Identificatie van de functie

Functiecode : DBB003

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het leiden van de financiële diensten en aldus instaan voor de registratie en rapportage van de financiële middelen van het CODA (Centrum voor onderzoek in diergeneeskunde en agrochemie), het financieel beheer van de kaspositie, de liquide middelen en geldbeleggingen met respect voor het kwaliteitssysteem

teneinde

een zuinig en correct gebruik van de financiële middelen te garanderen in functie van de doelstellingen en projecten van de verschillende afdelingen binnen de toegestane begroting.

 

Het ondersteunen van de voorzitter-directeur en de leden van de directieraad bij het concreet identificeren, implementeren en opvolgen van de strategie van het CODA

teneinde

de realisatie van de missie en strategische doelstellingen te verwezenlijken, daarover te rapporteren op de directieraad en aldus proactief bij te dragen tot de realisatie van de missie van CODA, FOD en FAVV (federaal Voedselagentschap).

 

Resultaatgebieden

Als

hoofd van de eenheid

instaan voor de doeltreffende algemene leiding

teneinde

de strategische en operationele doelstellingen van de eenheid binnen de overeengekomen termijn te halen.

 

Voorbeelden van taken

• het goedkeuren en controleren van de lopende uitgaven van de eenheid en zorgen voor het doeltreffend en efficiënt gebruik van de toegekende middelen (basisallocaties; budgetten RP (rechtspersoonlijkheid))

• het leiden, coachen en evalueren van de rechtstreekse medewerkers; het promoten van de teamgeest; zorgen voor correcte, doeltreffende prestaties; zonodig corrigerende maatregelen nemen

• instaan voor de passende aanwezigheid en eventuele overplaatsing van het personeel binnen zijn/haar eenheid volgens de noden van het ogenblik; het bepalen voor zijn/haar personeel van het meest geschikte uurrooster binnen de regels van het arbeidsreglement van het CODA

• zorgen voor een correcte en doeltreffende vorming van het personeel. Het klankbord zijn van het personeel in verband met vragen over financiële en boekhoudkundige kwesties. Het vertegenwoordigen van de eenheid voor de verdediging van de belangen ervan

• het doen respecteren van de regels van het arbeidsreglement, het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, de arbeidsveiligheid en de hygiëne

 

Als

eindverantwoordelijke

instaan voor de boekhouding van het CODA (functionele analyse, beheer, controle en ontwikkeling van alle boekhoudkundige activiteiten met inbegrip van debiteuren- en crediteurenbeheer, kostprijsberekening en -opvolging, analytische boekhouding, budgettering en budgetcontrole, jaarafsluiting, thesaurie, stockbeheer, inventaris, afschrijvingen, e.a.)

teneinde

alle financiële gegevens correct te kunnen registreren en rapporteren.

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkeling en implementeren van een efficiënt managementbeheerscontrolesysteem en beheersinstrumenten in de vorm van driemaandelijkse boordtabellen en indicatoren ten behoeve van de directie en de gebruikers op de verschillende afdelingen

• in samenwerking met de informatici van het CODA het voortdurend verbeteren van een door informatica ondersteunde organisatie en geïntegreerde werking van de boekhoudkundige activiteiten, de rapportage en beleidsinstrumenten

• het opvolgen van de budgetten van departementen, afdelingen, eenheden; tijdige rapportage

• ervoor zorgen dat de inkomende facturen tijdig ingeschreven en betaald worden en dat de uitgaande facturen en vorderingen tijdig worden verzonden en geïnd. Het organiseren van de jaarlijkse revisie van de klanten- en leverancierscontracten

• het coördineren van de betalingsopdrachten van het CODA en waken over de betalingskalender

 

Als

verantwoordelijke program office

het opvolgen van het managementplan van de voorzitter-directeur en de operationele plannen van de departementen, afdelingen en eenheden

teneinde

de performantie ervan te verbeteren en het adequaat gebruik van middelen en mensen te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• het bieden van ondersteuning bij het actualiseren van het managementplan

• het aanzetten van diensthoofden tot strategisch handelen

• actief deelnemen aan het strategieformuleringsproces

• het verkennen en analyseren van nieuwe opportuniteiten

 

