Attaché A2 financiën, beheerscontrole en MSPO (Management Support Program Office) - Diensthoofd (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB003
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Het leiden van de financiële diensten en aldus instaan voor de registratie en rapportage van de financiële middelen van het CODA (Centrum voor onderzoek in diergeneeskunde en agrochemie), het financieel beheer van de kaspositie, de liquide middelen en geldbeleggingen met respect voor het kwaliteitssysteem
teneinde
een zuinig en correct gebruik van de financiële middelen te garanderen in functie van de doelstellingen en projecten van de verschillende afdelingen binnen de toegestane begroting.
Het ondersteunen van de voorzitter-directeur en de leden van de directieraad bij het concreet identificeren, implementeren en opvolgen van de strategie van het CODA
teneinde
de realisatie van de missie en strategische doelstellingen te verwezenlijken, daarover te rapporteren op de directieraad en aldus proactief bij te dragen tot de realisatie van de missie van CODA, FOD en FAVV (federaal Voedselagentschap).
Resultaatgebieden
Alshoofd van de eenheidinstaan voor de doeltreffende algemene leiding
teneinde
de strategische en operationele doelstellingen van de eenheid binnen de overeengekomen termijn te halen.
Voorbeelden van taken
- het goedkeuren en controleren van de lopende uitgaven van de eenheid en zorgen voor het doeltreffend en efficiënt gebruik van de toegekende middelen (basisallocaties; budgetten RP (rechtspersoonlijkheid))
- het leiden, coachen en evalueren van de rechtstreekse medewerkers; het promoten van de teamgeest; zorgen voor correcte, doeltreffende prestaties; zonodig corrigerende maatregelen nemen
- instaan voor de passende aanwezigheid en eventuele overplaatsing van het personeel binnen zijn/haar eenheid volgens de noden van het ogenblik; het bepalen voor zijn/haar personeel van het meest geschikte uurrooster binnen de regels van het arbeidsreglement van het CODA
- zorgen voor een correcte en doeltreffende vorming van het personeel. Het klankbord zijn van het personeel in verband met vragen over financiële en boekhoudkundige kwesties. Het vertegenwoordigen van de eenheid voor de verdediging van de belangen ervan
- het doen respecteren van de regels van het arbeidsreglement, het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, de arbeidsveiligheid en de hygiëne
Alseindverantwoordelijkeinstaan voor de boekhouding van het CODA (functionele analyse, beheer, controle en ontwikkeling van alle boekhoudkundige activiteiten met inbegrip van debiteuren- en crediteurenbeheer, kostprijsberekening en -opvolging, analytische boekhouding, budgettering en budgetcontrole, jaarafsluiting, thesaurie, stockbeheer, inventaris, afschrijvingen, e.a.)
teneinde
alle financiële gegevens correct te kunnen registreren en rapporteren.
Voorbeelden van taken
- het ontwikkeling en implementeren van een efficiënt managementbeheerscontrolesysteem en beheersinstrumenten in de vorm van driemaandelijkse boordtabellen en indicatoren ten behoeve van de directie en de gebruikers op de verschillende afdelingen
- in samenwerking met de informatici van het CODA het voortdurend verbeteren van een door informatica ondersteunde organisatie en geïntegreerde werking van de boekhoudkundige activiteiten, de rapportage en beleidsinstrumenten
- het opvolgen van de budgetten van departementen, afdelingen, eenheden; tijdige rapportage
- ervoor zorgen dat de inkomende facturen tijdig ingeschreven en betaald worden en dat de uitgaande facturen en vorderingen tijdig worden verzonden en geïnd. Het organiseren van de jaarlijkse revisie van de klanten- en leverancierscontracten
- het coördineren van de betalingsopdrachten van het CODA en waken over de betalingskalender
Alsverantwoordelijke program officehet opvolgen van het managementplan van de voorzitter-directeur en de operationele plannen van de departementen, afdelingen en eenheden
teneinde
de performantie ervan te verbeteren en het adequaat gebruik van middelen en mensen te verbeteren
Voorbeelden van taken
- het bieden van ondersteuning bij het actualiseren van het managementplan
- het aanzetten van diensthoofden tot strategisch handelen
- actief deelnemen aan het strategieformuleringsproces
- het verkennen en analyseren van nieuwe opportuniteiten
Alsbudgettair correspondent voor het CODAbij de FOD de objectieven van het CODA en de FOD ondersteunen op het vlak van begroting, financiën en interne controle
teneinde
een correcte rapportage en een optimaal gebruik van de middelen te waarborgen.
