Identificatie van de functie

Functiecode : DSD076

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

Het organiseren en ondersteunen van de processen

teneinde

op een efficiënte manier uitvoering te geven aan de beroepsziektewetgeving en de richtlijnen van de directie en zo de operationele doelstellingen van de dienst te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevend diensthoofd

het leiden, organiseren en ondersteunen van de medewerkers

teneinde

met gemotiveerde medewerkers op een structurele en overlegde manier de operationele doelstellingen binnen de gestelde termijnen te realiseren.

 

Voorbeelden van taken

• het samen met de directie vertalen van de operationele doelstellingen van de instelling naar een actieplan voor de dienst

• het verschaffen van uitleg aan de medewerkers over de operationele doelstellingen en samen met hen een planning uitwerken om deze doelstellingen te realiseren

• het organiseren van de dienst, het verdelen van het werk en het constant verhogen van de efficiënte werking

• het afspreken van duidelijke richtlijnen en doelstellingen met elke medewerker en hierbij inspelen op de persoonlijke competenties

• het beleggen van teamvergaderingen en het opvolgen en bijsturen van de resultaten

 

Als

coach

het verschaffen van advies en het stimuleren van de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

hun betrokkenheid op de werkvloer te laten toenemen, hun prestaties te verhogen en open te staan voor veranderingen

 

Voorbeelden van taken

• het toepassen van de ontwikkelcirkels (nl. functiegesprek, actieplan, functionerings- en evaluatiegesprek)

• het geven van contructieve feedback over het functioneren, zowel positief als negatief

• het begeleiden van de medewerker in zijn/haar ontwikkeling door hem/haar de gepaste opleidingen voor te stellen

• het begeleiden van de medewerker wanneer nieuwe processen opgestart worden

• het doen inzien van de noodzaak van veranderingen en het op een gepaste manier verminderen en wegwerken van weerstand

 

Als

kwaliteitsbewaker

verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van de doelstellingen van het actieplan

teneinde

de kwaliteit van de door de medewerkers geleverde prestaties te optimaliseren en een maximale tevredenheid van de klanten en de interne diensten te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• dagelijkse controle van de werkzaamheden en de resultaten van de medewerkers

• aan de hand van het actieplan en controle-instrumenten bijsturen daar waar nodig

• bij structurele problemen samen met de directie zoeken naar de meest efficiënte oplossing of wijze van ingrijpen

• het bestuderen van de processen en het adviseren van de directie om tot een efficiëntere en kwaliteitsvollere werking te komen

• het tevredenstellen van de klant door een snelle, correcte en kwaliteitsvolle beslissing

 

Als

contactpersoon

het continu onderhouden van de communicatie met de directie en de medewerkers, goede relaties hebben met interne en externe partners/contactpersonen

teneinde

als een tussenpersoon tussen de directie en de medewerkers een optimale verstandhouding en een goede sfeer te creëren en om een vlot, begripvol, vriendelijk en bevoegd imago van de medewerkers naar buiten toe uit te dragen

 

Voorbeelden van taken

• het inlichten van de medewerkers op een transparante manier over de wijzigingen in de wetgeving, in de processen, over de verwachtingen die naar hen toe zijn gesteld (vergaderingen, interne nota's, ...

• op de hoogte zijn en blijven van de ideeën en de problemen die binnen de dienst leven en daar gepast op reageren

• aanzetten tot klantgerichtheid, vriendelijkheid en kennisverzameling bij de medewerkers

• het maandelijks informeren van de directie over de gang van zaken, de vooruitgang en de knelpunten

• het ontwikkelen van een samenwerkingsnetwerk in en rond de dienst, alsook deelnemen aan externe vergaderingen m.b.t. het vakdomein (DMFA (Déclaration Multifonctionnel Multifucntionele Aangifte), ...

