Identificatie van de functie

Functiecode : DBB106

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het superviseren en/of afhandelen van gemiddeld complexe dossiers (bv. personeels- en weddendossiers, dossiers inzake teruggave van belasting, dossiers inzake controle van de rekenplichtige, schulddossiers, enz.)

teneinde

de correcte, tijdige en klantgerichte uitvoering van de in essentie financiële verrichtingen te waarborgen.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

zorgen voor de afwerking van dossiers samen met het team en eventueel in overleg met de financiële adviseurs en hiërarchie (leidinggevende functies)

teneinde

een correcte en accurate afhandeling van de dossiers te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• het toepassen van de bestaande of nieuwe reglementering en beheer en afhandeling van dossiers (bv. nieuwe loopbanen, implementering van de nieuwe wedden, kinderbijslagdossiers, dossiers inzake controle van de rekenplichtigen, eindregeling van de begroting, teruggave van belastingen, betalingsgeschillen, schulddossiers zoals gewaarborgde leningen inzake sociale huisvesting, schoolgebouwen, NMBS (Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen), enz., inschrijvingen grootboeken en verzetbetekeningen, pensioendossiers, gerechtelijke consignaties, vrijwillige deposito's, borgtochten, ...)

• het analyseren van het dossier op verschillende elementen

• het voorbereiden van het dossier dat voorgelegd wordt aan de teamleden

• het uitbrengen van verslagen en rapporteren aan het management

• het kritisch onderzoeken van documenten

 

Als

contactpersoon/deskundige

fungeren als referentiepunt voor de interne (bv. hiërarchie, management, andere dienst dan de eigen dienst) en externe klanten (bv. gepensioneerden, andere organisaties, het kabinet) in een bepaald expertisedomein

teneinde

bij te dragen tot een efficiënte werking van een deelgebied van de thesaurie.

 

Voorbeelden van taken

• zich specialiseren in een kennisdomein van de thesaurie (bv. pensioenen ten laste van de Staat, loonadministratie, begrotingsprocedures, betalingsgeschillen als adjunct van de rekenplichtige, solidaire borgen, …)

• het uitbouwen van een netwerk van informatieverstrekkers

• het beantwoorden van mondelinge en schriftelijke vragen

• instaan voor het kennisbeheer

 

Als

supervisor

het nakijken en controleren op juistheid van de dossiers die door de teamleden worden voorgelegd

teneinde

de juistheid van de dossiers, waarvoor hij/zij verantwoordelijk is, na te gaan.

 

Voorbeelden van taken

• het superviseren van de voorgelegde dossiers

• het opvragen van bijkomende informatie

• toetsen op haalbaarheid, eventueel billijkheid

 

Als

leidinggevende

functioneel leiding geven aan een groep medewerkers

teneinde

over een team te beschikken dat een optimale werking garandeert.

 

Voorbeelden van taken

• het geven van instructies en bijkomende uitleg

• het coachen van de medewerkers

• het bespreken van de aanpak van de dossiers

 

Als

projectmedewerker

meewerken aan projecten of werkgroepen binnen het expertisedomein of projecten of werkgroepen die het kennisdomein overstijgen

teneinde

het project te doen slagen.

 

Voorbeelden van taken

• het nagaan van de operationele aspecten (eigen deelname)

• het bespreken van de gevolgen op de eigen dienst met de hiërarchie

• het uitbrengen van verslag

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	persoonlijk contact
management	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep
	schriftelijke adviezen

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	gegevens (betalingen)	stortingen	dagelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...
management	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep
	mondelinge vragen	persoonlijk contact

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

N-1 administrateur

geeft functioneel leiding aan min. 5 tot max. 30 VTE's (voltijdse equivalenten)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de aanpak van dossierbeheer en de afhandeling van een dossier

• de organisatie van een groep medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het algemeen beleid inzake openbare financiën (zie vereiste kennis)

• de reglementering die afhankelijk van de taakuitvoering moet worden toegepast

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering van het kennisdomein (zie vereiste kennis)

 

Welke vernieuwingen

• door kritisch onderzoek bij de behandeling van dossiers kunnen bepaalde vaststellingen gedaan worden die doorgegeven worden aan de hiërarchie of het management ter verbetering van de organisatie van het werk, de al dan niet geautomatiseerde procedures of de processen (interne en/of externe diensten) in het algemeen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.