimaliseren

• deelnemen aan de activiteiten georganiseerd in het kader van de krijgsmachten

• het uitvoeren van prospecties in België en in het buitenland

 

Als

coach

het geven van advies en zich belasten met de begeleiding en ontwikkeling van zijn/haar medewerkers

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling en hen vorderingen te laten maken

 

Voorbeelden van taken

• het identificeren van de kwaliteiten en bekwaamheden van elkeen, hen de mogelijkheid bieden om hun sterke punten te verbeteren en hen begeleiden in het bijstellen van hun zwakke punten

• het bieden van de mogelijkheid om zich vervolmaken

• het verschaffen van feedback, zowel positief als negatief

• waken over de kwaliteit van de relaties van het personeel met de klanten

• bemiddelen bij conflicten tussen het personeel en deze oplossen

 

Als

logistieke verantwoordelijke

het verzekeren van de logistieke ondersteuning van de dienst

teneinde

te beschikken over de gepaste infrastructuur, gepast materieel, gepaste goederen of gepaste diensten, aan de beste prijs en overeenkomstig de normen inzake kwaliteit en veiligheid

 

Voorbeelden van taken

• het nagaan van de behoeften en het analyseren, coördineren, rationaliseren en opvolgen van de aankopen

• zorgen voor de controle van de installaties en het materieel op het vlak van veiligheid en hygiëne

• het plannen van de inrichtingen of nieuwe infrastructuren en deelnemen aan de verschillende uitwerkingsfases

• het budgetteren, machtigen en controleren van de ontvangsten en uitgaven

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur	beslissing/vraag/advies	nota/dossier/vergadering/persoonlijk contact	dagelijks
ministerie van Landsverdediging	vraag/reglement	dossier/vergadering	ad hoc
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schrift/mondel. vragen/advies	dossier/nota	ad hoc
cliënten	schriftelijke/mondelinge vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schrift/mondel. vragen/advies	brief, mail, dossier, info	ad hoc
medewerkers	schriftelijke/mondelinge vragen	nota, mail/dossier/vergadering	dagelijks
collega's	schrift/mondel. vragen/advies	nota, brief/doss/vergadering	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur	schrift/mondel. advies en vraag	nota,mail/formeel informeel	dagelijks
ministerie van Landsverdediging	adviezen, antwoorden	dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	adviezen, antwoorden	dossier	ad hoc
cliënten	schrift/mondel. antwoorden	brief, mail /informeel	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge antwoorden	brief, mail	ad hoc
medewerkers	beslissing/advies/vraag	nota,mail,vergader,informeel	dagelijks
collega's	schriftelijke/mondelinge adviezen	nota,mail,vergader,informeel	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

een directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van het eigen werk

• de controle en evaluatie van de medewerkers

• het toestaan van verloven en zendingen van de medewerkers

• het opstellen van nota's en dossiers binnen zijn/haar activiteitendomein

• begrotingsuitgaven met inachtname van de toegestane volmachten

• de bepaling van de technische normen voor de aankoop van goederen/diensten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• uitgaven die de toegestane volmachten overschrijden

• zijn/haar eigen verloven en zendingen

• alle taken die onder de exclusieve bevoegdheid van de directeur vallen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

35.000.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. volmacht tot 2.500 euro inzake de vastlegging van uitgaven en de betaling van facturen

2. budget van de directie kinderdagverblijven = 892.000
budget van de directie van de sociale dienst = 1.450.000
budget van de directie vakanties = 8.900.000 budget van de directie huisvesting = 14.500.000 euro

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• richtlijnen van de directeur

• de wetgeving eigen aan het activiteitendomein

• militaire reglementen

• beslissingen van het beheerscomité

 

Welke vernieuwingen

• het optimaliseren van de procedures en administratieve vereenvoudiging

• het invoeren van efficiëntere werkmethodes

• verbetering van de aangeboden producten/diensten en onderzoek en ontwikkeling van nieuwe goederen/diensten

• het optimaliseren van de informatie aan de gerechtigden

• het initiëren van de medewerkers in de diversiteit

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

• feedback van de klanten en de militaire overheden

• gevolgde opleidingen

• externe opzoekingen (internet, ...)

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.