 

Als

klachtenbeheerder

het snel en doeltreffend behandelen van klachten en geschillen omtrent doorlopen processen en genomen beslissingen

teneinde

een correct en duidelijk antwoord/oplossing te geven binnen de geldende wettelijke bepalingen en in te grijpen daar waar nodig

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de dagelijkse opvolging en snelle afhandeling van binnenkomende mails, brieven... met klachten; het efficiënt en vriendelijk beantwoorden of het door de medewerkers laten beantwoorden telefonische klachten

• eventueel het ontvanger van de indiener van de klacht en samen met hem/haar het probleem bespreken om tot een aanvaardbare oplossing te komen

• eventueel het bijsturen van de medewerker of van de interne processen om te vermijden dat de klacht zich herhaalt

• het inlichten van de directie en hun om raad vragen indien de klacht complex is en het het bevoegdheidsterrein van het diensthoofd overstijgt

 

Als

deskundige/specialist

het verwerven van de kennis betreffende de beroepsziektematerie in het algemeen en van het specifieke actieterrein dat hem/haar binnen dit kader is toevertrouwd in het bijzonder, het opvolgen van de wijzigingen terzake en inzicht hebben in de algemene werking van de Belgische sociale zekerheid

teneinde

de opgedragen taken en de opgelegde doelstellingen binnen de gevraagde termijnen af te handelen en te genereren in een correcte en kwaliteitsvolle beslissing over de al niet toekenning van een schadeloosstelling wegens een beroepsziekte of preventiemaatregel, alsook erover te waken dat deze beslissingen processen doorlopen die beantwoorden aan de beoogde deskundigheid

 

Voorbeelden van taken

• het verwerven en opvolgen van kennis i.v.m. de Belgische beroepsziektewetgeving

• het op een efficiënte manier implementeren van wijzigingen of het aanpassen van de processen ingevolge aangebrachte wetswijzigingen of ingevolge de richtlijnen van de directie

• het begeleiden van nieuwe processen op het terrein en deze voortdurend evalueren op hun efficiëntie, het onmiddellijk signaleren van knelpunten aan de directie

• het volgen van studiedagen, seminaries, externe opleidingen... om de kennis uit te breiden

• het overdragen van de verworven kennis aan de medewerkers en op vraag, aan de betrokken externen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
diensthoofden	mondelinge vragen en adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
medewerkers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
directieleden van het Fonds voor Beroepsziekten	mondelinge vragen en adviezen	formeel contact	maandelijks
externe partners	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
directeur van de toekenningsdienst	mondelinge vragen/opdrachten en adviezen	persoonlijk contact en via dossiers	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
diensthoofden	mondelinge vragen en adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
medewerkers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
directieleden van het Fonds voor Beroepsziekten	mondelinge vragen en adviezen	formeel contact	maandelijks
externe partners	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
directeur van de toekenningsdienst	mondelinge adviezen	persoonlijk contact en via dossiers	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van de toekenningsdienst

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• contacten met interne diensten en klanten/partners i.v.m. het dossierbeheer en de genomen beslissingen

• de organisatie van teamvergaderingen, communicatie in het algemeen

• de organisatie van de activiteiten van de medewerkers

• bijsturing van de medewerkers of van de processen naar aanleiding van de uitgevoerde controle over de verwezenlijking van het actieplan

• de behandeling van de klachten en geschillen i.v.m. behandelde dossiers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• reorganisatie en/of belangrijke veranderingen

• complexe geschillen, klachten of dossiers

• het invoeren van vernieuwde of nieuwe procedures

• het vertalen van operationele doelstellingen in een actieplan

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Belgische wetgeving in verband met beroepsziekten

• interne dienstberichten en -nota's

• instructies van het beheerscomité en van oversten

 

Welke vernieuwingen

• de standaardprocedures binnen de opgelegde processen ontwikkelen

• de inhoud van de informaticatoepassing verbeteren

• de organisatie van het werk van de medewerkers herzien en aan de evoluties aanpassen

• de nieuwe oplossingen van de directie uitvoeren en implementeren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de problemen en klachten die men ondervindt tijdens de dagelijkse werkzaamheden

• de informaticamogelijkheden van de instelling

• opgedane ervaring, kennis en vaardigheden (vergaderingen, opleidingen, ...

• de principes voor vereenvoudiging en automatisering van de processen

• de wijzigingen van de wetgeving en uitgevoerde procesanalyses

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.