Identificatie van de functie

Functiecode : DSA707

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het uitvoeren van de officiële publicatieverplichtingen (Belgisch Staatsblad (BS), akten van rechtspersonen en jaarrekeningen, bulletin der aanbestedingen) via diverse kanalen en diverse dragers en dit voor verschillende overheden (het federaal niveau overstijgend) en via verschillende werkwijzen en het uitvoeren van niet-officiële opdrachten

teneinde

de producten af te leveren die zowel door de wetgevende als de uitvoerende macht opgelegd zijn, een betere toegang te verlenen via afgeleide producten tot de officiële publicaties, alsook de drukkerijinfrastructuur en de distributiemogelijkheden ter beschikking te stellen voor traditionele drukopdrachten voor de FOD Justitie.

 

Optreden als verantwoordelijke uitgever

teneinde

de verantwoordelijkheid op te nemen voor de door de organisatie als 'officiële publicaties' aangemaakte producten, alsook in te staan voor het authentificeren van de referentie-exemplaren die gearchiveerd worden.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

plannen, organiseren en opvolgen van de werking van de organisatie van het Belgisch Staatsblad

teneinde

het overheidsbedrijf Belgisch Staatsblad zodanig te organiseren dat een optimaal resultaat behaald kan worden gebruikmakend van de ter beschikking gestelde middelen

 

Voorbeelden van taken

• het doornemen en verspreiden van instructies

• het plannen van vergaderingen en activiteiten

• organiseren

• overleggen met hiërarchie

• het goedkeuren en indienen in de hoedanigheid van werkgever van alle documenten die voorzien zijn in de wetgeving (bv. jaarverslag veiligheid, met o.a. de analyse van de werkongevallen in te dienen bij de FOD Werkgelegenheid)

 

Als

verantwoordelijke uitgever

certificeren en authentificeren van de officiële publicaties die uitgegeven worden door de organisatie

teneinde

te beantwoorden aan de wettelijke bepalingen (zowel in de wet tot regeling van de publicatieprocedure m.b.t. het Belgisch Staatsblad, als de wet op het wettelijk depot, als de reglementeringen betreffende de pers en de verantwoordelijke uitgevers)

 

Voorbeelden van taken

• het certificeren en handtekenen van de referentie-exemplaren

• het handtekenen van de depotverklaringen

• het opvolgen van juridische betwistingen waarbij de organisatie en/of de functie betrokken partij zijn/is (bv. laattijdige of foutieve publicatie)

 

Als

coördinator

op elkaar afstemmen van de verschillende afdelingen, teams en werkwijzen

teneinde

met de beschikbare middelen een optimaal resultaat te bereiken waarbij de middelen snel en adequaat verschoven moeten kunnen worden via continue opvolging en continu overleg

 

Voorbeelden van taken

• het voorzitten van de dagelijkse stafvergaderingen met het directiekader

• dagelijkse vergadering met de interne dienst voor preventie en bescherming

• coördinatievergaderingen met de diverse dienstchefs uit de productieomgeving

• het structureren van de input en de output (bv. parlementaire vragen) en het op elkaar afstemmen van de door de verschillende afdelingen aangebrachte gegevens

 

Als

controleur

houden van toezicht op de productie, het arbeidsreglement en op de financiële transacties voor zowel inkomsten als uitgaven (vooral als getuige)

teneinde

de werking te optimaliseren, de bestaande reglementeringen te respecteren en de financiën correct te beheren

 

Voorbeelden van taken

• het controleren van de stocks als getuige (papier, economaat, keuken, &)

• het controleren van de rekeningen en de kasstroom als getuige (keuken, inkomsten en uitgaven, thesaurie, verkoopkantoor, &)

• het controleren d.m.v. steekproeven van aanwezigheidslijsten en verantwoordingen voor afwezigheden (bv. bij ziekte), het opvolgen van de eigen medewerkers en het goedkeuren van sommige afwezigheden bij alle personeelsleden (bv. medische verzorging binnen de diensturen of afwezigheden bij staking)

• het opvolgen van productiestatistieken - bv. steekproefsgewijs nazicht van de productiestatistieken

 

Als

onderhandelaar

ondersteunen van het plaatselijk basisoverlegcomité (BOC) als logistiek beheerder en plaatsvervangend voorzitter en als vertegenwoordiger van de overheid (d.w.z. als werkgever) mee onderhandelen bij specifieke situaties die verbonden zijn aan de organisatie (speciale barema's en premies, afwijkende werkomstandigheden, enz.)

teneinde

overleg te plegen en onderhandelingen te kunnen voeren met de vertegenwoordigers van de werknemers op het vlak van veiligheid, het arbeidsreglement, organisatie, verloning en werkomstandigheden

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van de agenda van het basisoverlegcomité

• het bijstaan van de voorzitter bij de behandeling van de punten

• het voorbereiden van de standpunten van de overheid m.b.t. specifieke materies inzake het Staatsblad

• het nazien van voorbereidende teksten en verslagen

• ad-hocdeelname aan ander overleg tussen vakbonden en de FOD Justitie, Budget en Beheerscontrole of P&O (Personeel en Organisatie)

 

Als

vertegenwoordiger

het extern vertegenwoordigen van het Belgisch Staatsblad zowel in formele onderhandelingen als in informele aspecten inzake public relations

teneinde

de identiteit te versterken door de aanwezigheid en de zichtbaarheid van de organisatie te verzekeren en gegevens te verzamelen voor het bepalen van de strategische doelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• fungeren aks vertegenwoordiger in werk- en stuurgroepen, zowel op Belgisch als op internationaal niveau (bv. Groep juridische informatica van de EU, Forum van Europese publicatiebladen, enz.)

