Conseiller général moniteur belge - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA707
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Exécuter les obligations de publication officielle (Moniteur belge, actes des personnes morales et comptes annuels, bulletin des ajudications) via divers canaux et divers supports et ce, pour différentes autorités (niveau suprafédéral) et via différentes méthodes de travail, de même qu'exécuter des missions non officielles
afin de
livrer les produits qui sont imposés tant par le pouvoir législatif que par le pouvoir exécutif, d'améliorer l'accès aux publications officielles via des produits dérivés et de mettre l'infrastructure d'imprimerie et les possibilités de distribution également à disposition pour les tâches d'imprimerie traditionnelles du SPF Justice
Jouer le rôle d'éditeur responsable
afin de
assumer la responsabilité des produits réalisés par l'organisation au titre de publications officielles ainsi que d'assurer l'authentification des exemplaires de référence qui sont archivés
Finalités
En tant quedirigeantplanifier, organiser et suivre le fonctionnement de l'organisation du Moniteur belge
afin de
organiser l'entreprise publique qu'est le Moniteur belge, de manière à pouvoir obtenir un résultat optimal à l'aide des moyens mis à disposition
Exemples de tâches
- passer en revue et diffuser les instructions
- planifier les réunions et les activités
- se concerter avec la hiérarchie
- approuver et présenter, en qualité d'employeur, tous les documents prévus par la législation (par exemple : rapport annuel de sécurité avec, entre autres, l'analyse des accidents du travail, à présenter au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale)
En tant queéditeur responsablecertifier et authentifier les publications officielles éditées par l'organisation
afin de
respecter les dispositions légales (tant celles de la loi réglant la procédure de publication en ce qui concerne le Moniteur belge que celles de la loi sur le dépôt légal et celles des réglementations relatives à la presse et aux éditeurs responsables)
Exemples de tâches
- certifier et signer les exemplaires de référence
- signer les déclarations de dépôt
- suivre les contestations juridiques dans lesquelles l'organisation et/ou la fonction sont parties (par exemple : publication tardive ou erronée)
En tant quecoordinateurassurer la coordination entre les différentes sections, équipes et méthodes de travail
afin de
obtenir avec les moyens disponibles un résultat optimal, les moyens devant pouvant être déplacés rapidement et de manière adéquate via un suivi et une concertation continus
Exemples de tâches
- présider les réunions d'encadrement quotidiennes avec les membres de la direction
- se réunir quotidiennement avec le service interne de prévention et de protection au travail
- participer à des réunions de coordination avec les divers chefs de service de l'environnement de production
- structurer l''input' et l''output' (questions parlementaires, par exemple) et assurer la concordance des données communiquées par les différentes sections
En tant quecontrôleurcontrôler la production, le respect de l'application du règlement de travail et les opérations financières, tant pour les recettes que pour les dépenses (surtout comme témoin)
afin de
optimiser le fonctionnnement, de respecter les réglementations existantes et de gérer correctement les finances
Exemples de tâches
- contrôler les stocks en tant que témoin (papier, économat, cuisine, etc.)
- contrôler les comptes et les mouvements de trésorerie en tant que témoin (cuisine, recettes et dépenses, trésorerie, bureau de vente, etc.)
- contrôler les listes de présence et les justificatifs d'absence sur la base d'échantillons (en cas de maladie par exemple), suivre ses collaborateurs et approuver certaines absences pour tous les membres du personnel (entre autres, soins médicaux en dehors des heures de service ou absences en cas de grève)
- assurer le suivi des statistiques de production (contrôle sur la base d'échantillons des statistiques de production, par exemple)
En tant quenégociateursoutenir le comité de concertation de base local en tant que gestionnaire logistique et président suppléant, de même que participer à la négociation en tant que représentant de l'autorité (c'est-à-dire en tant qu'employeur) dans des situations spécifiques liées à l'organisation (barèmes et primes spéciales, autres conditions de travail, etc.)
afin de
pouvoir mener la concertation et les négociations avec les représentants des travailleurs dans le domaine de la sécurité, du règlement de travail, de l'organisation, de la rémunération et des conditions de travail
Exemples de tâches
- élaborer l'ordre du jour du comité de concertation de base
- assister le président dans le traitement des points inscrits à l'ordre du jour
- préparer les positions de l'autorité en ce qui concerne les matières spécifiques au Moniteur belge
- contrôler les textes préparatoires et les rapports
- participer sur une base adéquate à d'autres concertations entre les syndicats et le SPF Justice, le SPF Budget et Contrôle de la gestion ou le SPF Personnel et Organisation
En tant quereprésentantreprésenter le Moniteur belge à l'extérieur, tant dans le cadre de négociations formelles que dans celui de relations publiques informelles
afin de
renforcer l'identité en assurant la présence et la visibilité de l'organisation, ainsi qu'en collectant des données pour la détermination des objectifs stratégiques
Exemples de tâches
- représenter l'organisation dans des groupes de travail et des commissions d'experts, tant au niveau belge qu'international (par exemple : groupe informatique juridique de l'Union européenne, forum des journaux officiels européens, etc.)
