Afdrukken

Attaché A2 financiën, beheerscontrole en MSPO (Management Support Program Office) - Diensthoofd (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB003

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Het leiden van de financiële diensten en aldus instaan voor de registratie en rapportage van de financiële middelen van het CODA (Centrum voor onderzoek in diergeneeskunde en agrochemie), het financieel beheer van de kaspositie, de liquide middelen en geldbeleggingen met respect voor het kwaliteitssysteem

teneinde

een zuinig en correct gebruik van de financiële middelen te garanderen in functie van de doelstellingen en projecten van de verschillende afdelingen binnen de toegestane begroting.

 

Het ondersteunen van de voorzitter-directeur en de leden van de directieraad bij het concreet identificeren, implementeren en opvolgen van de strategie van het CODA

teneinde

de realisatie van de missie en strategische doelstellingen te verwezenlijken, daarover te rapporteren op de directieraad en aldus proactief bij te dragen tot de realisatie van de missie van CODA, FOD en FAVV (federaal Voedselagentschap).

 

Resultaatgebieden
Als
hoofd van de eenheid
    instaan voor de doeltreffende algemene leiding

teneinde

    de strategische en operationele doelstellingen van de eenheid binnen de overeengekomen termijn te halen.

 

Voorbeelden van taken
  • het goedkeuren en controleren van de lopende uitgaven van de eenheid en zorgen voor het doeltreffend en efficiënt gebruik van de toegekende middelen (basisallocaties; budgetten RP (rechtspersoonlijkheid))
  • het leiden, coachen en evalueren van de rechtstreekse medewerkers; het promoten van de teamgeest; zorgen voor correcte, doeltreffende prestaties; zonodig corrigerende maatregelen nemen
  • instaan voor de passende aanwezigheid en eventuele overplaatsing van het personeel binnen zijn/haar eenheid volgens de noden van het ogenblik; het bepalen voor zijn/haar personeel van het meest geschikte uurrooster binnen de regels van het arbeidsreglement van het CODA
  • zorgen voor een correcte en doeltreffende vorming van het personeel. Het klankbord zijn van het personeel in verband met vragen over financiële en boekhoudkundige kwesties. Het vertegenwoordigen van de eenheid voor de verdediging van de belangen ervan
  • het doen respecteren van de regels van het arbeidsreglement, het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, de arbeidsveiligheid en de hygiëne

 

Als
eindverantwoordelijke
    instaan voor de boekhouding van het CODA (functionele analyse, beheer, controle en ontwikkeling van alle boekhoudkundige activiteiten met inbegrip van debiteuren- en crediteurenbeheer, kostprijsberekening en -opvolging, analytische boekhouding, budgettering en budgetcontrole, jaarafsluiting, thesaurie, stockbeheer, inventaris, afschrijvingen, e.a.)

teneinde

    alle financiële gegevens correct te kunnen registreren en rapporteren.

 

Voorbeelden van taken
  • het ontwikkeling en implementeren van een efficiënt managementbeheerscontrolesysteem en beheersinstrumenten in de vorm van driemaandelijkse boordtabellen en indicatoren ten behoeve van de directie en de gebruikers op de verschillende afdelingen
  • in samenwerking met de informatici van het CODA het voortdurend verbeteren van een door informatica ondersteunde organisatie en geïntegreerde werking van de boekhoudkundige activiteiten, de rapportage en beleidsinstrumenten
  • het opvolgen van de budgetten van departementen, afdelingen, eenheden; tijdige rapportage
  • ervoor zorgen dat de inkomende facturen tijdig ingeschreven en betaald worden en dat de uitgaande facturen en vorderingen tijdig worden verzonden en geïnd. Het organiseren van de jaarlijkse revisie van de klanten- en leverancierscontracten
  • het coördineren van de betalingsopdrachten van het CODA en waken over de betalingskalender

 

Als
verantwoordelijke program office
    het opvolgen van het managementplan van de voorzitter-directeur en de operationele plannen van de departementen, afdelingen en eenheden

teneinde

    de performantie ervan te verbeteren en het adequaat gebruik van middelen en mensen te verbeteren

 

