Identificatie van de functie

Functiecode : DLO060

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het beheren en correct afhandelen van de vastgoeddossiers

teneinde

tijdig en binnen de budgettaire beperkingen in een optimale huisvesting voor de federale ambtenaren te voorzien

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

het beheren en afhandelen van de vastgoeddossiers

teneinde

tijdig en binnen de budgetten in de huisvesting voor de federale ambtenaren te voorzien

 

Voorbeelden van taken

• Het informeren, adviseren en bijstaan van klanten bij de opmaak van het behoeftenprogramma (op het gebied van huisvesting)

• Prospectie doen naar beschikbare gebouwen, geschikt voor de klanten

• Het berekenen van huurgelden, indexatie, afschrijvingen, ...

• Het opmaken van een dossier i.v.m. het budget en de budgetcontrole (bv. de budgettaire weerslag van nieuwe inhuring)

• Het plannen en opvolgen van instaatstellingswerken

 

Als

bemiddelaar/onderhandelaar

de verzuchtingen van de partijen evalueren en op elkaar afstemmen

teneinde

voor alle betrokkenen tot een aanvaardbare situatie of oplossing te komen

 

Voorbeelden van taken

• Het leggen van contacten met de FOD's (bespreking behoeftenplan, beschikbare gebouwen, contractsvoorwaarden, ...

• Onderhandelen met de eigenaar, de toekomstige bezetter, ...

• Onderhandelen over contractvoorwaarden (prijs, lasten, duur, boeteclausule, eventuele tegemoetkoming in werken, ... voor inhuring

• Het afhandelen van huurschadedossiers conform het contract én de specifieke omstandigheden

• Het verdedigen van de belangen van de overheid, als eigenaar of huurder

 

Als

expert

het opstellen van bepaalde documenten, met kennis van de vastgoedmarkt en de relevante reglementering

teneinde

de huisvesting administratief en juridisch correct te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• Het opmaken van een plaatsbeschrijving

• Het opvolgen van de reglementering terzake

• Het opmaken van huur- en verhuurcontracten

• Meewerken aan de opmaak van het behoeftenprogramma van de klant

• Het opvolgen van de marktprijzen en vastgoedmarkt

 

Als

gegevensbeheerder

het beheren van gegevens

teneinde

op elk ogenblik over de juiste informatie te beschikken

 

Voorbeelden van taken

• Het beheren van GIS-bestanden (geografisch informatiesysteem)

• Verantwoordelijk zijn voor het geïnformatiseerd patrimoniumbeheer

• Het maken en bijhouden van oppervlakteberekeningen

• Het bijhouden van de gedetailleerde gegevens van de lokalen per gebouw

 

Als

woordvoerder/verslaggever

deelnemen aan vergaderingen en het opmaken van verslagen

teneinde

de dienst te vertegenwoordigen en de dossiers toe te lichten

 

Voorbeelden van taken

• Het verantwoorden van (ver)huur- en (ver)koopdossiers t.o.v. de hiërarchie en de Inspectie van Financiën

• Verslag uitbrengen bij de hiërarchisch meerdere over de lopende dossiers

• Het bijwonen van vergaderingen in het kader van de politiehervorming i.v.m. huisvesting

 

Als

(desgevallend) coach

het begeleiden van een team

teneinde

de kennis en de competenties te ontwikkelen

 

Voorbeelden van taken

• Het coachen van de medewerkers

• Het geven van constructieve feedback

• Het evalueren van de medewerkers

• Luisteren naar de wedewerkers, het relativeren van de problemen en aanreiken van oplossingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërarchisch overste	instructies, vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	wekelijks
andere fed. overh. diensten	vraag naar huisvesting, klachten	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	ad hoc
lokale overheden	vragen, klachten	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	ad hoc
diensten van de Regie	informatie, vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	wekelijks
immokantoren	vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	tweewekelijks
derden	vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	ad hoc
(desgevallend) medewerkers	dossier	schriftelijk	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërarchisch overste	behandelde dossiers	schrift	wekelijks
andere fed. overh. diensten	informatie, voorstellen	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	ad hoc
lokale overheden	informatie, voorstellen	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	ad hoc
diensten van de Regie	info, advies	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	wekelijks
immokantoren	info	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	tweewekelijks
derden	info	diverse vormen (telefonische contacten, vergadering)	ad hoc
(desgevallend) medewerkers	advies en info	mondeling	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd of het afdelingshoofd (naar gelang)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de planning van het werk en de organisatie van vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• alle eindbeslissingen in de vastgoeddossiers

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de reglementering inzake vastgoed (huur/verhuur, pacht, koop/verkoop, mede-eigendom, aansprakelijkheid/schade), ruimtelijke ordening en stedenbouw, wetgeving op overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen

• suggesties doen voor het verbeteren en op punt stellen van de gebruikte databeheersystemen en databanken

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.