Als

budgettair correspondent voor het CODA

bij de FOD de objectieven van het CODA en de FOD ondersteunen op het vlak van begroting, financiën en interne controle

teneinde

een correcte rapportage en een optimaal gebruik van de middelen te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• het vertegenwoordigen van het CODA bij de stafdienst B&B (Budget en beheerscontrole) en het verdedigen van de budgettaire belangen van het CODA bij deze dienst en bij externe organisaties. Het verzorgen van de relatie met de rekenplichtige en de kredietbeheerders

• het centraliseren en evalueren van de begrotingsvoorstellen van de operationele diensten en het coördineren van de voorbereiding, de opmaak en de opvolging van de overheidsbegroting

• het in overleg met de voorzitter-directeur opstellen van de begrotingsdocumenten voor de prebilaterale vergaderingen met de FOD VVVL (Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu) en de FOD Budget en beeerscontrole en het vertegenwoordigen van het CODA op de bilaterale vergaderingen. Het begeleiden van innovaties en meewerken aan de invoering van de nieuwe budgettaire cyclus

• het coördineren van de betalingsopdrachten van het CODA en waken over de betalingskalender

• instaan voor de relaties met de fiscale diensten, BTW, RSZ (Rijksdienst

 

Als

inkoper

instaan voor een efficiënte werking van de aankoopdienst en het magazijn

teneinde

de gebruikers tijdig de gepaste middelen ter beschikking te stellen.

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor een aankoopbeleid overeenkomstig de wetgeving op de overheidsopdrachten en het doen respecteren van de procedures, het optimaliseren van de contacten met leveranciers en het negotiëren van prijzen en toezien op de conformiteit van de leveringen met de bestelbons en op het gecentraliseerd beheer van verbruiksgoederen en laboratoriummateriaal volgens de procedures

• zorgen voor een correct goederenbeheer zodat enerzijds minimale stocks worden aangehouden en de operationele diensten anderzijds snel over de nodige verbruiksgoederen beschikken

• het organiseren van de goederenstroom doorheen het magazijn, het verdelen van de briefwisseling, het bureelmateriaal en de werkkledij

• het organiseren van en zorgen voor de correcte verzending van briefwisseling en producten

• het organiseren van het inschrijven, ter beschikking stellen en uitschrijven van dienstwagens

 

Als

treasurer

het beheren van de vaste activa, uitrustingsgoederen en financiële activa van het CODA

teneinde

de activa optimaal te gebruiken, de financiële opbrengsten te maximaliseren en voldoende liquide middelen ter beschikking te stellen voor het normaal betalingsverkeer.

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor het opstellen en actueel houden van een uitrustingsinventaris; het beheren en toewijzen van vaste activa en uitrustingsgoederen in functie van de behoeften

• zorgen voor de optimale spreiding tussen beleggingen op korte, middellange en lange termijn

• het opvolgen van de financiële markten en het formuleren van voorstellen voor optimale beleggingen

 

Als

kwaliteitsbewaker

binnen het kwaliteitssysteem zorgen voor een permanente opvolging en verbetering van het kwaliteitssysteem

teneinde

ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan de normen van Beltest.

 

Voorbeelden van taken

• het doen respecteren van de regels die binnen het kwaliteitssysteem van het CODA zijn vastgelegd en het superviseren van de kwaliteit van de geleverde diensten en analyses

• deelnemen aan de periodieke en systematische doorlichtingen van het kwaliteitssysteem en instaan voor de uitvoering van de verbeteringsacties of het rechtzetten van non-conformiteiten binnen de voorziene termijn

• het verlenen van adviezen en in samenspraak met de andere diensten het doorvoeren van aanpassingen om het kwaliteitssysteem te verbeteren

