Identificatie van de functie

Functiecode : ISA013

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Projectleiders

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

De voorzitter en de leden van het directiecomité procesmatig ondersteunen bij de definitie, de implementatie en de opvolging van het managementplan en de strategische initiatieven van de FOD

teneinde

het directiecomité toe te laten de missie en strategische doelstellingen van de FOD te realiseren.

 

Definiëren, aansturen en beheren van een portefeuille van projecten en programma's in overeenstemming met het beleid, zowel wat betreft het definiëren van de doelstellingen als voor de opvolging van de operationele uitvoering

teneinde

verschillende doelstellingen met strategische samenhang te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsadviseur

de organisatie procesmatig ondersteunen bij het beheer van de portfolio van programma's en projecten en de opbrengst van programma's coördineren

teneinde

de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen te ondersteunen

 

Voorbeelden van taken

• in samenwerking met de voorzitter, het directiecomité en de cel beleidsvoorbereiding van de minister de strategische projecten definiëren

• het directiecomité en de N-2 ondersteunen en adviseren bij de ontwikkeling, de implementatie en de opvolging van projecten en programma's en bij de integratie van het aspect veranderingsmanagement in de managementplannen

• de voorzitter van het directiecomité bijstaan bij de voorbereiding van de directieraden en de strategische raden en bij de coördinatie van strategische projecten

• de project- en programmaresultaten evalueren ten opzichte van de doelstellingen en regelmatig verslag uitbrengen over de stand van zaken en de vooruitgang van de verschillende projecten

• de overeenkomsten met de sector herzien en definiëren

 

Als

programmamanager

autonoom meerdere projecten en programma's beheren, leiden en coördineren van concept tot realisatie

teneinde

de projecten en programma's te realiseren conform de doelstellingen en binnen de vastgestelde termijnen, budgetten en specificaties

 

Voorbeelden van taken

• bepalen van de doelstellingen en een gedetailleerd plan (laten) opstellen voor alle projecten waarvoor men verantwoordelijk is of waarvan men de verantwoordelijke superviseert

• in geval van een verandering van context, alternatieven voor het ingediende plan (laten) bestuderen en (laten) voorstellen aan de sponsors

• beslissen bij conflicten inzake de prioriteiten in de projecten en procedures

• ervoor zorgen dat de nodige middelen beschikbaar zijn om de doelstellingen te realiseren en de middelen optimaal aanwenden

• opvolgen van de risico's die verbonden zijn aan de projecten, hun onderlinge afhankelijkheid inschatten en conflicten oplossen

 

Als

programmamanager

de verschillende concrete actieplannen integreren binnen een globaal plan en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan verdelen onder de projectleiders of -managers

teneinde

een tijdige en kwaliteitsvolle realisatie van het programma te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• de actieplannen (mee) opmaken en opvolgen

• de uitvoering van de verschillende onderdelen van het programma op elkaar afstemmen via de concrete actieplannen

• overlegvergaderingen met de projectleiders of -managers organiseren

• de projectleiders of -managers concrete, duidelijke doelstellingen toewijzen

• instaan voor de continue opvolging van de projectleiders of -managers

 

Als

coach

de projectteams en projectmedewerkers aansturen en ondersteunen

teneinde

de prestaties te verbeteren in functie van de gestelde doelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• de competenties inzake (project)management op alle niveaus van de organisatie ontwikkelen in samenwerking met P&O en de HR-correspondent

• de taken en de functies van ieder duidelijk bepalen en coördineren

• een echte teamgeest voor het project ontwikkelen

• de projectleiders en projectmedewerkers begeleiden door met hen de visie van de projecten te delen en door hen duidelijke richtlijnen, informatie en adviezen te geven (actieplan en operationele doelstellingen)

• de betrokken directeurs/projectleiders met onrechtstreekse verantwoordelijkheid bijstaan bij de beoordeling van de prestaties van de projectmedewerkers

 

Als

kwaliteitsbewaker

instaan voor de kwalitatieve, kwantitatieve en budgettaire opvolging van de programma's en projecten

teneinde

de realisatie van de projectuitvoering ten opzichte van de doelstellingen en de voorziene middelen te kunnen inschatten en efficiënte boordtabellen te kunnen voorstellen ter ondersteuning van de managementplannen

 

Voorbeelden van taken

• een budget (inkomsten en uitgaven) bepalen en controleren in samenwerking met de sponsors en de B&B-correspondent

• het financiële verslag opmaken (in samenwerking met de sponsors en de B&B-correspondent)

• de projectleiders bijsturen waar nodig en voorstellen voor aanpassingen doen

• de maandelijkse geconsolideerde rapporten van programma's en projecten opmaken en voorstellen aan het directiecomité, met inbegrip van een eigen beoordeling van de stand van zaken van het veranderingsproces

 

Als

verslaggever

regelmatig aan het directiecomité, de sponsors en de eindklanten van de projecten verslag uitbrengen over de stand van zaken van de verschillende projecten

teneinde

de kwaliteit en de voortgang van de projecten en programma's te bewaken

 

Voorbeelden van taken

• alle informatie met betrekking tot de projecten consolideren

• regelmatig een verslag opmaken op basis van Key Performance Indicators (KPI's)

• zich ervan vergewissen dat alle interne en externe kwaliteitsprocedures en methodes goed toegepast worden (bv. controle van de configuratie, enz.)