Voorbeelden van taken
- het vertegenwoordigen van het CODA bij de stafdienst B&B (Budget en beheerscontrole) en het verdedigen van de budgettaire belangen van het CODA bij deze dienst en bij externe organisaties. Het verzorgen van de relatie met de rekenplichtige en de kredietbeheerders
- het centraliseren en evalueren van de begrotingsvoorstellen van de operationele diensten en het coördineren van de voorbereiding, de opmaak en de opvolging van de overheidsbegroting
- het in overleg met de voorzitter-directeur opstellen van de begrotingsdocumenten voor de prebilaterale vergaderingen met de FOD VVVL (Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu) en de FOD Budget en beeerscontrole en het vertegenwoordigen van het CODA op de bilaterale vergaderingen. Het begeleiden van innovaties en meewerken aan de invoering van de nieuwe budgettaire cyclus
- het coördineren van de betalingsopdrachten van het CODA en waken over de betalingskalender
- instaan voor de relaties met de fiscale diensten, BTW, RSZ (Rijksdienst
Alsinkoperinstaan voor een efficiënte werking van de aankoopdienst en het magazijn
teneinde
de gebruikers tijdig de gepaste middelen ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken
- zorgen voor een aankoopbeleid overeenkomstig de wetgeving op de overheidsopdrachten en het doen respecteren van de procedures, het optimaliseren van de contacten met leveranciers en het negotiëren van prijzen en toezien op de conformiteit van de leveringen met de bestelbons en op het gecentraliseerd beheer van verbruiksgoederen en laboratoriummateriaal volgens de procedures
- zorgen voor een correct goederenbeheer zodat enerzijds minimale stocks worden aangehouden en de operationele diensten anderzijds snel over de nodige verbruiksgoederen beschikken
- het organiseren van de goederenstroom doorheen het magazijn, het verdelen van de briefwisseling, het bureelmateriaal en de werkkledij
- het organiseren van en zorgen voor de correcte verzending van briefwisseling en producten
- het organiseren van het inschrijven, ter beschikking stellen en uitschrijven van dienstwagens
Alstreasurerhet beheren van de vaste activa, uitrustingsgoederen en financiële activa van het CODA
teneinde
de activa optimaal te gebruiken, de financiële opbrengsten te maximaliseren en voldoende liquide middelen ter beschikking te stellen voor het normaal betalingsverkeer.
Voorbeelden van taken
- zorgen voor het opstellen en actueel houden van een uitrustingsinventaris; het beheren en toewijzen van vaste activa en uitrustingsgoederen in functie van de behoeften
- zorgen voor de optimale spreiding tussen beleggingen op korte, middellange en lange termijn
- het opvolgen van de financiële markten en het formuleren van voorstellen voor optimale beleggingen
Alskwaliteitsbewakerbinnen het kwaliteitssysteem zorgen voor een permanente opvolging en verbetering van het kwaliteitssysteem
teneinde
ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan de normen van Beltest.
Voorbeelden van taken
- het doen respecteren van de regels die binnen het kwaliteitssysteem van het CODA zijn vastgelegd en het superviseren van de kwaliteit van de geleverde diensten en analyses
- deelnemen aan de periodieke en systematische doorlichtingen van het kwaliteitssysteem en instaan voor de uitvoering van de verbeteringsacties of het rechtzetten van non-conformiteiten binnen de voorziene termijn
- het verlenen van adviezen en in samenspraak met de andere diensten het doorvoeren van aanpassingen om het kwaliteitssysteem te verbeteren
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
voorzitter-directeur
|
instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...
|
Gestructureerde en niet-gestructureerde informatie, mondelinge informatie, dienstnota's, e-mail, brief
|
dagelijks
|
directieraad
|
instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...
|
informatie, dienstnota's, e-mail
|
ad hoc
|
diensten van de directeur
|
instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...
|
informatie, dienstnota's, e-mail
|
ad hoc
|
stafdienst B&Bc van de FOD
|
instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...
|
informatie, dienstnota's, e-mail
|
maandelijks
|
financiële controleorganismen
|
instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...