- parcourir les rapports et les ordres du jour
- préparer les positions et la concertation avec d'autres parties concernées
- assister à des activités (réunions, congrès, etc.), tant en Belgique qu'à l'étranger
En tant quecoachdiriger les équipes, en particulier les membres des services d'encadrement et les chefs de service
afin de
mettre en place les conditions et le contexte appropriés pour les collaborateurs dans le but de permettre un fonctionnement optimal dans les limites de leurs possibilités
Exemples de tâches
- suivre les besoins des collaborateurs (les besoins en formation, par exemple)
- mener des entretiens de fonctionnement
- assurer les analyses des tâches et le dialogue de 'feed-back'
En tant quegestionnairegérer le bâtiment mis à disposition en bon père de famille
afin de
prendre soin du bâtiment (entretien et protection), qui est situé dans la zone neutre, au beau milieu du centre politique du pays (à proximité immédiate du Parlement)
Exemples de tâches
- se concerter avec la Régie des bâtiments
- suivre les activités du concierge
- assurer le suivi des travaux et des transformations
- être disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 en cas d'alerte
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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questions écrites et orales
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purement informel, par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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autres services pub. féd.
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questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'étude
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, par circulaire, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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autres niveaux de pouvoir
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questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'étude
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, par circulaire, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites/orales, matériel didactique
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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cellule stratégique
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), propositions réglementaires (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'étude
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, par circulaire, sous forme de proposition de loi, AR, AM, ..., sous forme d'un dossier
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ad hoc
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syndicats
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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collègues
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, matériel didactique, rapports d'étude
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, par circulaire, sous forme de proposition de loi, AR, AM, ..., sous forme d'un dossier
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ad hoc
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questions écrites/orales, conseisl écrits/oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), propositions réglementaires (loi, AR, AM, ...)
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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autres services pub. féd.
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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autres niveaux de pouvoir
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, matériel didactique
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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syndicats
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questions écrites/orales, matériel didactique, rapports d'étude
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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ad hoc
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collègues
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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quotidien
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questions écrites/orales, conseils écrits/oraux
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général et le président du comité de direction
la fonction assure la direction de l'"imprimerie de l'Etat", une PME publique comportant environ 200 membres du personnel et réalisant un chiffre d'affaires d'environ 47 millions EUR, travaillant en deux équipes en continu, pour un grand nombre de donneurs d'ordre ; dans cette organisation, la fonction est la plus élevée de la hiérarchie et assume donc la responsabilité finale du fonctionnement quotidien, à l'égard tant de sa propre hiérarchie que des donneurs d'ordre et des clients ; la direction de la hiérarchie se limite aux dossiers de principe qui exigent une approbation d'un niveau supérieur (directeur général, président ou ministre)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- exécution de la direction quotidienne
- aménagement et entretien du bâtiment en qualité de locataire
- affectation des moyens de production pour atteindre les objectifs visés
- dépenses jusqu'à 31.000 EUR en application de la réglementation en la matière
- périodicité des publications (par exemple : plusieurs publications par jour)
- autorisation des heures supplémentaires et du travail de week-end
- octroi des congés et régularisations des absences
- organisation d'exercices de sécurité
- formations pour les membres du personnel, tant des formations techniques spécifiques que des formations relatives à la sécurité (premiers secours, incendie, etc.)
- missions en Belgique, tant les siennes que celles des collaborateurs
La fonction doit demander une autorisation pour
- approbation du budget proposé, tant en matière de recettes que de dépenses
- dépenses de plus de 31.000 EUR
- dossiers stratégiques relatifs à l'organisation qui ont une incidence sur l'effectif et/ou sur les recettes et dépenses
- approbation de ses propres congés et absences
- ordre du jour du comité de concertation de base (la proposition est approuvée par le président externe du comité de concertation de base)
- missions à l'étranger ayant une incidence budgétaire
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
3.500.000 EUR, hors frais de personnel et de location du bâtiment
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. recettes générées chaque année : 47 millions EUR
2. nombre de pages du Moniteur belge en 2004 : environ 88.000 pages ; nombre de factures par an : 250.000 ; nombre d'actes des personnes morales traités : 185.000
3. nombre de membres du personnel : environ 200
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- 1 - l'obligation constitutionnelle de publication des dispositions réglementaires (lois, décrets, ordonnances, arrêtés royaux, etc.)
2 - es lois et arrêtés divers qui imposent des publications officielles par les services du Moniteur belge (par exemple : lois relatives aux personnes morales et aux adjudications publiques)
- 3 - les instructions et directives relatives au budget des voies et moyens et celles relatives aux recettes de l'Etat (confection du budget, livres des recettes, obligations en matière de TVA, etc.)
- 4 - les directives relatives au statut du personnel et au statut syndical
- 5 - la législation relative à l'exploitation d'une activité industrielle (environnement, Règlement général pour la protection du travail, médecine du travail, etc.)
Quelles innovations
- le titulaire de la fonction apporte surtout une contribution conceptuelle en matière d'idées novatrices, sur la base notamment des informations qu'il obtient de par son rôle de coordinateur, de négociateur et de représentant
- pour le moment, l'accent est surtout mis sur l'innovation des modes de production (fourniture, traitement et 'output'), via la recherche de plateformes multimédias permettant de combiner et d'harmoniser des modes de production et de distribution traditionnels et nouveaux, pour que la mission de publication se déroule de manière aussi rapide, correcte, conviviale et transparente que possible
Sur base de quel cadre de référence
- parcours de simplification imposés par de nouvelles dispositions réglementaires, dirigés aussi bien de l'extérieur (initiatives législatives) que de l'intérieur (adaptation des processus de production)
- exemples repris d'organisations étrangères similaires
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