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
voorzitter-directeur	instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...	Gestructureerde en niet-gestructureerde informatie, mondelinge informatie, dienstnota's, e-mail, brief	dagelijks
directieraad	instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...	informatie, dienstnota's, e-mail	ad hoc
diensten van de directeur	instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...	informatie, dienstnota's, e-mail	ad hoc
stafdienst B&Bc van de FOD	instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...	informatie, dienstnota's, e-mail	maandelijks
financiële controleorganismen	instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...	informatie, dienstnota's, e-mail	ad hoc
FAVV	instructies, rapporten, KB's, MB's, nieuwe evoluties,...	informatie, dienstnota's, e-mail	ad hoc
vorsers en administratief personeel	instructies, rapporten, nieuwe evoluties,...	informatie, dienstnota's, e-mail	dagelijks
klanten en leveranciers	instructies, nieuwe evoluties,...	informatie, dienstnota's, e-mail	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
voorzitter-directeur	instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...	adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, wekelijkse meetings	dagelijks
directieraad	instructies, rapporten, antwoorden, feedback, coaching,...	adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...	ad hoc
diensten van de directeur	instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...	adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...	ad hoc
stafdienst B&Bc van de FOD	instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...	adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...	maandelijks
financiële controleorganismen	instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...	adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...	ad hoc
FAVV	instructies, rapporten, antwoorden, feedback,...	adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...	ad hoc
vorsers en administratief personeel	instructies, rapporten, antwoorden, feedback, coaching,...	adviezen, dienstnota's, presentaties, e-mail, briefwisseling, verslagen, meetings,...	dagelijks
klanten en leveranciers	antwoorden, richtlijnen,...	presentaties, e-mail, briefwisseling, telefonisch contact,...	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter-directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden binnen zijn/haar eenheid

• de passende aanwezigheid en eventuele overplaatsing van het personeel binnen zijn/haar eenheid volgens de noden van het ogenblik; het meest geschikte uurrooster voor zijn/haar personeel met inachtneming van de voorwaarden van het arbeidsreglement van het CODA.

• het beheer, het controleren en het ontwikkelen van alle boekhoudkundige activiteiten

• het verzenden van aanmaningen tot het betalen van achterstallige facturen en het terugzenden van goederen die niet conform zijn met de bestelbon

• het nemen van corrigerende maatregelen voor de activiteiten van zijn/haar eenheid en het nemen van sancties

• het doen respecteren van de regels van het arbeidsreglement, het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, arbeidsveiligheid en hygiëne

• gedeelde handtekenbevoegdheid met de voorzitter-directeur voor de betalingen ten laste van het patrimonium van de RP

• het plaatsen van teksten op het intranet met betrekking tot de bevoegdheid van de eenheid

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de wijziging van de planning inzake vernieuwingen

• de implementatie van concrete initiatieven op bedrijfsniveau

• aanwerving, ontslag, promotie, weddeaanpassingen van het personeel; overplaatsing van personeel naar andere eenheden; wijzigen van de structuur van de eenheid

• het vastleggen van budgetten op basisallocaties

• aankopen van verbruiks- en inventarisgoederen ten laste van de overheidsbegroting; verbouwingswerken; verkoop of gratis afstaan van goederen van het CODA; het opstarten en afsluiten van contracten met derden

• het plaatsen van teksten van algemeen belang op het intranet of de website

• het aanvaarden van onderwijsopdrachten, expertisen en andere betaalde activiteiten binnen de werkuren

• het volgen en laten volgen van opleidingen

• buitenlandse dienstreizen

• persoonlijk verlof

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

ca. 197.000 euro (afhankelijk van de jaarlijks goedgekeurde begroting)

 

Eigen werkbudget

BA (basisallocatie) 12.01 ca. 70.000 euro (afhankelijk van de jaarlijks goedgekeurde begroting)RP: ca. 127.000 euro (afhankelijk van de jaarlijks goedgekeurde begroting)

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de richtlijnen van de stafdienst P&O (Personeel en Organisatie) van de FOD, overheidsboekhouding, privaatboekhouding, contractopvolging extern gefinancierd onderzoek, &

 

Welke vernieuwingen

• implementatie van een strategisch georiënteerde organisatie

• projecten: invoeren van balanced scorecards en ontwikkelcirkels

• continue verbetering van het boekhoud- en rapporteringssysteem

• het vereenvoudigen van het kwaliteitssysteem

• concrete implementatie van aanpassingen van geïnformatiseerd beheer en bedrijfsinformaticasystemen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• persoonlijke vorming en ervaring verworven tijdens de realisatie van de opdracht en taken

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.