• het doornemen van verslagen en agenda's

• het voorbereiden van standpunten en overleg met andere betrokken partijen

• aanwezig zijn op activiteiten (vergaderingen, congressen, enz.) zowel in het binnen- als in het buitenland

 

Als

coach

sturen van de teams, in het bijzonder de leden van de stafdiensten en de dienstchefs,

teneinde

voor de medewerkers de juiste voorwaarden en context te realiseren om ze binnen hun mogelijkheden optimaal te laten functioneren

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de noden van medewerkers (bv. opleidingsbehoeften)

• het voeren van functioneringsgesprekken

• het analyseren van de opdrachten en het geven van feedback

 

Als

beheerder

als goede huisvader beheren van het ter beschikking gestelde gebouw

teneinde

zorg te dragen voor het gebouw (onderhoud en beveiliging), dat gelegen is in de neutrale zone midden in het politieke centrum van het land (onmiddellijke omgeving van het parlement)

 

Voorbeelden van taken

• overleggen met de Regie der Gebouwen

• het opvolgen van de huisbewaarder

• het opvolgen van werken en verbouwingen

• 7/7 en 24/24 beschikbaar zijn in geval van alarm

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	ad hoc
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een dossier	ad hoc
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke/mondelinge vragen, studiemateriaal	louter informee, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
cel beleidsvoorbereiding	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
syndicaten	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
collega's	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
opdrachtgevers voor publicaties (overheden en rechtspersonen)	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een publicatieopdracht	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
andere overheden	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
cel beleidsvoorbereiding	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studiemateriaal	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
syndicaten	schriftelijke/mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
collega's	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
opdrachtgevers voor publicaties (overheden en rechtspersonen)	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal en de voorzitter van het directiecomité

De functie leidt de 'staatsdrukkerij', zijnde een KMO van de overheid met ongeveer 200 personeelsleden en een omzet van +/- 47.000.000 euro, werkend in een tweeploegenstelsel met continuïteit en met een veelvoud aan opdrachtgevers. De functie is binnen deze organisatie de hoogste in de hiërarchie en heeft dus voor de dagelijkse werking de eindverantwoordelijkheid, zowel naar de eigen hiërarchie toe als naar de opdrachtgevers en klanten. De leiding vanuit de hiërarchie beperkt zich tot principiële dossiers die een goedkeuring van een hoger niveau (directeur-generaal, voorzitter of minister) vereisen.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de uitvoering van de dagelijkse leiding

• de inrichting en het onderhoud van het gebouw in de hoedanigheid van huurder

• de besteding van de productiemiddelen om de beoogde doelstellingen te halen

• uitgaven tot 31.000 euro mits toepassing van de reglementering terzake

• de periodiciteit van publicaties (bv. meerdere publicaties per dag)

• het toestaan van overuren en weekendwerk

• de toekenning van verloven en regularisaties van afwezigheden

• de organisatie van veiligheidsoefeningen

• opleidingen voor personeelsleden, zowel specifieke technische opleidingen als opleidingen i.v.m. veiligheid (EHBO, brand, enz.)

• binnenlandse zendingen, zowel de eigen als die van de medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de goedkeuring van de voorgestelde begroting zowel van de inkomsten als de uitgaven

• de aanwerving van personeel

• uitgaven van meer dan 31.000 euro

• strategische dossiers m.b.t. de organisatie die een weerslag hebben op het personeelsbestand en/of de inkomsten en uitgaven

• de goedkeuring van eigen verloven en afwezigheden

• de agenda van het basisoverlegcomité (voorstel wordt goedgekeurd door de externe voorzitter van het BOC)

• buitenlandse zendingen met begrotingsweerslag

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

3.500.000 euro zonder personeelskost en zonder huur van het gebouw

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. jaarlijks gegenereerde inkomsten : 47.000.000 euro

2. aantal bladzijden BS in 2004 : +/- 88.000 blz., aantal facturen op jaarbasis : 250.000, aantal verwerkte akten van rechtspersonen : 185.000

3. aantal personeelsleden : +/- 200

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• 1 - de grondwettelijke verplichting tot publicatie van reglementaire besluiten (wetten, decreten, ordonnanties, koninklijke besluiten, enz.) 2 - diverse wetten en besluiten die officiële publicaties door de diensten van het Belgisch Staatsblad opleggen (bv. wetten op de rechtspersonen of op de openbare aanbestedingen, enz.)

• 3 - de instructies en richtlijnen m.b.t. de rijksmiddelenbegroting en de inkomsten van de Staat (opmaak van de begroting, het boeken van inkomsten, BTW-verplichtingen, enz.)

• 4 - de richtlijnen m.b.t. het personeelsstatuut en het syndicaal statuut

• 5 - de wetgeving betreffende de uitbating van een industriële activiteit (milieu, ARAB, arbeidsgeneeskunde, enz ...

 

Welke vernieuwingen

• de functie heeft vooral een conceptuele inbreng in het aanbrengen van ideeën voor innovatie; voor een stuk is dit terug te brengen op informatie die de functie verkrijgt vanuit de rol als coördinator, onderhandelaar en vertegenwoordiger

• momenteel ligt de nadruk hieromtrent vooral op de innovatie van productiewijzen (aanlevering, verwerking en output) waarbij gestreefd wordt naar multimediale platforms waardoor traditionele en nieuwe productie- en distributiewijzen gecombineerd en op elkaar afgestemd moeten worden om de publicatieopdracht zo snel, zo correct, zo gebruiksvriendelijk en zo transparant mogelijk te laten verlopen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• vereenvoudigingstrajecten opgelegd door nieuwe reglementaire bepalingen zowel extern (wetgevende initiatieven) als intern (bijsturen van de productieprocessen) gestuurd

• voorbeelden overgenomen uit buitenlandse soortgelijke organisaties

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.