Identificatie van de functie

Functiecode : DSD049

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

Het leiden en coördineren van een dienst voor sociale zekerheid

teneinde

op een efficiënte manier de operationele resultaten van de dienst te bereiken conform de beleidsdoelstellingen van de DOSZ, het goede beheer van het budget, van de medewerkers en van het ter beschikking gestelde materiaal.

 

Het beheren van complexe dossiers, het waarborgen van de correcte toepassing van de wetgeving en van de reglementering in verband met de overzeese sociale zekerheid, het voorstellen van aanpassingen aan deze reglementering, het nemen van beslissingen op individueel vlak betreffende de gebieden die gedekt zijn door de overzeese sociale zekerheid (pensioenen, geneeskundige verzorging, ziekte, invaliditeit, kinderbijslag, wezenrenten)

teneinde

een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden die voorziet in de behoeften van de sociaal verzekerden.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het organiseren en leiden van een dienst voor sociale zekerheid

teneinde

het beleidsplan te vertalen in een actieplan en de operationele doelstellingen te verwezenlijken.

 

Voorbeelden van taken

• het omzetten van de strategische en operationele plannen in een actieplan samen met de hiërarchie en op basis daarvan, samen met de adjuncten en de medewerkers, de operationele doelstellingen van de dienst vastleggen, ze omzetten in duidelijke en nauwkeurige richtlijnen, en deze halen

• het creëren van gunstige voorwaarden om de vastgelegde doelstellingen te bereiken, waarbij de activiteiten van de adjuncten en van de medewerkers worden verdeeld en gecoördineerd, de teams worden samengesteld in functie van de individuele competenties, teamvergaderingen worden belegd en nota's en inlichtingen worden verspreid.

• het volgen en geleidelijk aan bijsturen van de resultaten met het oog op steeds toenemende efficiëntie

• het vastleggen van de huidige en toekomstige behoeften van de dienst inzake menselijke en materiële middelen

• het organiseren van de verspreiding van de informatie

 

Als

deskundige/specialist

het voorstellen van aanpassingen aan de reglementeringen en toezien op de toepassing van de wetgeving en van de reglementering i.v.m. de overzeese sociale zekerheid en de sectoren van de Belgische, Europese en buitenlandse sociale zekerheid met betrekking tot de activiteitensectoren van de DOSZ

teneinde

de gelijkheid van behandeling en een kwaliteitsvolle behandeling van de sociaal verzekerden te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van de harmonieuze overgang van de sociaal verzekerden van een Belgisch, Europees en buitenlands sociale zekerheidsstelsel naar het stelsel van de OSZ (overzeese sociale zekerheid).

• het beheren van het zoeken naar elementen in de Belgische, Europese en/of buitenlandse wetgeving waardoor de gepaste beslissingen genomen kunnen worden.Het nagaan van de informatie over de akten van verschillende aard afkomstig van verschillende juridische stelsels om zo de gelijkheid van behandeling van de sociaal verzekerden te waarborgen.

• het voorstellen van wijzigingen aan de reglementeringen die verbeterd kunnen worden

• Instaan voor de behandeling of het zelf bestuderen van de complexe dossiers en beslissingen nemen op individueel vlak die verband houden met de gebieden die gedekt zijn door de overzeese sociale zekerheid, waaronder het vastleggen van te betalen of terug te vorderen bedragen.

• Toezien op de correcte toepassing van de reglementering en van de geldende procedures en samenwerken met de juridische dienst inzake geschillen.

 

Als

coördinator

Toezien op de coherentie en de gelijkvormigheid tussen de cellen van de dienst wat betreft de uitvoering van hun taken

teneinde

de coherentie van de beslissingen en de transparantie van de administratieve handeling voor de sociaal verzekerde te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• toezien op de gelijkvormigheid van de methodes en de procedures in de verschillende cellen van de dienst en meer bepaald tussen de Franstalige en Nederlandstalige cellen.

• het maken van werkdocumenten (modelbrieven, formulieren, ... en/of het geven van richtlijnen die de basis vormen van het ontwerp van de documenten en hierbij steeds aandacht hebben voor de eenvormigheid van de documenten

 

Als

kennisbeheerder

Op de hoogte blijven van de jurisprudentie, van de wetgeving en de reglementering over de Belgische sociale zekerheid in het algemeen en over de overzeese sociale zekerheid in het bijzonder en de werkprocedures in de dienst continu aanpassen

teneinde

aan de medewerkers de mogelijkheid te bieden om over correcte en volledige informatie en methodes te beschikken waardoor de dossiers goed beheerd kunnen worden.

 

Voorbeelden van taken

• het superviseren van de actualisering van de inlichtingen waarover de dienst beschikt.

• het superviseren van het beheer van de documentatie die nuttig is voor de dienst: deze verstaanbaar maken en ze zo organiseren dat ze gemakkelijk geraadpleegd kan worden , eventueel het uitgeven van brochures en handboeken

• het volgen van de wijzigingen in verband met de wetgeving, de reglementering lezen, samenvatten en behandelen.