|
informatie, dienstnota's, e-mail
|
ad hoc
|
FAVV
|
instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...
|
informatie, dienstnota's, e-mail
|
ad hoc
|
vorsers en administratief personeel
|
instructies, rapporten, nieuwe evoluties,...
|
informatie, dienstnota's, e-mail
|
dagelijks
|
klanten en leveranciers
|
instructies, nieuwe evoluties,...
|
informatie, dienstnota's, e-mail
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
voorzitter-directeur
|
instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...
|
adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, wekelijkse meetings
|
dagelijks
|
directieraad
|
instructies, rapporten, antwoorden, feedback, coaching,...
|
adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...
|
ad hoc
|
diensten van de directeur
|
instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...
|
adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...
|
ad hoc
|
stafdienst B&Bc van de FOD
|
instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...
|
adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...
|
maandelijks
|
financiële controleorganismen
|
instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...
|
adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...
|
ad hoc
|
FAVV
|
instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...
|
adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...
|
ad hoc
|
vorsers en administratief personeel
|
instructies, rapporten, antwoorden, feedback, coaching,...
|
adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...
|
dagelijks
|
klanten en leveranciers
|
antwoorden, richtlijnen,...
|
presentaties, e-mail, briefwisseling, telefonisch contact,...
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter-directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden binnen zijn/haar eenheid
- de passende aanwezigheid en eventuele overplaatsing van het personeel binnen zijn/haar eenheid volgens de noden van het ogenblik; het meest geschikte uurrooster voor zijn/haar personeel met inachtneming van de voorwaarden van het arbeidsreglement van het CODA.
- het beheer, het controleren en het ontwikkelen van alle boekhoudkundige activiteiten
- het verzenden van aanmaningen tot het betalen van achterstallige facturen en het terugzenden van goederen die niet conform zijn met de bestelbon
- het nemen van corrigerende maatregelen voor de activiteiten van zijn/haar eenheid en het nemen van sancties
- het doen respecteren van de regels van het arbeidsreglement, het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, arbeidsveiligheid en hygiëne
- gedeelde handtekenbevoegdheid met de voorzitter-directeur voor de betalingen ten laste van het patrimonium van de RP
- het plaatsen van teksten op het intranet met betrekking tot de bevoegdheid van de eenheid
De functie moet autorisatie vragen voor
- de wijziging van de planning inzake vernieuwingen
- de implementatie van concrete initiatieven op bedrijfsniveau
- aanwerving, ontslag, promotie, weddeaanpassingen van het personeel; overplaatsing van personeel naar andere eenheden; wijzigen van de structuur van de eenheid
- het vastleggen van budgetten op basisallocaties
- aankopen van verbruiks- en inventarisgoederen ten laste van de overheidsbegroting; verbouwingswerken; verkoop of gratis afstaan van goederen van het CODA; het opstarten en afsluiten van contracten met derden
- het plaatsen van teksten van algemeen belang op het intranet of de website
- het aanvaarden van onderwijsopdrachten, expertisen en andere betaalde activiteiten binnen de werkuren
- het volgen en laten volgen van opleidingen
- buitenlandse dienstreizen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
ca. 197.000 euro (afhankelijk van de jaarlijks goedgekeurde begroting)
Eigen werkbudget
BA (basisallocatie) 12.01 ca. 70.000 euro (afhankelijk van de jaarlijks goedgekeurde begroting)RP: ca. 127.000 euro (afhankelijk van de jaarlijks goedgekeurde begroting)
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de richtlijnen van de stafdienst P&O (Personeel en Organisatie) van de FOD, overheidsboekhouding, privaatboekhouding, contractopvolging extern gefinancierd onderzoek, &
Welke vernieuwingen
- implementatie van een strategisch georiënteerde organisatie
- projecten: invoeren van balanced scorecards en ontwikkelcirkels
- continue verbetering van het boekhoud- en rapporteringssysteem
- het vereenvoudigen van het kwaliteitssysteem
- concrete implementatie van aanpassingen van geïnformatiseerd beheer en bedrijfsinformaticasystemen
Gebaseerd op welk referentiekader
- persoonlijke vorming en ervaring verworven tijdens de realisatie van de opdracht en taken
|