Voorbeelden van taken
  • het bieden van ondersteuning bij het actualiseren van het managementplan
  • het aanzetten van diensthoofden tot strategisch handelen
  • actief deelnemen aan het strategieformuleringsproces
  • het verkennen en analyseren van nieuwe opportuniteiten

 

Als
budgettair correspondent voor het CODA
    bij de FOD de objectieven van het CODA en de FOD ondersteunen op het vlak van begroting, financiën en interne controle

teneinde

    een correcte rapportage en een optimaal gebruik van de middelen te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken
  • het vertegenwoordigen van het CODA bij de stafdienst B&B (Budget en beheerscontrole) en het verdedigen van de budgettaire belangen van het CODA bij deze dienst en bij externe organisaties. Het verzorgen van de relatie met de rekenplichtige en de kredietbeheerders
  • het centraliseren en evalueren van de begrotingsvoorstellen van de operationele diensten en het coördineren van de voorbereiding, de opmaak en de opvolging van de overheidsbegroting
  • het in overleg met de voorzitter-directeur opstellen van de begrotingsdocumenten voor de prebilaterale vergaderingen met de FOD VVVL (Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu) en de FOD Budget en beeerscontrole en het vertegenwoordigen van het CODA op de bilaterale vergaderingen. Het begeleiden van innovaties en meewerken aan de invoering van de nieuwe budgettaire cyclus
  • het coördineren van de betalingsopdrachten van het CODA en waken over de betalingskalender
  • instaan voor de relaties met de fiscale diensten, BTW, RSZ (Rijksdienst

 

Als
inkoper
    instaan voor een efficiënte werking van de aankoopdienst en het magazijn

teneinde

    de gebruikers tijdig de gepaste middelen ter beschikking te stellen.

 

Voorbeelden van taken
  • zorgen voor een aankoopbeleid overeenkomstig de wetgeving op de overheidsopdrachten en het doen respecteren van de procedures, het optimaliseren van de contacten met leveranciers en het negotiëren van prijzen en toezien op de conformiteit van de leveringen met de bestelbons en op het gecentraliseerd beheer van verbruiksgoederen en laboratoriummateriaal volgens de procedures
  • zorgen voor een correct goederenbeheer zodat enerzijds minimale stocks worden aangehouden en de operationele diensten anderzijds snel over de nodige verbruiksgoederen beschikken
  • het organiseren van de goederenstroom doorheen het magazijn, het verdelen van de briefwisseling, het bureelmateriaal en de werkkledij
  • het organiseren van en zorgen voor de correcte verzending van briefwisseling en producten
  • het organiseren van het inschrijven, ter beschikking stellen en uitschrijven van dienstwagens

 

Als
treasurer
    het beheren van de vaste activa, uitrustingsgoederen en financiële activa van het CODA

teneinde

    de activa optimaal te gebruiken, de financiële opbrengsten te maximaliseren en voldoende liquide middelen ter beschikking te stellen voor het normaal betalingsverkeer.

 

Voorbeelden van taken
  • zorgen voor het opstellen en actueel houden van een uitrustingsinventaris; het beheren en toewijzen van vaste activa en uitrustingsgoederen in functie van de behoeften
  • zorgen voor de optimale spreiding tussen beleggingen op korte, middellange en lange termijn
  • het opvolgen van de financiële markten en het formuleren van voorstellen voor optimale beleggingen

 

Als
kwaliteitsbewaker
    binnen het kwaliteitssysteem zorgen voor een permanente opvolging en verbetering van het kwaliteitssysteem

teneinde

    ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan de normen van Beltest.

 

Voorbeelden van taken
  • het doen respecteren van de regels die binnen het kwaliteitssysteem van het CODA zijn vastgelegd en het superviseren van de kwaliteit van de geleverde diensten en analyses
  • deelnemen aan de periodieke en systematische doorlichtingen van het kwaliteitssysteem en instaan voor de uitvoering van de verbeteringsacties of het rechtzetten van non-conformiteiten binnen de voorziene termijn
  • het verlenen van adviezen en in samenspraak met de andere diensten het doorvoeren van aanpassingen om het kwaliteitssysteem te verbeteren

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de voorzitter-directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.