• het voorstellen van de kennis over de materie, de methodes en de procedures

• bij gelegenheid deelnemen aan conferenties, colloquia, externe vergaderingen, werkgroepen.

 

Als

coach

het individueel begeleiden van adjuncten en medewerkers in hun ontwikkeling

teneinde

hun prestatieniveau te verhogen.

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van individuele gesprekken met de medewerkers en met de teamverantwoordelijke, de knelpunten vastleggen, alsook de aanwezige en nog te ontwikkelen competenties.

• het begeleiden van de medewerker en en de teamverantwoordelijke in hun ontwikkeling

• het formuleren van constructieve feedback over hun manier van werken (zowel positief als negatief).

• Als gesprekspartner het formuleren van oplossingen op professioneel vlak voor persoonlijke situaties

 

Als

contactpersoon

het onderhouden van contacten met de klanten, de interne en externe partners, de bevoorrechte gesprekspartners en de hiërachie

teneinde

de waarde en de visie die eigen is aan het team uit te drukken en ondersteuning te bieden bij het verwezenlijken van de beleidsdoelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• het verlenen van advies aan de directie over de specifieke materie.

• beschikbaar zijn om de dienst bij verschillende gelegenheden voor te stellen.

• het uitbouwen van een netwerk en het onderhouden van contacten.

• het verzekeren van de samenwerking tussen de diensten en het laten circuleren van nuttige informatie die bewaard wordt door de dienst, het formuleren van voorstellen in die zin

• het bijstaan van de administrateur-generaal tijdens contacten met de ministers, de voogdijministers en de politieke en beleidsorganen

 

Als

analist

het ontwikkelen en actualiseren van een systeem voor informatieuitwisseling en voor prestatiemetingen dat overeenstemt met de noden van de hiërachie

teneinde

een goede planning, een goede opvolging van de prestaties en een goede rapportering te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• Erop toezien dat de boordtabellen, statistieken en analyses correct worden bijgehouden, op een proactieve manier de boordtabellen en de andere beheersinstrumenten beheren.

• het tijdig informeren van de hiërachie over de tussentijdse resultaten en de knelpunten.

• het bepalen van de behoeften inzake informatica van de dienst op basis van een analyse van het werk en van de evolutie ervan, aan het CIV (Centrum voor Informatieverwerking) de gestructureerde elementen (analyse) bezorgen die de realisatie van geschikte programma's of de update van bestaande programma's mogelijk zullen maken

• het integreren van de analyse-instrumenten in overlegmomenten met het team en met de medewerkers.

• het analyseren van het studieontwerp en voor zijn dienst het jaarrapport maken op basis van een analyse van gegevens en zo aan de instelling en aan het externe publiek de mogelijkheid bieden om over relevante informatie te beschikken.

 

Als

trainer/opleider

het verzamelen, kennen en bundelen van de materie die eigen is aan de dienst, en interessante georganiseerde opleidingen vinden

teneinde

aan de medewerkers degelijke instrumenten bezorgen om goed te kunnen functioneren.

 

Voorbeelden van taken

• het formeel opleiden van de adjuncten en/of de teamchefs in hun activiteitensector

• instaan voor de goede opleiding en voor de on-the-jobtraining van de nieuwe medewerkers

• het inschatten van de opleidingsbehoeften, het aanvragen van de gepaste opleidingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke schriftelijke en mondelinge vragen	dossier, per brief, e-mail ...	dagelijks
andere fed. overh. diensten	vragen, advies	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere machtsniveaus	vragen, advies	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen, advies	per brief, e-mail ...	ad hoc
beheerscomité	vragen, beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
Collega's	vragen, advies	persoonlijk contact	ad hoc
interne beheersorganen	vragen, advies	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	beslissingen, informatie	per brief, dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	vragen, advies	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere machtsniveaus	vragen, wetgeving	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB,MB,...)	per brief, e-mail (in)formeel	ad hoc
Collega's	mondeling en schriftelijk advies	persoonlijk contact, e-mail	ad hoc
beheerscomité	vragen om beslissingen en goedkeuring	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Het algemeen bestuur, de directieraad

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de administratieve beslissingen op individueel vlak

• het vastleggen van de werkprocedures, van de organisatie van het werk

• het bijwonen van externe vergaderingen: vertegenwoordiging, verbintenissen

• het vastleggen van te betalen of terug te vorderen bedragen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de betalingen

• de briefwisseling aan de ministers of briefwisseling met een politiek, strategisch karakter

• gerechtelijke handelingen

• de contacten met de voogdijoverheden

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Wetgeving/reglementering over de overzeese sociale zekerheid

• Statuut en sociale wetten

• Handvest van de sociaal verzekerde

• Publiciteit van de administratie en formele motivering van de administrative handelingen

• Fiscale wetgeving

 

Welke vernieuwingen

• Voorstel tot wijziging van de reglementeringen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• zorg voor de sociaal verzekerde

• het continu zoeken naar efficiëntie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.