• de besluitvorming en de communicatieprocessen evalueren en verbeteren (reactietijd, prestaties, enz.)

• de inhoud van de uitgaande documenten (rapporten, bepaalde mails, verschillende belangrijke documenten, enz.) valideren

 

Als

communicator

de communicatie garanderen met de verschillende partners die betrokken zijn bij de realisatie van de doelstellingen, met name de operationele diensten en de klanten van de projecten, over elke problematiek die verbonden is aan de projecten en aan de operationele activiteiten

teneinde

te zorgen voor een evenwichtige en transparante samenwerking met de verschillende betrokken partijen

 

Voorbeelden van taken

• de verschillende steering committees van de projecten organiseren en de sponsors helpen om deze te leiden

• vergaderingen met partners en vergaderingen van het dienstmanagement beleggen

• regelmatige contacten onderhouden met alle stafdiensten van de FOD en met de functionele directies m.b.t. de projecten en programma's van deze diensten

• instaan voor het doorgeven van de ontvangen informatie aan de eigen medewerkers

 

Als

kennisbeheerder

gespecialiseerde kennis verwerven, onderhouden en uitbreiden op basis van de actuele ontwikkelingen binnen het eigen vakdomein

teneinde

te kunnen optreden als aanspreekpunt met betrekking tot het eigen vakdomein

 

Voorbeelden van taken

• zich inwerken in de gespecialiseerde materie van de projecten en programma's onder de eigen verantwoordelijkheid

• opvolgen van de actualiteit en deelnemen aan seminaries en evenementen die betrekking hebben op de projecten en programma's

• opvolgen van de evoluties op het vlak van project- en programmamanagement, BPR, ICT, enz.

• ervaring, kennis en technische expertise delen met de projectmedewerkers en de verantwoordelijken van andere FOD's

• een netwerk uitbouwen rond gelijkaardige initiatieven/projecten bij de overheid

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directiecomité, sponsors	strat/operation doelstellingenen	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
eindgebruikers project	doelstellingen, info	dossier, persoonlijk, meeting	wekelijks
interne stafdiensten	info, procedures	e-mail, persoonlijk, dossier ...	wekelijks
projectmedewerkers, projectleiders	voortgangsrapportering	informeel, mail, vergadering	dagelijks
federaal netwerk	expertise, advies, info	informeel, dossier	maandelijks
externe consultants	expertise, voorstel, advies	dossier, mail	maandelijks
voorzitter directiecomité	agenda directiecomité
	parlementaire vragen

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directiecomité, sponsors	advies, budget, planning	stuurgroep, dossier, informeel	wekelijks
eindgebruikers project	voortgangsrapportering	dossier, persoonlijk, mail	wekelijks
interne stafdiensten	info, stand van zaken	mail, persoonlijk, dossier	wekelijks
projectmedewerkers, projectleiders	advies, richtlijnen, info	informail, mail, vergadering	dagelijks
federaal netwerk	expertise, advies, info	dossier, informeel	maandelijks
externe consultants	info over BPR's/projecten	dossier, mail, persoonlijk	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

voorzitter van het directiecomité, administrateur-generaal

de functie geeft functioneel leiding aan 11-50 medewerkers van alle niveaus

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de planning en organisatie van de eigen projecten en programma's

• afwegen van en beslissen over de prioriteiten tussen meerdere gerelateerde programma's en projecten

• de verdeling van de toegewezen personeelsleden over de verschillende programma's

• externe en interne contacten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen met een budgettaire impact (buiten de voorziene budgetten)

• wijzigingen aan de strategische doelstellingen van een programma

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering betreffende managementfuncties, interne controle, BPR's

• reglementering gebonden aan de projectcontext

• algemene reglementering (bv. voor overheidsopdrachten)

• strategische beslissingen van het management

 

Welke vernieuwingen

• optimaliseren van werkprocessen

• voorstellen betreffende strategische projecten

• de uitvoering en het plan van aanpak van het programma

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• bepalen en realiseren van de doelstellingen van het programma

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.