Attaché A2 logistiek - Teamverantwoordelijke (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : ILO005
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)
Doel van de functie
Een logistieke dienst coördineren en aansturen
teneinde
op doeltreffende wijze de operationele resultaten van de dienst te bereiken, met inachtneming van de richtlijnen van de directie.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendeleiden van een afdeling die samengesteld is uit verschillende kleine teams
teneinde
de verwachte logistieke diensten te leveren (dit kan gaan om kleine teams die verantwoordelijk zijn voor het klassement, de veiligheid, de eetzaal, de verdeling van koffie, het economaat, het drukwerk, het verfraaien van de werkplaatsen, de aankoop van meubilair of het onthaal)
Voorbeelden van taken
- plannen en opvolgen van het wekelijks werk van de respectieve teams
- uitvoeren van controles op het terrein van het werk dat door de teams geleverd wordt
- valideren van de verlofaanvragen en het werkroosters van de werknemers
- interveniëren in geval van personeelsgebrek in bepaalde teams (vervangers zoeken, teams wijzigen in de mate van het mogelijke)
Alsbeheerdervaststellen en opvolgen van de noden van de dienst in termen van uitrusting, personeel en materiaal
teneinde
jaarlijks de aanvragen in te dienen bij de hiërachisch meerdere
Voorbeelden van taken
- opmaken van een uitrustingsplan voor de diensten die materiaal aanvragen of voor de eigen dienst
- bijhouden van de boekhouding van de dienst (in termen van aankopen en uitgaven die tijdens het jaar gedaan werden) in functie van de beschikbare kredieten
- (laten) aankopen van materiaal om het economaat te bevoorraden, bureaumateriaal te leveren of over het materiaal te beschikken dat de kleine logistieke teams nodig hebben
- nakijken van de facturen betreffende de aankoop van materiaal
- nakijken van eventuele contracten van onderaanneming met onderhoudsbedrijven
Alscontrole van het budget inzake logistiekbeheren van de eenheid (structuur, werking, medewerkers)
teneinde
de budgettaire verplichtingen na te leven bij de uitvoering van de gevraagde activiteiten
Voorbeelden van taken
- opstellen van kredieten die beschikbaar zijn voor de logistieke diensten
- bevestigen van de budgettaire ramingen van de lijndiensten vanuit logistiek standpunt
- (laten) opstellen van budgettaire analyses vanuit logistiek standpunt
- (laten) maken van samenvattende tabellen
- (laten) controleren van de budgettaire uitgaven
Alsprojectleidertoezien op de gunning van de overheidsopdrachten door een van de kleine teams onder zijn/haar leiding of door de dienst die belast is met de overheidsopdrachten binnen de instelling of de FOD
teneinde
te beschikken over het materiaal of de uitbesteding die de logistieke dienst nodig heeft
Voorbeelden van taken
- opvolgen van de aankoopstrategie van de lijndiensten of van de directie
- controleren van de beschikbare budgettaire kredieten voor de werkingskosten, de aankoop van materiaal of investeringen
- opvolgen van de opmaak van het technisch gedeelte van bepaalde contracten voor onderaanneming of de aankoop van materiaal
- verzamelen van de aanvragen voor aankopen en laten uitvoeren van de aankoopprocedures om te voldoen aan de aanvraag
- opvolgen van bepaalde contracten (actualisering in geval van een bijlage, indexering van de prijzen, opzegging)
Alsleidinggevendecontroleren van het werk van de teams
teneinde
een optimale dienstverlening te waarborgen aan de andere directies/diensten van de instelling
Voorbeelden van taken
- toekennen van verlof aan de dienstleden
- aanpassen van de organisatie van het werk van de teams indien nodig
- zich op het terrein begeven om het werk van de kleine teams na te kijken (in functie van de gevallen, kan het gaan om de kleine teams die verantwoordelijk zijn voor het klassement, de veiligheid, de eetzaal en de verdeling van koffie, voor het economaat, het drukwerk, het verfraaien van de werkplaatsen, de aankoop van meubilair en voor het onthaal)
- verzamelen van de eventuele klachten of verzoeken van andere diensten om er een antwoord op te geven
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
vermelde lijndiensten
|
aanvragen
|
contact personnel
|
wekelijks
|
management
|
beschikbaar budget
|
vergadering, stuurgroep ...
|
jaarlijks
|
management
|
aankoopbeleid
|
informeel
|
ad hoc
|
teammedewerkers
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
informatie over diensten
|
per brief, e-mail ...informeel
|
dagelijks
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
teammedewerkers
|
planning/taken
|
contact personnel
|
dagelijks
|
management
|
vooruitgang van de werken
|
informeel
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
bestekken
|
en tant que dossier
|
ad hoc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur van de logistieke diensten (N-3 of N-4) in de grote FOD's of instellingen, in de kleinere instellingen de administrateur-generaal
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het dagelijks gebruik van het budget
- de opvolging van de overheidsopdrachten of van de contracten
- de opvolging van bepaalde opleidingen voor bepaalde medewerkers
- de opmaak van een speciaal bestek
- contacten en relaties met de leverancies
- de controle van de facturering
De functie moet autorisatie vragen voor
- de bestelbonnen of de facturen
- de dossiers met betrekking tot de toekenning van overheidsopdrachten
- de selectie van de eventuele kandidaten bij een aanwerving
- de vermelde beleidskosten van het gebruik van het budget
Impact
Totaal werkbudget entiteit
het budget varieert sterk en kan zo'n tien miljoen bedragen in termen van contracten voor wat de logistieke dienst betreft (informatie- en communicatietechnologie)
Eigen werkbudget
beperkte delegatie van handtekening (van 2500 tot 5000 euro)
Andere kwantitatieve gegevens
1. de toe te kennen markten moeten binnen de grenzen van het toe te kennen budget blijven
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de reglementering inzake de overheidsopdrachten, het begrotingsrecht, het administratief recht
Welke vernieuwingen
Gebaseerd op welk referentiekader
|